10 Tipps zum Aufbau einer Wissensdatenbank

Wie Sie eine eigene Wissensdatenbank aufbauen und erstellen

Wissen ist eine wichtige Unternehmensressource. Um vorhandenes Wissen zu speichern, zu verwalten und zu strukturieren, greifen viele Betriebe auf eine Wissensdatenbank zurück. Haben Sie sich einmal für ein solches Tool zum Wissensmanagement entschieden, gilt es, dieses zu pflegen und zu strukturieren. Lesen Sie unsere 10 Tipps zum Aufbau einer eigenen Wissensdatenbank:

1.    Einfaches Design für die Nutzung der Wissensdatenbank

Die Gestaltung Ihrer Wissensdatenbank sollte sich an den Nutzern, also entweder Ihren Mitarbeitern oder Ihren Kunden, orientieren. Ein übersichtliches, einfaches Design und eine klare Navigation sind dabei entscheidend. Eindeutige Kategorien und eine klare Menüführung helfen dabei, viele verschiedene Wissensbeiträge zu ordnen und zu finden. Dabei können Sie Ihre Wissensdatenbank, je nach Tool, an das Branding Ihres Unternehmens anpassen und zum Beispiel die Unternehmensfarben verwenden oder Ihr Unternehmenslogo einfügen, um das Nutzererlebnis zu fördern.

Neben der nutzerfreundlichen Anwendung hat ein einfaches Design auch meist den Vorteil, dass die Wissensdatenbank schnell geladen und darauf mit verschiedenen Endgeräten und mobil zugegriffen werden kann.

2.    Kontinuierliche Pflege der Wissensdatenbank

Eine Wissensdatenbank hat nur dann einen Mehrwert, wenn sie kontinuierlich gepflegt wird und immer auf dem aktuellen Stand ist. Es sollte zudem immer erkennbar sein, wann Inhalte zuletzt bearbeitet wurden und durch wen. Das Prüfen von älteren Beiträgen sollte zur Routine bei der Pflege einer Wissensdatenbank werden.

3.    Suchfunktion: Volltext und Schlagworte

Inhalte nur über die Navigation oder Menüführung zu suchen, ist häufig langwierig und wenig effizient. Daher sollte eine Wissensdatenbank auf jeden Fall über eine Suchfunktion verfügen. Suchbegriffe sollten entweder über eine Volltextsuche oder über Schlagworte gefunden werden. So genannte Tags können Sie jedem Beitrag hinzufügen, indem Sie wichtige Kernbegriffe, die zur Umschreibung des Inhalts dienen, ergänzen. Platzieren Sie die Suchleiste gut sichtbar auf der Oberfläche, damit sie sofort ins Auge fällt.

4.    Gute Struktur und Navigation

Eine Suchfunktion ersetzt jedoch nicht die Navigation und Nutzerführung in der Wissensdatenbank. Die Grundlage dafür bildet eine gute Menüstruktur, die gleichzeitig übersichtlich (also nicht mehr als 10 Menüpunkte pro Ebene enthalten sollte) und eindeutig ist. Alle Inhalte sollten also eindeutig einem Menüpunkt zuordbar sein und es sollte keine Inhalte geben, die neben Menüpunkten oder Ordnern auf einer Ebene gespeichert werden. Um eine gute Navigation zu entwickeln, können Sie unsere Tipps für eine digitale Ordnerstruktur zu Rate ziehen.

5.    FAQs: Häufig gestellte Fragen

Kommen immer wieder dieselben Fragen auf, zum Beispiel beim Onboarding neuer Mitarbeiter oder bei der Anwendung einer speziellen Firmensoftware, können Sie die Antworten in FAQs zusammenfassen. Damit ersparen Sie den Nutzern der Wissensdatenbank wildes Herumklicken und können zum Beispiel neue Mitarbeiter für die Einarbeitung direkt zu den FAQs leiten.

6.    Gute Verständlichkeit und leichte Sprache

Damit die Inhalte einer Wissensdatenbank schnell und gut verständlich sind, sollten die Texte einfach geschrieben sein – natürlich, je nach Kontext, können dabei branchen- oder unternehmensspezifische Begriffe vorkommen. Wenn möglich erklären Sie jedoch Fachbegriffe in einem Glossar oder verweisen dazu auf weitere Informationen. Machen Nutzer der Wissensdatenbank die Erfahrung, dass die Inhalte dort nicht hilfreich oder zu kompliziert geschrieben sind, werden sie bald die Nutzung einstellen und bei Fragen oder Problemen auf andere Quellen zurückgreifen. Mit komplizierten oder zu komplexen Inhalten erreichen Sie also das Gegenteil eines gelungenen Wissensmanagements.

7.    Templates und Vorlagen für neue Einträge

Im Idealfall wird eine Wissensdatenbank von Mitarbeitern vieler Abteilungen gemeinsam gepflegt und aktuell gehalten. Erleichtern Sie das Erstellen neuer Einträge, indem Sie dafür Templates hinterlegen. Das Erstellen neuer Einträge sollte so einfach und eindeutig wie möglich sein. Auch hier sollte also ein klares Design zum Einsatz kommen, das nutzerfreundlich ist und Unklarheiten ausschließt. Greifen Sie für Eingabe wiederkehrender Informationen wie Datum oder Schlagwörter auf standardisierte Eingabefelder und Formatvorlagen zurück.

8.    Guidelines für die Pflege

Ebenfalls in der Wissensdatenbank hinterlegt werden sollten Guidelines und Anleitungen, wie die Wissensdatenbank gepflegt, neue Inhalte erstellt und vorhandene überarbeitet werden. Dafür eignen sich Bedienungsanleitungen und Screencasts, also Bildschirmaufnahmen, die Schritt für Schritt das Vorgehen am Bildschirm demonstrieren.

9.    Moderation und Editieren

Auch wenn Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit der Wissensdatenbank schulen, auf ein einfaches Design für die Nutzung und Pflege achten, Anleitungen und Guidelines hinterlegen und eine klare Navigation und Struktur anlegen – Sie werden trotzdem mangelhafte oder veraltete Inhalte oder Duplikationen in der Wissensdatenbank haben, zum Beispiel zwei- oder mehrfach gespeicherte Texte in verschiedenen Versionen. Um dauerhaft die Qualität der Wissensdatenbank zu garantieren, lohnt sich der Einsatz eines Moderators oder Redakteurs, der die Inhalte regelmäßig prüft, Duplikationen löscht oder falsch abgelegte Dateien in die richtigen Ordner verschiebt. Ein Redakteur kann auch feststellen, welche Probleme häufig auftauchen, und die Mitarbeiter dementsprechend schulen.

10. Regelmäßige Updates und IT-Support

Eine Wissensdatenbank wird meist von sehr vielen Nutzern gepflegt oder durchsucht. Achten Sie daher darauf, die Software Ihrer Wissensdatenbank regelmäßig upzudaten und Sicherheitslücken zu schließen. Auch Backups, also Sicherungskopien, sollten Sie regelmäßig speichern, um bei einem Softwareproblem nicht alle Ihre sorgsam gepflegten Daten zu verlieren. Schon bei der Auswahl eines Wissensmanagement-Tools empfiehlt es sich, Ihre IT-Abteilung oder IT-Experten einzubinden. Diese sollten auch für den regelmäßigen IT-Support, Updates und Backups zuständig sein.