Mitarbeiterkommunikation: so fördert die Kommunikation im Unternehmen Ihren Erfolg

Interne Kommunikation verbessern mit diesen Tipps und Instrumenten

Motivierte und gut informierte Mitarbeiter sind die Grundlage für einen nachhaltigen unternehmerischen Erfolg. Mit einer gelungenen internen Kommunikation im Unternehmen stellen Sie sicher, dass sich alle Beschäftigten, von der Führungskraft bis zum Assistenten, mit den unternehmerischen Zielen und Werten identifizieren. Nutzen Sie das Potential der Mitarbeiterkommunikation, um Ihre Unternehmenskultur aktiv zu gestalten und aus Mitarbeitern Markenbotschafter Ihres Unternehmens zu machen. Wir haben für Sie zusammengefasst, was eine gute und effiziente Kommunikation im Unternehmen ausmacht, wie Sie ein Konzept für die interne Kommunikation entwickeln und welche Instrumente in der internen Kommunikation zum Einsatz kommen können.

Was ist interne Kommunikation? Die Kommunikationsarten im Unternehmen

Die Kommunikationsarten im Unternehmen unterscheidet man grundsätzlich in interner Kommunikation und externer Kommunikation: Die nach außen gerichtete externe Unternehmenskommunikation betrifft die Kommunikation zum Beispiel mit Kunden und Auftraggebern, Dienstleistern, Medien und Presse, Behörden und staatlichen Stellen. Die interne Kommunikation richtet sich an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und dient der innerbetrieblichen Information über unternehmerische Themen und Prozesse. Dabei umfasst die interne Kommunikation in Betrieben nicht nur die formelle Kommunikation über die etablierten Kommunikationskanäle und -instrumente, sondern auch den informellen Austausch: Mitarbeiterkommunikation findet also nicht nur im Intranet und per Firmennewsletter statt, sondern auch in der Teeküche und während der Mittagspause in der Kantine.

Eine gute Kommunikation im Unternehmen involviert die Mitarbeiter und stiftet Identität. Sie stellt sicher, dass Wissen und wichtige Informationen ohne Verluste weitergegeben werden, und garantiert die Produktivität und somit den langfristigen Erfolg eines Unternehmens. Mit einem Konzept für die interne Kommunikation sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter Neuigkeiten nicht zuerst über informelle Quellen erfahren. Auch betrifft die interne Kommunikation im Unternehmen nicht nur jene Informationen, die Führungskräfte an ihre Mitarbeiter weitergeben (Top > Down). Sie umfasst auch die Kommunikation der Mitarbeiter untereinander und die Kommunikation der Mitarbeiter mit den Führungskräften. Alle diese Kommunikationsebenen im Unternehmen verdienen gleichermaßen Aufmerksamkeit.

Interne Kommunikation: Instrumente und Themen

In der Fachliteratur zum Thema Mitarbeiterkommunikation werden für die interne Kommunikation mehr als 40 verschiedene Instrumente genannt. So vielfältig wie die Instrumente sind auch die Themen, die in der internen Kommunikation im Unternehmen eine Rolle spielen können: vom Tagesgeschäft und organisatorischen Inhalten wie Schichtplänen, Anleitungen zur Arbeitssicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz über Neuigkeiten zu neuen Kunden, Projekten oder Aufträgen bis hin zu Informationen mit Konfliktpotential über neues Personal oder Personalwechsel, Geschäftszahlen oder Veränderungen im Unternehmen.

Kommunikation im Unternehmen: mündlich, schriftlich oder digital?

Ihnen steht eine große Auswahl an Instrumenten für die interne Kommunikation zur Verfügung. Für welche Sie sich entscheiden, hängt von der Ausrichtung Ihres Unternehmens, Ihrer Zielgruppe (den Mitarbeitern), der Einsatzhäufigkeit und den Inhalten ab. Grundsätzlich können Sie mit Ihren Mitarbeitern

• mündlich
• schriftlich
• digital

kommunizieren, wobei sich die verschiedenen Kommunikationswege teils überschneiden.

Mündliche Instrumente der internen Kommunikation sind zum Beispiel: Besprechungen, Meetings, Schichtübergaben, Mitarbeitergespräche, Betriebsversammlungen, Telefongespräche, informelle Gespräche, Mitarbeiterveranstaltungen.

Schriftliche Instrumente der internen Kommunikation schließen zum Beispiel ein: Mitarbeiterzeitung, Schwarzes Brett, schriftliche Protokolle oder Mitschriften von Meetings, Handbücher und Anleitungen.

Digitale Instrumente der internen Kommunikation sind zum Beispiel: Newsletter, Intranet, Firmen-App bzw. Mitarbeiter-App, E-Mails, Videos, Videokonferenzen, Mitarbeiterblog, Firmen-Wiki.

Altbewährte Instrumente der internen Kommunikation oder digitale Trends?

Auf der Beliebtheitsskala in der Mitarbeiterkommunikation ganz oben stehen bei den Führungskräften nach wie vor E-Mails und Newsletter. Sie eignen sich sehr gut für Mitteilungen, die keiner Antwort bedürfen. Instrumente wie ein Firmen-Wiki oder das Intranet bieten den Mitarbeitern die Möglichkeit, Informationen selbst gezielt einzuholen. Besonders das Intranet ist in großen Unternehmen häufig die zentrale Plattform der internen Kommunikation. Hier werden alle relevanten Inhalte der Mitarbeiterkommunikation gesammelt angeboten.

Um den Austausch der Mitarbeiter und eine aktive Teilnahme zu fördern, entwickelt sich das Intranet zunehmend zum Social Intranet mit zum Beispiel Chat- und Kommentarfunktionen. Firmen- bzw. Mitarbeiter-Apps gehen noch einen Schritt weiter und vereinen im Idealfall alle nötigen internen Kommunikationsbedürfnisse. Ein weiterer wichtiger Trend sind Filme und Videoclips als Instrumente der internen Kommunikation. Für eine neue Generation von Mitarbeitern sind Videoplattformen wie YouTube oder TikTok aus dem Alltag nicht mehr wegzudenken. Auch in der Unternehmenskommunikation können Bewegtbilder wichtige Inhalte zielgruppengerecht kommunizieren. Sie können zum Beispiel als Trainingsmaterial eingesetzt werden, um Neuigkeiten von der Geschäftsführung bekannt zu geben oder ganz allgemein, um die Essenz der Unternehmenskultur emotional und sympathisch einzufangen.

Ziele der internen Kommunikation im Unternehmen

Allgemein sind die Ziele der internen Kommunikation die Motivation, Führung und Information der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eines Betriebs. Die interne Kommunikation ist gelebte Unternehmenskultur und definiert das Image des Unternehmens als Arbeitgeber gegenüber den Beschäftigten und nach außen. Dieses positive Branding des Unternehmens als interessanter Arbeitgeber wird zunehmend wichtig: Der Fachkräftemangel in immer mehr Branchen bedeutet für viele Firmen, dass sie interessante und umworbene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unter anderem durch eine gelungene Kommunikation an das Unternehmen binden. Gehalt allein reicht für die Motivation und Identifikation der Beschäftigten mit ihrer Arbeit oftmals nicht mehr aus.

Weitere Ziele der internen Kommunikation sind zum Beispiel:

• ein gut funktionierender betrieblicher Ablauf und unternehmerische Produktivität
• eindeutige Klärung von Aufgaben und Zuständigkeiten
• Sicherung einer erfolgreichen Arbeit in Teams und über einzelne Arbeitsbereiche hinaus
• eindeutige Beschreibung von Organisationsstrukturen und Gesamtzusammenhängen
• Feedback und Wertschätzung
• Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen und Vertrauen
• Loyalität der Mitarbeiter und Mitarbeiterbindung
• angenehmes Arbeitsklima und Zufriedenheit
• Vermeiden von Gerüchten und informeller Weitergabe wichtiger Informationen

Häufige Kommunikationsprobleme im Unternehmen

Interne Kommunikationsprobleme im Unternehmen liegen häufig in einem Mangel an personellen Ressourcen und Know-how begründet. Führungskräfte tun sich teils mit neueren digitalen Kommunikationskanälen schwer. Bei hoher Arbeitsbelastung und Zeitknappheit steht dann meist das operative Geschäft im Vordergrund und die interne Kommunikation mit den Mitarbeitern wird vernachlässigt. Tauchen in der Folge Probleme in der Umsetzung von Aufgaben auf, bringt man diese dann nicht mit einer ungenügenden Mitarbeiterkommunikation in Verbindung, sondern begründet sie zum Beispiel mit fehlendem Fachwissen.

Auch die Themenfindung kann für Probleme in der Mitarbeiterkommunikation sorgen: Mitarbeiter und Führungskräfte beschäftigen häufig unterschiedliche Themen. Werden für die Themen der internen Kommunikation die immer gleichen Quellen herangezogen, sorgt das auf Dauer für Desinteresse bei den Beschäftigten. Eine Lösung kann sein, unterschiedliche Ebenen eines Unternehmens in die Themenfindung einzubeziehen und auch nicht-professionellen Content, zum Beispiel in einem Mitarbeiterblog, zu verbreiten. Dieser ist authentischer und häufig interessanter für die Mitarbeiter, birgt aber auch neue Herausforderungen, was zum Beispiel die Qualitätssicherung angeht.

Weitere mögliche Kommunikationsprobleme in Unternehmen können sein:

• Probleme, die gesamte Belegschaft zu erreichen
• falsches Maß: zu viel oder zu wenig interne Infomationen
• keine einheitliche Gestaltung oder unattraktive Präsentation der Inhalte
• zu viele verschiedene Instrumente und Unklarheit, wo welche Information zu finden ist
• keine oder unzureichende Evaluation der internen Kommunikation

Mit einem Konzept die interne Kommunikation verbessern

Möchten Sie die interne Kommunikation verbessern, dann sind folgende Schritte zu empfehlen, um eine Strategie und ein Konzept für Ihre Mitarbeiterkommunikation zu entwickeln oder zu überarbeiten:

1. Was wollen Sie mit der Mitarbeiterkommunikation innerhalb Ihrer Unternehmensziele erreichen? Definieren Sie die Ziele Ihrer internen Kommunikation.

2. Wie läuft die interne Kommunikation momentan ab? Analysieren Sie die Ausgangslage.

3. Wie ist Ihre Belegschaft aufgebaut? Teilen Sie die Mitarbeiter in Zielgruppen ein.

4. Legen Sie geeignete Kanäle und Maßnahmen fest.

5. Passen Sie die Instrumente und Informationen an Ihre Zielgruppen an.

6. Überprüfen Sie den Erfolg Ihrer Mitarbeiterkommunikation: Evaluieren Sie regelmäßig, ob Sie die definierten Ziele der internen Kommunikation erreicht haben. Passen Sie bei Bedarf Ihr Konzept und die Strategie an.

Was macht eine gute Kommunikation im Unternehmen aus?

Um eine gute und effiziente Kommunikation im Unternehmen zu erreichen, sollten Sie auf Einheitlichkeit achten: Auch die interne Kommunikation sollte über ein Corporate Design verfügen, stimmig und attraktiv gestaltet sein. Ebenso ist ein Corporate Wording zu empfehlen: Überprüfen Sie Ihre Kernaussagen. Achten Sie auf einen einheitlichen Schreibstil und Tonfall, wenn Sie Ihre Mitarbeiter ansprechen.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Zielgruppe Informationen in Echtzeit erhält. Es nützt nichts, wenn alle Informationen in der Firmen-App zu finden sind, aber nur 60 Prozent der Belegschaft ein Diensthandy nutzt. Sind wichtige Informationen nur am Schwarzen Brett zu finden, viele Beschäftige arbeiten jedoch aktuell remote oder sind auf Dienstreisen, dann gehen Informationen verloren oder kommen zu spät an.

Geben Sie wichtige Entscheidungen oder Veränderungen im Unternehmen vorab bekannt und erklären Sie sie. Transparenz in der Kommunikation ist wichtig, um die Mitarbeitermotivation und -identifikation mit den Unternehmenszielen zu garantieren.

Binden Sie Ihre Mitarbeiter in die interne Kommunikation ein. Social Media ist mittlerweile im Alltag vieler Menschen fest verankert. Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern Ihre Wertschätzung, indem Sie sie an der Kommunikation teilhaben lassen und ihre Meinung sichtbar machen.

Entwickeln Sie eine durchdachte Strategie und ein Konzept für die interne Kommunikation. Denken Sie aber immer daran: Jede Strategie ist nur dann gut, wenn sie auf Veränderungen flexibel reagieren kann und das Konzept an neue Entwicklungen und Bedürfnisse angepasst werden kann.