Urlaubsübergabe: Anleitung zur Übergabe der Arbeit

So planen Sie vor Urlaub oder Auszeit eine Übergabe

Kennen Sie das auch: Vor einem Urlaub oder den Ferien beschleunigen sich auf einmal die Arbeitstage, da noch vieles fertiggestellt werden muss. Oft bleibt dann nicht genug Zeit für eine geordnete Übergabe der Arbeit. Dabei kommen Urlaubsübergaben oder Übergaben vor einer Elternzeit oder einer längeren Abwesenheit regelmäßig im Beruf vor und sollten daher Routine sein. Damit Ihnen die nächste Übergabe bei der Arbeit gelingt, haben wir 7 Punkte aufgeschrieben, die Sie beachten sollten.

1.      Dokumentieren Sie Arbeitsprozesse und achten Sie auf ein geordnetes Wissensmanagement

Achten Sie bei Ihrer täglichen Arbeit darauf, wiederkehrende Arbeitsabläufe und -prozesse gut zu dokumentieren. Diese Prozessdokumentation ist Ihnen dann eine große Hilfe, wenn Sie bestimmte Aufgaben an Kollegen übergeben müssen – auch kurzfristig. Ebenso hilft ein gut strukturiertes Ablagesystem für Dokumente, Dateien und Informationen jeglicher Art, wenn eine Übergabe vor einem Urlaub oder einer Auszeit ansteht. Gewöhnen Sie sich zum Beispiel an, regelmäßig Ihre Dateiablage zu prüfen, aufzuräumen und zu archivieren. Gibt es in Ihrem Unternehmen noch kein einheitliches System zur Ablage und Benennung von Dateien oder Ordnern, dann sollten Sie das wenn möglich einführen.

2.      Starten Sie rechtzeitig mit der Vorbereitung einer Übergabe

Am letzten Arbeitstag vor dem Urlaub schnell der Kollegin die Arbeit übergeben und dann ab nach Hause und Koffer packen? So klappt die Urlaubsübergabe bestimmt nicht. Planen Sie genügend Zeit für eine Übergabe ein. Wie viel, das hängt natürlich von mehreren Faktoren ab, wie der Dauer Ihrer Abwesenheit, ob Ihre Vertretung bereits mit Ihrem Aufgabenbereich vertraut ist und welche Projekte und Aufgaben während Ihrer Abwesenheit anstehen.

Da viele Unternehmen Urlaubs- und Abwesenheitszeiten in einem Jahresplan festhalten und es oft fixe Vertretungspläne gibt, können Sie sicherstellen, dass genug Zeit für die Übergabe der Arbeit bleibt. Besprechen Sie sich am besten im Team oder mit Ihrer Vertretung mindestens zwei Wochen vor Ihrem Urlaub, wann die eigentliche Übergabe stattfindet. Auf keinen Fall sollten Sie damit bis zum letzten Tag warten. Klären Sie auch, ob die Urlaubsübergabe nur an eine Person oder mehrere Vertretungen erfolgt.

3.      Nutzen Sie ein Übergabeprotokoll

Bereiten Sie sich auf die Übergabe Ihrer Arbeit vor, indem Sie ein Übergabeprotokoll anlegen. Halten Sie darin wichtige Punkte der Übergabe fest, zum Beispiel laufende Projekte und Deadlines, wichtige Ansprechpartner, Kontakte und Termine, Zugang zu Dokumenten und Manuals. Damit Sie im Übergabeprotokoll nichts vergessen, können Sie diese Checkliste für Ihre Übergabe nutzen. Ergänzen Sie das Protokoll während der Übergabe und halten Sie darin auch den letzten Stand von Projekten und Aufgaben fest. Stellen Sie sicher, dass Ihre Vertretung jederzeit Zugang zu allen Dokumenten einschließlich des Übergabeprotokolls hat.

4.      Verwenden Sie Screenshots und Bildschirmvideos für die Übergabe

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte: Sparen Sie sich lange Beschreibungstexte, um Aufgaben oder Abläufe zu erklären. Nutzen Sie stattdessen Bildschirmfotos oder kurze Bildschirmvideos, um Ihrer Vertretung die Arbeit zu erleichtern. Zeichnen Sie Ihren Bildschirm auf, um zum Beispiel die Arbeit mit einer Software oder an einer Website zu erläutern. Screenshots im Beruf eignen sich auch für Schritt-für-Schritt-Anleitungen. Sie sind ebenso wie Bildschirmvideos im Arbeitsalltag sehr nützlich, da sie eindeutig festhalten, was wann wo gemacht werden muss.

Nutzen Sie einen Screenrecorder wie Snagit, um Screenshots zu bearbeiten, mit Anmerkungen oder Aufzählungen zu versehen oder Grafiken einzufügen. Mit Snagit fertigen Sie darüber hinaus problemlos einfache Videos von Ihrem Bildschirm an, während Sie Aufgaben erledigen oder typische Arbeitsabläufe ausführen. Auch um einen Projektstand zu dokumentieren, sind solche Bildschirmvideos hervorragend geeignet. Ihre Vertretung kann darauf jederzeit zurückgreifen und Ihnen bleiben hoffentlich störende Nachfragen oder Anrufe während Ihres Urlaubs erspart.

5.      Machen Sie eine persönliche Übergabe der Arbeit und fertigen Sie, wenn möglich, eine Aufnahme davon an

Egal, ob Sie vor Ort im Büro oder remote arbeiten: Machen Sie die Übergabe, wenn möglich, in direktem Austausch mit Ihrer Vertretung. Im persönlichen Gespräch, ob beim Videocall oder am Büroschreibtisch, lassen sich Aufgaben oft besser übergeben als ausschließlich in Form von digitalen Arbeitsanweisungen und Dokumenten. Wenn möglich planen Sie besser mehrere kurze Termine ein als eine lange Übergabe, bei dem zum Schluss die Konzentration leidet und wichtige Details vergessen werden. Übergeben Sie Ihre Arbeit lieber häppchenweise, wenn sie komplex ist, damit genug Zeit für Fragen bleibt. Im Grunde ähnelt eine Urlaubsübergabe dem Onboarding von neuen Mitarbeitern und sollte auch so viel Aufmerksamkeit bekommen.

Findet die Übergabe per Videocall statt, fertigen Sie davon am besten ein Screenrecording an, das Ihre Vertretung immer wieder anschauen kann, sollten später Fragen oder Unklarheiten auftauchen. Dieses Screenrecording ist eine ideale Ergänzung zum Übergabeprotokoll und sollte ebenfalls jederzeit während Ihrer Abwesenheit zugänglich sein.

6.      Informieren Sie wichtige Kunden oder Projekte vorab über Ihre Abwesenheit

Haben Sie laufende Projekte oder wichtige Klienten, dann informieren Sie diese vorab über Ihren Urlaub und wer Sie während Ihrer Abwesenheit vertritt. Das ist nicht nur ein netter Service, sondern vermeidet unangenehme Überraschungen und Verwirrung auf Kundenseite.

7.      Stellen Sie eine Abwesenheitsnotiz für E-Mails ein und Ihr Telefon um

Auch mit dem Schreiben Ihrer Abwesenheitsnotiz sollten Sie nicht bis zum letzten Arbeitstag warten. Erstellen Sie ein paar Tage vor Ihrem Urlaub einen Entwurf und stellen Sie sicher, dass darin korrekt die Dauer Ihrer Abwesenheit und die vertretenden Ansprechpartner genannt werden. Fehler in einer Abwesenheitsnotiz sind mehr als peinlich, also unbedingt Korrektur lesen! Achten Sie darauf, dass Ihre Abwesenheitsnotiz pünktlich aktiviert wird.

Auch wenn ein Großteil unserer heutigen Kommunikation per E-Mail stattfindet: Stellen Sie auch sicher, dass Ihr berufliches Telefon während Ihrer Abwesenheit nicht ins Leere klingelt. Leiten Sie Ihre Telefonnummer auf Ihre Vertretung oder eine Zentrale um (und geben Sie dort über Ihre Abwesenheit Bescheid).

Hauptziele der Übergabe von Arbeit

Von einer gut organisierten Urlaubsübergabe bzw. Übergabe von Arbeit profitieren alle Seiten: Sie selbst, Ihr Unternehmen und Kunden und Klienten: Sie können Ihren Urlaub genießen, weil Sie Ihre Aufgaben in guten Händen wissen und nicht von beruflichen Anrufen oder E-Mails gestört werden, da es Fragen oder Probleme gibt. Ihre Kunden bemerken idealerweise gar nicht, dass Sie fehlen, und sind zufrieden mit der reibungslosen Übergabe und dem Service Ihres Unternehmens. Zu guter Letzt kehren Sie nach Ihrem Urlaub an einen geordneten Arbeitsplatz zurück, ohne dass Deadlines verpasst wurden oder Projekte ins Stocken geraten sind. Denn nichts vernichtet die Erholung nach einem Urlaub schneller als ein stressiger erster Arbeitstag mit Frustration oder Chaos.