Welche digitalen Kommunikationstools brauchen Sie für die interne Kommunikation?

Unsere Tipps für Ihre Kommunikationssoftware

Um den Informationsaustausch zwischen Menschen zu erleichtern, bedienen wir uns in unserer heutigen Welt zunehmend digitaler Kommunikationstools, sei es, um Nachrichten auszutauschen und zu empfangen, unseren Alltag zu organisieren, Absprachen zu treffen oder interessante Inhalte wie Fotos oder Videos zu teilen und anzuschauen. Auch in der Arbeitswelt sind digitale Kommunikationstools mittlerweile unverzichtbar. Sie erleichtern eine gute Zusammenarbeit am Arbeitsplatz und die Kommunikation über große Entfernungen hinweg, sind eine zentrale Voraussetzung für einen reibungslosen Ablauf in hybriden Arbeitsumgebungen und sorgen für einen effizienten Informationsaustausch. Lesen Sie, welche Arten von digitalen Kommunikationstools es gibt und welche Kommunikationssoftware für die interne Unternehmenskommunikation wichtig ist.

Welche Arten von digitalen Kommunikationstools gibt es?

Digitale Kommunikationstools können eine Vielzahl von Aufgaben übernehmen:

Instant Messaging

Um Textnachrichten und einfache Dokumente in der internen Kommunikation in Echtzeit auszutauschen, gibt es eine Reihe von Instant-Messaging-Diensten, die auch in der Arbeitswelt weit verbreitet sind. Dazu zählt die Chat-Funktion in Microsoft Teams, die Instant-Messaging-App Slack oder WhatsApp for Business.

Ihr Vorteil ist die einfache Anwendung und der niedrigschwellige Zugang. Nutzer können über die Profileinstellungen ihre Erreichbarkeit ohne großen Aufwand aktualisieren. Die Einrichtung von themen- und projektspezifischen Kanälen in MS Teams und Slack erlaubt den fokussierten Austausch innerhalb definierter Teams. Besonderes Augenmerk bei der Nutzung von Instant Messaging im Beruf sollte jedoch auf dem Datenschutz liegen, da die Gefahr groß ist, berufliche und private Daten zu vermischen oder nicht ausreichend zu schützen.

E-Mail und Newsletter

Natürlich wollen wir die Klassiker der digitalen internen Kommunikation nicht unerwähnt lassen. Die E-Mail ist zwar mehr als ein halbes Jahrhundert alt, aber in der Unternehmenskommunikation nach wie vor unverzichtbar. Eine persönliche E-Mail-Adresse gehört zu den Standard-Kontaktdaten. Auch wenn Instant Messaging viele nützliche Dienste erweisen kann und einen unkomplizierten und schnellen Informationsaustausch ermöglicht, sind E-Mail-Nachrichten nach wie vor wichtig, um komplexere Sachverhalte zu diskutieren oder Dokumente zu teilen. Die E-Mail-Software ist häufig standardmäßig auf digitalen Endgeräten vorinstalliert (z. B. Apple Mail, Microsoft Outlook).

Auch wenn die Kommunikation per Newsletter nur in eine Richtung (vom Newsletter-Versender zum Abonnenten) erfolgt, ist sie trotzdem ein wichtiges digitales Kommunikationstool am Arbeitsplatz. Große Unternehmen nutzen Newsletter sogar für die interne Kommunikation, um regelmäßig über Neuigkeiten zu informieren. Für den Versand von Newslettern gibt es eine Reihe von Anbietern mit kostenfreien Basis- oder kostenpflichtigen Premium-Modellen, wie z. B. Rapidmail, Brevo oder Mailchimp.

Tools für Video- und Audiokonferenzen

Spätestens seit den Lockdowns der Corona-Pandemie sind Videokonferenztools wie Zoom, Skype, Microsoft Teams oder Google Meet in aller Munde. Sie ermöglichen es, in Echtzeit per Video oder Audio (mit ausgeschaltetem Video) zu kommunizieren, unabhängig davon, wo sich die Teilnehmer gerade geografisch befinden.

Ihre einfache Nutzbarkeit und die Möglichkeit, Videogespräche aufzuzeichnen, führten zeitweilig zu einer übermäßigen Nutzung und ersten Beschwerden über das so genannte Zoom-Fatigue-Syndrom. Manager von remote oder hybrid arbeitenden Teams sollten sich daher auch mit anderen Formen des digitalen Informationsaustauschs beschäftigen und die asynchrone Kommunikation am Arbeitsplatz stärken.

Screenrecording, Videorecording, Audiorecording

Um digitale Arbeitsprozesse zu dokumentieren, Inhalte auszutauschen oder Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Tutorials zusammenzustellen, eignen sich Tools für die Aufzeichnung des Bildschirms. Für einfache Screenrecordings gibt es die Software Snagit. Aufwendigere Videorecordings oder Video-Podcasts können in der Videobearbeitungssoftware Camtasia gemacht werden. Benötigen Sie Audioaufnahmen, zum Beispiel für einen Unternehmens-Podcast, dann leisten Tools für das Audiorecording wie Audiate gute Dienste.

Projektmanagement und virtuelle Zusammenarbeit

Um die Zusammenarbeit und den gemeinsamen Arbeitsprozess in digitalen Teams zu organisieren, gibt es einige hilfreiche digitale Kommunikationstools. Greifen Sie auf Dateien unabhängig von Ihrem Standort zu und bearbeiten Sie Dokumente gemeinsam mit Anwendungen wie Google Docs oder Microsoft Sharepoint.

Planen Sie Projekte und Deadlines, halten Sie den Arbeitsfortschritt fest, vergeben Sie Aufgaben und erstellen Sie Checklisten mit Tools für die virtuelle Zusammenarbeit wie Trello und Asana oder dem Planner von Microsoft Office.

Social Intranet und Mitarbeiter-Apps

Große Unternehmen oder Betriebe mit mehreren Standorten setzen für die interne digitale Kommunikation speziell aufgesetzte Social Intranets oder Mitarbeiter-Apps ein. Sie sollen alle Funktionen der internen Kommunikation an einem Platz versammeln und erlauben daher eine breite Palette an Funktionen, die sonst von einzelnen externen Anwendungen übernommen werden. Dazu zählen Chatfunktionen und Instant Messaging, Projektmanagement und virtuelle Zusammenarbeit, der Zugriff auf Dokumente und Dateien oder Push-Nachrichten an die gesamte Belegschaft. Für Social Intranets und Mitarbeiter-Apps gibt es viele Anbieter auf dem Markt. Die Auswahl hängt stark von den Bedürfnissen des Unternehmens, dessen Branche und Größe ab.

Digitale Wissensdatenbanken

Als zentrale Speicherorte für die interne Kommunikation können digitale Wissensdatenbanken dienen. In diesen Datenbanken sind Informationen zum Unternehmen und die tägliche Arbeit leicht abrufbar zugänglich. Mit ihrer Hilfe können die Mitarbeiter unabhängig von ihrem geografischen Standort effizient arbeiten. Neben dem Wissensmanagement und dem Zugriff auf eine Vielzahl von Informationen unterstützen Wissensdatenbanken den digitalen Onboarding-Prozess, sind wichtige Quellen für die Problemlösung und Selbsthilfe sowie für die Weiterbildung.