Diese Hybrid Work-Trends erwarten uns 2023

Wie visuelle und asynchrone Kommunikation im hybriden Arbeitsalltag helfen können

Das Arbeiten im Homeoffice oder abwechselnd im Büro und mobil werden mehr und mehr zur Normalität in vielen Unternehmen. Doch hybride Arbeitsumgebungen stellen andere Anforderungen an die Unternehmensorganisation als das standardmäßige Arbeiten im Büro. Neue Herausforderungen wie Proximity Bias oder die so genannte Zoom-Müdigkeit verlangen nach zeitgemäßen Lösungen, um den Arbeitsalltag und Kommunikationsabläufe zu gestalten. Wir haben uns angeschaut, welche Trends uns in der neuen hybriden Arbeitswelt im Jahr 2023 erwarten und welche neuen Tools und Praktiken vielversprechend sind.

Die Ausgangslage: zu viele Videokonferenzen und Produktivitätsverlust

Die Büroarbeit hat sich zunehmend ins Digitale verlagert. Selbst jene Mitarbeiter, die vor Ort im Unternehmen arbeiten und nicht im Homeoffice oder mobil, kommunizieren fast ausschließlich über digitale Tools – angefangen bei der E-Mail über Chat-Tools für die interne Unternehmenskommunikation bis zu Videocalls, die vielerorts standardmäßig für Besprechungen angesetzt werden, damit auch Mitarbeiter im heimischen Büro teilnehmen können. Zu viele Videokonferenzen, das zeigen aktuelle Studien, können jedoch zu Konzentrationsschwäche und einer sinkenden Arbeitsproduktivität führen. Gleichzeitig kann es nach wie vor zur unbewussten Bevorzugung der Mitarbeiter vor Ort kommen, die für Teamleiter und Manager sichtbarer sind. Wie kann man diesen neuen Herausforderungen der hybriden Arbeitswelt begegnen?

Asynchrone Kommunikation gegen Ermüdung und sinkende Produktivität

Viele Unternehmen haben den Fehler gemacht, die Präsenzkultur im Büro in eine digitale Präsenzkultur umwandeln zu wollen. Doch Videokonferenzen fordern und ermüden uns anders als der Austausch in Person. Hinzu kommt, dass schon vor dem Trend zum hybriden Arbeiten häufig zu viele Meetings und Konferenzen angesetzt wurden und wenig Zeit für die eigentliche Arbeit übrigblieb. Um diesen Problemen zu begegnen und Arbeitsabläufe besser zu bewältigen, setzen immer mehr Unternehmen statt auf die synchrone auf eine asynchrone Kommunikation. In der asynchronen Kommunikation müssen Gesprächspartner nicht gleichzeitig anwesend und verfügbar sein und auf eine Nachricht wird auch keine Antwort in Echtzeit erwartet. Einer der Vorteile der zeitversetzten Kommunikation ist, dass die Arbeit schneller vorangebracht werden kann, wenn man nicht erst einen Termin für ein Meeting ansetzen muss. Zudem kommt sie Teams entgegen, die in verschiedenen Zeitzonen arbeiten oder zu sehr verschiedenen Arbeitszeiten. Sie kann also die Flexibilität und Produktivität steigern.

Visuelle Kommunikationstools für den flexiblen Wissensaustausch

Doch wie kann man in einer hybriden, asynchronen Arbeitsumgebung sicherstellen, dass Wissen, Anweisungen, Feedback und andere Informationen verlustfrei, klar und auf eine persönliche Weise ausgetauscht werden? Hier kommen visuelle Kommunikationsmittel wie informelle Videos, Screenshots, Bildschirmvideos und GIFs ins Spiel, denn sie können zeit- und ortsunabhängig eingesetzt werden und die Zahl unnötiger Videokonferenzen und Meetings reduzieren.

Laut einer aktuellen TechSmith-Studie bevorzugen 83 Prozent der Befragten Videos gegenüber Audio oder Text, um Anleitungen, Fakten oder andere Inhalte zu konsumieren. Im Berufsalltag gibt es für visuelle Kommunikationsmittel vielfältige Anwendungen: Bildschirmvideos (Screencasts) helfen am Arbeitsplatz mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen und können Software-Anwendungen erklären oder Arbeitsabläufe demonstrieren. Onboarding-Videos erleichtern die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und das Recruitment von Freelancern oder externen Mitarbeitern über den Unternehmensstandort hinaus. Status-Updates und Reports im Videoformat können schnell im Team geteilt und flexibel konsumiert werden. Digitale Weiterbildungen mit Videos ermöglichen es mehr Mitarbeitern, sich neues Wissen ortsunabhängig und den eigenen zeitlichen Ressourcen entsprechend anzueignen.

Einige der Vorteile von Videos und visuellen Kommunikationsinhalten zum Informationsaustausch:

• Sie sind flexibel einsetzbar und können genau dann angesehen werden, wenn sie benötigt werden und die Zeit dafür da ist.
• Sie können unbegrenzt oft eingesetzt werden und dadurch personelle Ressourcen sparen.
• Sie helfen, Mitarbeiter im Homeoffice nicht vom Informations- und Wissensaustausch auszuschließen.
• Sie sind ein Mittel gegen ermüdende Arbeitstage voller Videokonferenzen.

Was können Unternehmen tun, um eine asynchrone Kommunikation zu fördern?

Einfache Tools zur Bildschirmaufzeichnung wie Snagit erleichtern das Anfertigen von Bildschirmvideos, Schritt-für-Schritt-Anleitungen in Videoform, Video-Protokollen oder Status-Berichten im Videoformat. Das Aufnehmen von Videos und speichern in Wissensdatenbanken, das Hinzufügen von Anmerkungen und das Teilen der Videos sind damit für alle Mitarbeiter möglich – ohne aufwendige Einarbeitung.

Somit haben alle Mitarbeiter die Möglichkeit, aktiv am zeitversetzten Informations- und Wissensaustausch teilzunehmen, selbst Inhalte zu erstellen und das eigene Wissen und Ideen effektiv zu kommunizieren und festzuhalten.

Die Arbeitswelt ändert sich stetig. Unternehmen müssen bereit sein, bekannte Kommunikationsabläufe zu überdenken und den Anforderungen der hybriden Arbeitswelt anzupassen. Ein asynchroner Arbeitsstil und der Einsatz von visuellen Kommunikationsinhalten können hier einen wichtigen Beitrag leisten.