Eine digitale Ordnerstruktur fürs Unternehmen einrichten: Beispiel und Tipps

So perfektionieren Sie Ihre Ordnerstruktur für die digitale Ablage

Fast kein Unternehmen kommt heutzutage noch ohne eine digitale Dateiablage und Ordnerstruktur aus. Die Bürokommunikation ist weitgehend digital und der Trend geht eindeutig hin zum papierlosen Büro. Hinzu kommt, dass immer mehr Angestellte remote oder hybrid arbeiten und auf Dateien und Dokumente über Cloud-Lösungen oder serverbasiert zugreifen. Solange man allein arbeitet, findet man sich meist im eigenen Chaos der digitalen Dateien und Ordner noch recht gut zurecht. Sobald jedoch mehrere Personen gemeinsam an Dateien arbeiten oder Dokumente für die gemeinsame Arbeit in Ordnern ablegen, bedarf es einer Systematik und grundsätzlicher Regeln für die digitale Ablage. Lesen Sie, welche Probleme auf eine unzureichende digitale Ordnerstruktur hinweisen können und welche Vorteile eine gut strukturierte digitale Ablage hat. Nutzen Sie unsere Tipps und Anleitung in 11 Schritten, um zur perfekten Ordnerstruktur für Ihre digitale Ablage zu kommen. Orientieren Sie sich für Ihre digitale Ordnerstruktur an unserem Beispiel für Unternehmen.

Inhalt

Probleme einer mangelhaften digitalen Ordnerstruktur

Vorteile einer guten Ordnerstruktur für die digitale Ablage

Allgemeine Tipps für die Einführung einer digitalen Ordnerstruktur

3 und 7: magische Zahlen für Ebenen und Ordner der digitalen Ablage

Regeln für Dateinamen der digitalen Ablage

Schritt für Schritt eine Ordnerstruktur für die digitale Ablage umsetzen

Eine digitale Ordnerstruktur für Unternehmen am Beispiel

1. Ebene digitale Ordnerstruktur

2. Ebene digitale Ordnerstruktur

3. Ebene digitale Ordnerstruktur

Probleme einer mangelhaften digitalen Ordnerstruktur

Die meisten Unternehmen haben ja bereits eine Ordnerstruktur für ihre digitale Ablage. Doch nicht immer ist diese auch gut gelöst. An diesen Problemen erkennen Sie, dass Ihre Ordnerstruktur verbessert werden muss:

• Sie oder Ihre Kollegen müssen sehr oft oder sehr lange nach Dateien suchen.
• Es gibt viele Dateien mit unklarer Bezeichnung oder in mehreren Versionen. Nicht immer ist sofort erkennbar, welches die letzte Version einer Datei ist.
• Manchmal gehen Dateien verloren oder können gar nicht mehr gefunden werden.
• Vertretungen oder neue Mitarbeiter tun sich schwer damit, sich in der Ordnerstruktur der digitalen Ablage zurechtzufinden. Die Einarbeitungszeit dauert deshalb länger.
• Inhalte müssen neu erstellt werden, da Dateien und somit Wissen nicht mehr auffindbar sind.
• Zu viele Unterordner erschweren das Suchen oder es sind in sehr wenigen Ordnern sehr viele Dateien abgelegt.
• Sie müssen mehr als 3-mal klicken, um zu Ihrer Zieldatei zu gelangen.

Vorteile einer guten Ordnerstruktur für die digitale Ablage

Können Sie sich immer noch nicht dazu aufraffen, die Ordnerstruktur Ihrer digitalen Ablage zu verbessern oder überhaupt erst anzulegen? Dann haben wir für Sie einige überzeugende Vorteile, die eine gute Ordnerstruktur für digitale Dateien mit sich bringt:

• Wichtige Dokumente wie Verträge verschwinden nicht in der Masse an Ordnern und Dateien.
• Sie sparen Zeit: Das lange oder häufige Suchen nach einzelnen Dateien hat ein Ende. Sie reduzieren die Dateisuche auf ein Minimum an Zeit und das bedeutet Arbeitsentlastung.
• Die Dateinamen sind eindeutig und lassen klar erkennen, welche Dateien und Informationen den letzten Stand abbilden.
• Die Serverpflege vereinfacht sich: Da es nicht zum Mehrfachspeichern von Dateien kommt, brauchen Sie einen geringeren Speicherplatz, auch für Ihre Sicherheitskopien und Backups.
• Neue Mitarbeiter und Urlaubsvertretungen finden sich schnell in der Ordnerstruktur zurecht. Die Einarbeitungszeit verkürzt sich und das Onboarding geht schneller.
• Ein klares Ablagesystem und eine klare Ordnerstruktur können sich positiv auf die Arbeitszufriedenheit auswirken, da man weniger Zeit mit der Suche nach Dateien verbringen muss und mehr Zeit für die eigentliche Arbeit hat.
• Auch die Arbeitsqualität kann sich mit einer passenden Ordnerstruktur für die digitale Ablage erhöhen: Es werden seltener Dateien außerhalb der Struktur, mit unklarem Namen oder doppelt abgelegt.

Allgemeine Tipps für die Einführung einer digitalen Ordnerstruktur

Bevor Sie Schritt für Schritt Ihre digitale Ordnerstruktur anlegen und umsetzen, sollten Sie diese allgemeinen Tipps für die digitale Ablage beachten:

• Auch wenn Sie der Boss Ihres Unternehmens sind oder die Verwaltung leiten: Denken Sie sich die Ordnerstruktur für die digitale Ablage nicht allein aus. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter oder Abteilungsleiter ein und klären Sie mit der IT-Abteilung, was Sie aus EDV-Sicht beachten müssen. Wenn alle mitdenken und ihre Sicht einbringen können, ist die Chance größer, dass die neue Ordnerstruktur allen Bedürfnissen gerecht wird und von allen mitgetragen und umsetzt wird.
• Die Ordnerstruktur muss den Abläufen und Anforderungen Ihres Betriebs entsprechen. Es gibt nicht das eine Beispiel für eine digitale Ordnerstruktur, das für alle Unternehmen passt.
• Machen Sie zuerst einen Entwurf für die neue Ordnerstruktur, bevor Sie diese auf Ihrem Server oder in der Cloud einrichten. Nutzen Sie dazu zum Beispiel eine Mindmap, um die Abläufe und Bedürfnisse Ihres Unternehmens abzubilden.
• Ihre Ordnerstruktur sollte auf jeden Fall unterbinden, dass Dateien mehrfach an verschiedenen Orten abgelegt werden. Um den Zugriff von verschiedenen Stellen zu bestimmten Dateien zu erleichtern, können Sie zum Beispiel Verknüpfungen einrichten. So gibt es immer nur eine Datei, die geändert wird, und nicht mehrere Versionen.
• So wie das physische Büro muss auch das digitale Büro ab und zu gereinigt und aufgeräumt werden. Damit Ihre digitale Ablage so ordentlich und sauber aussieht wie Ihre analoge Arbeitsumgebung, sollten Sie sich regelmäßig die Zeit nehmen, um Ihre Ordnerstruktur zu prüfen, alte Dateien auszusortieren oder umherschwirrende Dateien in die richtigen Ordner zu verschieben.
• Für eine Datei sollte es grundsätzlich einen Ordner geben. Dateien sollten nicht neben Ordnern auf der gleichen Ebene gespeichert sein und schon gar nicht in der ersten Ebene Ihrer Ordnerstruktur.

3 und 7: magische Zahlen für Ebenen und Ordner der digitalen Ablage

Aus der Wahrnehmungspsychologie ist bekannt, dass die meisten Menschen nicht mehr als 7 Überschriften oder Punkte gleichzeitig wahrnehmen und verarbeiten können. Aus diesem Grund verwenden viele Websites maximal 7 Menüpunkte. Das gleiche sollte für Ihre Ordnerstruktur gelten: Versuchen Sie, maximal 7 Ordner pro Ebene anzulegen. Natürlich ist das nicht immer durchführbar, aber Sie können sich diese Zahl als Ziel setzen, wenn Sie mit der Neustrukturierung Ihrer digitalen Ablage beginnen. Ab mehr als 10 Unterordnern wird es zu unübersichtlich.

Weiterhin sollten Sie versuchen, nicht mehr als 3 Ebenen in Ihrer Ordnerstruktur zu verwenden. So erreichen Sie in maximal 3 Klicks ein gesuchtes Dokument oder eine Datei. Wenn Sie diese beiden Beschränkungen beachten, erhalten Sie in der 1. Ebene 7 Ordner, in der 2. Ebene 7×7=49 Unterordner und in der 3. Ebene 7x7x7=343 Unterordner für Ihre digitale Ordnerstruktur.

Regeln für Dateinamen der digitalen Ablage

Neben einer gut durchdachten Ordnerstruktur für Ihre digitale Ablage lohnt sich ebenfalls eine Systematik für die Benennung von Dateien. Leider gibt es immer noch sehr viele Unternehmen, die neue Versionen oder Zwischenversionen einer Datei mit Endungen wie „neu“, „final“, „versionX“ etc. benennen. Das hat zur Folge, dass nicht immer am Dateinamen erkennbar ist, welches die letzte oder wirklich finale Datei ist.

Eine bessere Methode ist es, die Datei mit einer Datumsangabe zu beginnen: Schreiben Sie also:

JJ-MM-TT_Inhalt, z. B. 22-10-19_Mitarbeiterbrief.

Schritt für Schritt eine Ordnerstruktur für die digitale Ablage umsetzen

So gehen Sie Schritt für Schritt vor, um eine digitale Ordnerstruktur zu entwerfen und umzusetzen:

1. Schaffen Sie ein Bewusstsein für die Wichtigkeit einer einheitlichen Ordnerstruktur für die digitale Ablage. Kommen Sie mit Ihren Kollegen ins Gespräch und tauschen Sie sich darüber aus, wo es hakt und Probleme gibt und wo es bereits gut läuft in der Dokumentenablage.
2. Führen Sie eine Bestandsaufnahme der geteilten Ablagesysteme auf Servern, im Netzwerk, in der Cloud und auf privaten Speicherplätzen durch. Schauen Sie sich die alte Ordnerstruktur an. Überlegen Sie, was daran gut ist und wo Probleme bestehen. Welche neuen Arbeitsbereiche oder Abteilungen sind hinzugekommen? Wo gibt es immer wieder Probleme, Dateien zu finden oder die letzte Version von Dokumenten zu identifizieren? Lohnt es, die alte Ordnerstruktur zu überarbeiten, oder muss eine gänzlich neue Ordnerstruktur für die digitale Ablage her? Gibt es Dateien und digitale Inhalte, die bislang noch nicht in der Ordnerstruktur abgelegt sind (z. B. auf dem Desktop der Mitarbeiter, auf lokalen Servern oder Systemen), aber in Zukunft dort gespeichert werden sollen? Müssen Dokumente in Papierform digitalisiert und gespeichert werden, wie Anleitungen, Arbeitsanweisungen oder Verträge?
3. Schauen Sie sich auch an, welche Arten von Dateien und Daten (Verträge, Schriftverkehr, Rechnungen, Angebote, Entwürfe, Protokolle, Präsentationen) gespeichert werden und welche Zugriffsrechte vergeben werden müssen.
4. Machen Sie einen Entwurf für eine neue oder überarbeitete übersichtliche Ordnerstruktur. Arbeiten Sie dabei mit Ihren Kolleginnen und Kollegen zusammen, damit Sie eine Lösung finden, die für alle Sinn macht und von allen Mitarbeitenden akzeptiert wird.
5. Legen Sie zunächst die Hauptordner an und wählen Sie klare Benennungen. Auf der obersten Ordnerebene macht z. B. eine Einteilung nach Sachgebieten oder Abteilungen Sinn, wie Personal, IT, Marketing, Vertrieb. Auch ein abteilungsübergreifender Ordner, z. B. für Kundendaten, Vorlagen oder Arbeitsanweisungen, sollte in der ersten Ebene der Ordnerstruktur integriert sein.
6. Anschießend legen Sie die 2. Ebene und 3. Ebene der digitalen Ordnerstruktur an. Während die 1. und 2. Ebene der Ordnerstruktur idealerweise langfristig Bestand haben und nicht ständig geändert werden müssen, ist die 3. Ebene der Ordnerstruktur meist sehr spezifisch und muss häufiger angepasst werden. Planen Sie Ihre digitale Ablage so, dass es für jede Datei einen Ordner gibt und Dateien möglichst immer in der untersten Ordnerebene abgelegt werden.
7. Nummerieren Sie die Ordner von 01 bis 10, um eine gewichtete Anzeige sicherzustellen. Überlegen Sie dabei, ob es sich um aktive oder passive Ordner handelt. Aktive Ordner enthalten Dateien, mit denen gearbeitet wird und die verändert werden. Passive Ordner dienen vornehmlich der Sicherung und Speicherung von unveränderlichen Dateien. Aktive Ordner sollten in der Nummerierung über den passiven Ordnern stehen, da auf sie in der Regel häufiger zurückgegriffen werden muss. Am wichtigsten sind grundsätzlich jene Ordner, mit denen am häufigsten gearbeitet wird und die in der Nummerierung weiter oben stehen sollten. Natürlich können Sie auch die automatische alphabetische Sortierung der Ordner belassen, jedoch ist diese einerseits weniger übersichtlich und lädt andererseits eher dazu ein, neue Ordner hinzuzufügen.
8. Speichern Sie eine Sicherheitskopie der alten Ordnerstruktur mit allen Inhalten, bevor Sie die Dateien in die neue Ordnerstruktur migrieren. Falls Dateien bei der Migration verloren gehen oder nicht mehr auffindbar sind, haben Sie ein Backup. Zu empfehlen ist, eine Bearbeitung der Dateien in der Sicherheitskopie zu unterbinden, indem Sie nur den Lesezugriff erlauben.
9. Sortieren Sie nicht mehr benötigte Dateien oder veraltete Versionen von Dateien vor der Migration aus: Löschen Sie diese alten Dateien, bevor Sie alle Dateien in die neue digitale Ordnerstruktur überspielen und entledigen Sie sich Ihrer Dateileichen. Zur Sicherheit haben Sie ja immer noch das Backup, um fälschlich gelöschte Dateien zu reaktivieren.
10. Endlich können Sie Ihre Dateien in die neue digitale Ordnerstruktur migrieren. Falls das jede Abteilung einzeln umsetzt, sollten Sie eine klare und zeitnahe Deadline für Ihre Kolleginnen und Kollegen festlegen. Je länger der Umzug von einer Ordnerstruktur in eine neue Ordnerstruktur dauert, desto höher ist das Risiko, dass neue Dateien nicht in der neuen digitalen Ablage, sondern wie bisher oder ohne System abgespeichert werden.
11. Notieren Sie in einer für alle zugänglichen Arbeitsanweisung oder Prozessbeschreibung, wie die Ordnerstruktur für die digitale Ablage aufgebaut ist und genutzt wird. Erläutern Sie, welche Regeln für die Dateiablage und die Bezeichnung von Dateien bestehen.

Eine digitale Ordnerstruktur für Unternehmen am Beispiel

Wie bereits geschrieben, gibt es nicht die eine Ordnerstruktur, die für die digitale Ablage aller Unternehmen passt. Die digitale Ordnerstruktur muss den Abläufen und Anforderungen Ihres Betriebs gerecht werden. Daher lohnt es sich, zunächst eine Bestandsaufnahme der unternehmenseigenen Bedürfnisse zu machen. Generell ist zu empfehlen, nicht mehr als 3 Ordnerebenen mit nicht mehr als 10 Ordnern anzulegen. Die beiden oberen Ordnerebenen sollten langfristig Bestand haben.

1. Ebene digitale Ordnerstruktur

Starten Sie am besten damit, die Hauptordner für Arbeitsbereiche oder Abteilungen anzulegen, z. B.:

01 Vorlagen

02 Buchhaltung

03 Personal

04 Projektmanagement

05 Marketing

06 Weiterbildung

07 Kundendaten

2. Ebene digitale Ordnerstruktur

Legen Sie in der 2. Ebene für jeden Hauptordner nicht mehr als 7 bis 10 Unterordner an. Am Beispiel Marketing kann das so aussehen:

01 Strategie

02 Website

03 Social Media

04 Newsletter

05 Media Partnerships

06 Meetingprotokolle

3. Ebene digitale Ordnerstruktur

Die 3. Ebene wird häufiger als Ebene 1 und 2 geändert werden müssen. Achten Sie auch hier auf eine maximale Anzahl von 7 bis 10 Unterordnern. Am Beispiel Marketing / Vorlagen kann das so aussehen

01 Logo

02 Banner

03 Schriften

04 PowerPoint Vorlagen

05 Briefvorlagen

06 Visitenkarten

07 Hinweise Corporate Design