Tipps für Ihre Abwesenheitsnotiz und Vorlagen für Urlaub, Elternzeit und Sabbatical
Der Urlaub naht, ein Sabbatical steht an oder Ihre Elternzeit beginnt bald? Wir haben Tipps für Ihre Abwesenheitsnotiz und Vorlagen für Urlaub, Elternzeit, Sabbatical oder eine längere Abwesenheit. Wenn Sie eine automatische Abwesenheitsnotiz in Ihrem E-Mail-Programm einstellen, bleiben eingehende Nachrichten nicht über Wochen oder Monate unbeantwortet. In der Abwesenheitsnotiz informieren Sie Ihre Kontakte kurz und knapp über die Dauer Ihrer Abwesenheit, ob die E-Mail weitergeleitet oder gelesen wird und verweisen gegebenenfalls auf einen Kollegen, der Ihre Vertretung übernimmt. Mit unseren Tipps und Vorlagen erstellen Sie schnell eine gelungene Abwesenheitsnotiz mit allen nötigen Informationen.
Wann erstellen Sie am besten eine Abwesenheitsnotiz?
Warten Sie mit dem Erstellen der Abwesenheitsnotiz nicht bis zum letzten Moment, denn dann riskieren Sie, dass Sie Fehler in den Text einbauen oder es Probleme mit den Einstellungen der automatischen Benachrichtigung gibt. Besser ist es, die Abwesenheitsnotiz ein paar Tage vor Beginn Ihres Urlaubs, der Elternzeit oder des Sabbaticals vorzubereiten und zu schreiben, zum Beispiel im Zuge einer Übergabe an Ihre Vertretung.
So haben Sie ausreichend Zeit, die Abwesenheitsnotiz von einem Kollegen Korrektur lesen zu lassen oder Details mit Vorgesetzten abzustimmen. Auch Fragen zu den richtigen Einstellungen im E-Mail-Programm lassen sich dann lösen. Die vorbereitete Abwesenheitsnotiz müssen Sie nur noch aktivieren, bevor Sie Ihren Computer am letzten Arbeitstag vor Ihrer Auszeit ausschalten.
Welchen Stil sollte eine Abwesenheitsnotiz haben?
Ob Ihre Abwesenheitsnotiz sehr förmlich oder eher locker und informell geschrieben ist, hängt stark von der Branche ab, in der Sie arbeiten. Bedenken Sie jedoch, dass eine Abwesenheitsnotiz automatisch an alle E-Mail-Absender verschickt wird, die Ihnen während Ihrer Abwesenheit schreiben. Das können Kollegen sein, mit denen Sie per du sind und sich Scherze erlauben können. Das können aber auch wichtige Kunden oder Vorgesetzte sein – hier wäre ein zu umgangssprachlicher Ton eher fehl am Platz. Generell ist zu empfehlen, eine Abwesenheitsnotiz neutral, unpersönlich und eher förmlich zu halten.
Was gehört in eine Abwesenheitsnotiz?
Eine Abwesenheitsnotiz sollte kurz sein und nur jene Informationen enthalten, die für Ihre Kontakte während Ihrer Abwesenheit relevant sind. Egal, ob Sie eine Abwesenheitsnotiz vor dem Urlaub einstellen, für ein langes Sabbatical oder für eine mehrmonatige Elternzeit. Diese Elemente dürfen Sie nicht vergessen:
Betreffzeile
Schreiben Sie in die Betreffzeile der automatischen E-Mail-Antwort “Abwesenheitsnotiz” (oder Englisch “Out of Office Message”). So weiß der Empfänger ohne Öffnen der E-Mail, dass Sie aktuell nicht erreichbar sind. Um die Dauer der Abwesenheit zu erfahren oder den Kontakt einer Vertretung zu bekommen, kann nach Bedarf die E-Mail geöffnet werden.
Dank für die Nachricht / Anrede
Beginnen Sie die Abwesenheitsnotiz, wie Sie auch eine normale E-Mail starten würden. Mit einer Begrüßung, wie zum Beispiel:
- Guten Tag,
- Sehr geehrte Damen und Herren,
Alternativ dazu starten Sie die Abwesenheitsnotiz mit einem Dank für die erhaltene Nachricht und schreiben:
- Vielen Dank für Ihre Nachricht.
Wie lange sind Sie abwesend bzw. wann sind Sie wieder da?
Nach Begrüßung bzw. Dank kommt gleich die Hauptinformation: die Dauer Ihrer Abwesenheit. Um die Abwesenheitsnotiz einfach und knapp zu halten, können Sie den Start Ihrer Abwesenheit weglassen und schreiben entweder, bis wann Sie nicht erreichbar sind, oder wann Sie wieder da sind. Zum Beispiel:
- Ich bin bis zum XX.XX. XXXX nicht per E-Mail erreichbar.
- Ich bin ab Dienstag, den XX.XX.XXXX wieder für Sie da.
Ob Sie den Grund der Abwesenheit angeben möchten, ist Ihnen überlassen bzw. sollten Sie diesen Punkt intern mit Ihren Vorgesetzten besprechen. Meist ist es unproblematisch einen Urlaub zu erwähnen, zum Beispiel:
- Ich bin bis zum XX.XX.XXXX im Urlaub.
Eine Abwesenheit aufgrund einer längeren Krankheit oder eines Kuraufenthalts möchten die meisten nicht in eine Abwesenheitsnotiz aufnehmen. Auch eine Elternzeit oder ein Sabbatical können, müssen aber nicht unbedingt erwähnt werden, wenn Sie diese private Information nicht preisgeben möchten. Sind Sie auf unbestimmte oder sehr lange Zeit nicht erreichbar, können Sie schreiben:
- Ich bin derzeit nicht per E-Mail erreichbar.
- Ich bin derzeit im Sabbatical / in der Elternzeit.
Wird die E-Mail gelesen oder weitergeleitet?
Klären sollten Sie in einer Abwesenheitsnotiz auch, ob die eingehende E-Mail weitergeleitet oder von einer anderen Person gelesen und beantwortet wird. Meist ist das nicht der Fall und auch aus Datenschutzgründen oft problematisch. Sie können zum Beispiel schreiben:
- Ihre E-Mail wird in meiner Abwesenheit nicht weitergeleitet oder gelesen.
Optional ergänzen Sie Gründe dafür, zum Beispiel:
- Aus Datenschutzgründen kann Ihre E-Mail leider nicht weitergeleitet werden.
Wer übernimmt Ihre Vertretung?
Haben Sie während Ihrer Abwesenheit eine Vertretung, dann sollten Sie diese in der Abwesenheitsnotiz unbedingt erwähnen und eine Kontaktmöglichkeit angeben:
- Meine Vertretung übernimmt XX, den / die Sie per E-Mail an xx@xx.xx erreichen.
Um Ihre Kollegen während Ihrer Abwesenheit nicht zu überlasten, können Sie ergänzend schreiben:
- In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine Kollegin XX unter der Telefonnummer XXX.
- Für Notfälle steht Ihnen meine Vertretung XX unter XXX zur Verfügung.
Abschluss
Vergessen Sie nicht eine freundliche Schlussformel, wie zum Beispiel:
- Viele / beste / freundliche Grüße
Ihr Name
Englische Übersetzung
Haben Sie viele internationale Ansprechpartner, Kunden oder Kollegen, dann sollten Sie eine englische Übersetzung in Ihre Abwesenheitsnotiz einfügen oder je nach Branche Ihre Abwesenheitsnotiz ganz auf Englisch erstellen.
Worauf sollten Sie in einer Abwesenheitsnotiz verzichten?
Vermeiden Sie in einer Abwesenheitsnotiz, sich negativ über Ihre Arbeit oder Ihren Arbeitgeber zu äußern oder Schadenfreude über einen langen Urlaub oder ein Sabbatical auszudrücken, wie zum Beispiel:
- Endlich beginnt die schönste Zeit des Jahres. Ich bin im Urlaub bis zum XX.
- Endlich weg vom Schreibtisch. Während meines Urlaubs bis zum XX lese ich keine E-Mails.
Vermeiden Sie auch zu saloppe Formulierungen, wie zum Beispiel:
- Ich bin dann mal weg und lese deine E-Mail nicht.
Ausufernde Erklärungen, Gedichte über Wanderungen oder Naturerlebnisse – solche Texte gehören ebenfalls nicht in eine neutrale und kurze Abwesenheitsnotiz. Vorsicht ist auch bei Witzen und Sprachspielen, Emoticons (bitte wenn dann sehr sparsam verwenden) oder vermeintlich lustigen GIFs geboten, wie diesem hier.
Vorlagen für eine Abwesenheitsnotiz
Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, haben wir für Sie diese Vorlagen für eine Abwesenheitsnotiz für bestimmte Anlässe erstellt:
Abwesenheitsnotiz Urlaub
Betreff: Abwesenheitsnotiz
Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis einschließlich XX.XX.XXXX im Urlaub. Ihre E-Mail wird aus Datenschutzgründen nicht weitergeleitet und ich kann Ihnen erst nach meiner Rückkehr antworten. In dringenden Fällen hilft Ihnen meine Kollegin XX weiter, die Sie per E-Mail an xx@xx.xx erreichen.
Beste Grüße
Name
Abwesenheitsnotiz Elternzeit
Guten Tag,
ich bin bis voraussichtlich XX.XX.XXXX in Elternzeit. Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet oder gelesen. Bitte wenden Sie sich an meine Vertretung XX, die Sie per E-Mail an xx@xx.xx oder telefonisch unter XXXX erreichen.
Viele Grüße
Name
Abwesenheitsnotiz Sabbatical
Vielen Dank für Ihre Nachricht, die mich in meinem Sabbatical erreicht. Ich kann Ihre E-Mail erst nach meiner Rückkehr am XX.XX.XXXX beantworten. Meine Vertretung übernimmt XX, die Sie per E-Mail an xx@xx.xx oder telefonisch unter XXXX erreichen.
Alles Gute
Name
Abwesenheitsnotiz nach Kündigung oder Beschäftigungsende
Vielen Dank für Ihre Nachricht. Seit dem XX.XX.XXXX bin ich nicht mehr für [Unternehmen] tätig und kann Ihre E-Mail nicht beantworten. Bitte wenden Sie sich an meine Nachfolgerin XX, die Sie per E-Mail an xx@xx.xx erreichen. Bitte beachten Sie, dass Ihre E-Mail nicht automatisch weitergeleitet wird.
Freundliche Grüße
Name
Englische Abwesenheitsnotiz
Subject: Out of Office
Thank you for your email. I’m currently on annual leave until XX/XX/XXXX and can’t read or answer your email. Please get in touch with my colleague XX (email: xx@xx.xx, phone: XXX-XXX XX XX) who will be able to help you.
Kind regards,
Name
