Wissensmanagement im Unternehmen: Definition, Ziele und Methoden

Was ist Wissensmanagement und wie funktioniert es?

Wissen ist eine zentrale Ressource von Unternehmen und Wissensmanagement ein wichtiger Faktor für den unternehmerischen Erfolg. Wir erläutern Ihnen in diesem Blogbeitrag, was die Definition von Wissensmanagement ist, welche Ziele Wissensmanagement allgemein verfolgt, welche Methoden des Wissensmanagements es gibt und wie Sie ein effizientes Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen aufbauen.

Wissen und Wissensmanagement: Definition

Unter Wissen versteht man die Gesamtheit aller Kenntnisse und Fähigkeiten, die einem Individuum zur Lösung von Problemen und Aufgaben zur Verfügung steht. Wissen ist also zunächst an eine Person gebunden und umfasst sowohl hartes (explizites) Wissen wie Fakten und Daten als auch softes (implizites) Wissen wie persönliche Erfahrungen, Wertvorstellungen und Denk- und Verhaltensmuster.

Wissensmanagement (Englisch: Knowledge Management) ist definiert als Methode, um die Gesamtheit des Wissens zu organisieren und zu nutzen. Damit sowohl das explizite Wissen als auch das implizite Wissen von Mitarbeitern beim Wissensmanagement Berücksichtigung finden, braucht das Unternehmen eine passende Strategie.

Ziele und Vorteile des Wissensmanagements

Wie oben geschrieben, ist Wissen eine zentrale unternehmerische Ressource. Viele Unternehmen haben dies erkannt und pflegen bereits eine ausgeprägte Wissenskultur: Sie wertschätzen und bewahren das bereits vorhandene Wissen ihrer Mitarbeiter in Wissensdatenbanken, sorgen durch Weiterbildungen dafür, dass neues Wissen in das Unternehmen hineingetragen wird, kümmern sich um einen gut durchdachten Onboarding-Prozess für den Wissenstransfer und setzen zum Beispiel Prozessdokumentationen ein, um Wissen zu speichern und weiterzugeben.

Dies alles sind Aspekte des Wissensmanagements, das folgende generelle Ziele verfolgt:

• Informationen werden schnell verfügbar gemacht

Mitarbeiter sollen schnell und problemlos auf Wissen auch aus anderen Arbeitsbereichen zugreifen können. Sie erhalten dadurch schneller Antworten auf Fragen, verbringen weniger Zeit mit der Suche nach Informationen, mehr Zeit mit ihrer eigentlichen Arbeit und der Wertschöpfung und können effizienter arbeiten.

• Innovationen werden gefördert

Ein offener Zugang zu Wissen und der Wissenstransfer zwischen verschiedenen Abteilungen und Unternehmenseinheiten erleichtern Innovationen und die Entwicklung neuer Produkte und Geschäftsmodelle.

• Expertise kann schnell ausfindig gemacht werden

Wissensmanagement verkürzt die Suche nach Fachexperten im Unternehmen und speichert, wer welches Projekt durchgeführt hat und sich mit bestimmten Themen auskennt. Auch Fehlzuschreibungen von Expertise können mit Wissensmanagement vermieden werden.

• Onboarding und Einarbeitung werden erleichtert und verkürzt

Mit Wissensmanagement können Sie die Einarbeitungszeit verkürzen, indem Sie wiederkehrende Abläufe und Informationen für Übergaben oder das Onboarding zentral abspeichern und zugänglich machen. Neue Mitarbeiter können diese Informationen dann nach Bedarf abrufen (auch mehrmals).

• Neues Wissen kann schneller verbreitet werden

Weiterbildungen und lebenslanges Lernen sind ein fester Bestandteil einer Arbeitsbiografie. Wissensmanagement stellt sicher, dass sich Investitionen in Weiter- und Fortbildungen für das gesamte Unternehmen lohnen. Neues Wissen wird bewahrt, weitergegeben und kann für Innovationen nutzbar gemacht werden.

• Eine positive Unternehmenskultur wird gefördert

Investitionen in das Wissensmanagement haben nicht nur positive Auswirkungen auf Wettbewerbsfähigkeit und Unternehmenserfolg. Sie drücken auch Wertschätzung gegenüber den Mitarbeitern und ihren Wissensressourcen aus und können die interne Unternehmenskommunikation und die Entwicklung der Corporate Identity positiv beeinflussen.

• Eine gleichbleibende Qualität wird sichergestellt

Indem Sie erworbenes Wissen speichern und für neue Projekte und Aufgaben bereitstellen, sorgen Sie für eine gleichbleibend gute Qualität der Arbeit Ihrer Mitarbeiter sicher. Gutes Wissensmanagement sorgt dafür, dass alle Mitarbeiter immer auf die gleichen Informationen z. B. für Arbeitsanweisungen oder Prozessbeschreibungen zurückgreifen können und die Inhalte aktuell sind.

Methoden des Wissensmanagements

Generell unterscheidet man beim Wissensmanagement zwischen zwei Methoden, Wissen zu speichern und weiterzugeben: die Kodifizierung und die Personalisierung.

Wissensmanagement durch Kodifizierung

Weiter oben haben wir bereits das explizite Wissen erwähnt, wie Fakten und Daten. Diese Art von hartem Wissen lässt sich relativ einfach verschriftlichen und speichern, zum Beispiel in einer Wissensdatenbank. Generell versteht man unter Kodifizierung, Wissen von einer Person loszulösen und zum Beispiel in ein Dokument zu übertragen. Das Wissen steht nachfolgend für alle zur Verfügung, es kann darauf zugegriffen und weiterentwickelt werden.

Wissensmanagement durch Personalisierung

Implizites Wissen wie individuelle Verhaltensweisen oder Erfahrungen sind meist weniger für die Kodifizierung geeignet. Wissen, das nicht kodifiziert und gespeichert werden kann, nennt man personalisiertes Wissen. Auch dieses spielt im Wissensmanagement eine wichtige Rolle. Unternehmen müssen dafür sorgen, dass Rahmenbedingungen geschaffen werden, damit das an eine Person geknüpfte implizite Wissen nicht verloren geht, sondern weitergegeben und für Innovationen genutzt werden kann. Hier helfen neue digitale Formate wie digitale Netzwerke und Instant Messaging, um den direkten persönlichen Kontakt zur Wissensweitergabe zu fördern.

Aufbau eines Wissensmanagements

Man muss nicht alles wissen. Man muss nur wissen, wo es steht. Oder wie Albert Einstein es ausgedrückt haben soll: „Wissen heißt wissen, wo es geschrieben steht.“ Beim Wissensmanagement geht es darum, das gespeicherte Wissen gut durchsuchbar und auffindbar zu machen. Um das zu erreichen, wählen viele Unternehmen eine passende Wissensdatenbank und etablieren Best Practices für den Aufbau und die Pflege dieser Wissensdatenbank.

Bevor Sie damit starten, sollten Sie sich jedoch bewusst machen, dass Wissensmanagement ein systematischer und kontinuierlicher Prozess sein muss und Teil einer wiederkehrenden Routine und täglicher Arbeitsabläufe in einem Unternehmen. Neben Tools und Werkzeugen wie Wissensdatenbanken erfordert das Wissensmanagement die Zusammenarbeit vieler Unternehmensbereiche: von HR über die Geschäftsleitung bis zur IT.

Verantwortliche für das Wissensmanagement

Die Personalabteilung verwaltet die Träger des Wissens eines Unternehmens: die Mitarbeiter und ihre Fähigkeiten. Daher bietet sich HR bei vielen Unternehmen für die Koordination des Wissensmanagements an. Je nach Größe und Art des Unternehmens kann jedoch auch eine eigene Stelle für das Knowledge Management geschaffen werden, häufig als Chief Information Officer (CIO) bezeichnet. Neben der Geschäftsführung, welche die Hauptverantwortung für das Wissensmanagement trägt, kommt der IT-Abteilung eine wichtige Rolle zu: Die Nutzung von digitalen Werkzeugen wie Wissensdatenbanken erfordert ihre Expertise hinsichtlich Eignung, Kosten, Support und Pflege.

Aufgaben des Wissensmanagements

Um erfolgreich zu sein, muss Wissensmanagement diese drei Aufgaben erfüllen:

1. Vorhandenes Wissen speichern

Sorgen Sie dafür, dass vorhandenes Wissen systematisch gespeichert wird. Sie vermeiden dadurch lange Suchzeiten Ihrer Mitarbeiter oder sogar den Verlust von Wissen und können die Effizienz im Unternehmen steigern. Bei der Speicherung von Wissen spielt die Nutzung eines passenden Wissensmanagement-Tools oder einer Wissensdatenbank eine entscheidende Rolle. Aber auch der Aufbau und die richtige Pflege einer solchen Datenbank sind für den Erfolg entscheidend, ebenso wie die Schulung der Mitarbeiter im Umgang damit. Über die richtige Pflege von Metadaten, Kategorien und Schlagworten stellen Sie zum Beispiel sicher, dass das gespeicherte Wissen durchsuchbar ist.

2. Wissenstransfer ermöglichen

Erfolgreiches Wissensmanagement stellt sicher, dass Wissen zwischen Mitarbeitern, Abteilungen und sogar Standorten geteilt wird. Oftmals beschränkt sich die Wissensweitergabe auf eine Abteilung bis hin zur Pflege von getrennten Wissensdatenbanken. Wissen kann jedoch nur dann seine volle Kraft entfalten, wenn es aus diversen Quellen stammt und untereinander ausgetauscht und weiterentwickelt wird. Dann sind Innovationen und die Entwicklung von neuem Wissen möglich.

3. Neues Wissen einbringen und entwickeln

In einem Unternehmen entsteht stetig neues Wissen, sei es durch externe Quellen wie Weiterbildungen oder den Besuch von Konferenzen oder beim Austausch und der Weiterentwicklung von bereits vorhandenem internem Wissen. Wissensmanagement stellt sicher, dass dieses neue Wissen nachhaltig gespeichert und eingebracht wird. Das schließt Scheitern und misslungene Projekte ein, denn auch die daraus gewonnenen Erkenntnisse sind wertvolles Wissen.