Knowledge Base: Wissensdatenbanken im Überblick

Welche Wissensmanagement-Tools gibt es und was zeichnet sie aus?

Um das Wissen von Mitarbeitern zu erfassen, zu speichern, weiterzuentwickeln und weiterzugeben eignen sich Wissensmanagement. Als Knowledge Base dienen diese Software-Lösungen dazu, Wissensressourcen zu verwalten und einen zentralen Ort für das Wissensmanagement zu schaffen, auf den alle Mitarbeiter zugreifen können.

Die Bedeutung von Wissensmanagement und den entsprechenden Tools haben auch viele Software-Anbieter erkannt. Aktuell gibt es eine große Zahl von Wissensdatenbanken auf dem Markt, die um Abonnenten und Käufer konkurrieren. Sind Sie auf der Suche nach einer Lösung für Ihre Wissensdatenbank, dann lesen Sie hier eine Übersicht über beliebte Wissensmanagement-Tools. Zunächst geben wir Ihnen einige Tipps zur Auswahl einer geeigneten Wissensdatenbank.

Knowledge Base: Tipps zur Auswahl einer Wissensdatenbank

Bevor Sie sich für eine Wissensdatenbank entscheiden und diese mit dem Wissen Ihres Unternehmens füllen, sollten Sie diese Tipps beachten:

• Eine Wissensdatenbank muss langfristig funktionieren und skalierbar sein

Haben Sie sich einmal für ein Wissensmanagement-Tool entschieden, dann werden Sie viel Zeit mit der Pflege und dem Aufbau dieser Wissensdatenbank verbringen. Stellen Sie daher sicher, dass dieses Tool alle Ihre Anforderungen erfüllt und auch ausreichend skalierbar ist. Wächst Ihr Unternehmen oder kommen viele neue Mitarbeiter oder neue Aufgabenbereiche hinzu, dann sollte auch Ihre Wissensdatenbank mitwachsen können.

• Die Inhalte einer Wissensdatenbank müssen exportierbar sein

Niemand kann in die Zukunft schauen und es kann nötig werden, die vielen Inhalte in Ihrer Wissensdatenbank einmal an einem anderen Ort zu speichern oder zu exportieren. Achten Sie daher von Beginn darauf, dass die Inhalte aus der Datenbank gezogen und in einem Standardformat gespeichert werden können. Auch kann es vorkommen, dass die Software irgendwann eingestellt oder keine Updates mehr verfügbar sind.

• Vorhandene Wissensinhalte müssen importierbar sein

Sicher haben Sie bereits Wissen in Ihrem Unternehmen gesammelt und dokumentiert, das in unterschiedlichen Formaten vorliegen kann. Wissen kann z. B. als Bildschirmaufzeichnung oder Screenrecording vorliegen, als Prozessbeschreibung oder Arbeitsanweisung. Stellen Sie sicher, dass das Wissensmanagement-Tool diese Formate unterstützt und Sie das bereits vorhandene Wissen dort einspeisen können.

• Testen Sie mehrere Wissensdatenbanken

Von den meisten Wissensdatenbanken gibt es entweder kostenlose Basisversionen oder Testversionen. Nutzen Sie diese Angebote, um das Wissensmanagement-Tool in der Praxis zu testen. Binden Sie dabei verschiedene Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen und Unternehmensbereichen mit je eigenen Bedürfnissen und Anforderungen aus. Werten Sie die Testergebnisse und das Feedback Ihrer Kollegen aus, bevor Sie sich für eine Knowledge Base entscheiden.

• Lassen Sie sich von den Anbietern der Wissensdatenbanken beraten

Kontaktieren Sie den Hersteller oder Anbieter der Wissensdatenbank, bevor Sie sich für ein Tool entscheiden. Lassen Sie sich umfassend beraten und klären Sie Fragen, die während der Testphase aufgekommen sind. Bringen Sie auch in Erfahrung, welchen Support und Service Sie vom Anbieter erwarten können. Dabei bekommen Sie auch ein Gefühl dafür, wie schnell und umfassend Ihnen bei Problemen in Zukunft geholfen werden kann. Gegebenenfalls können Ihnen dann auch maßgeschneiderte Angebote gemacht werden.

• Informieren Sie sich vorab über Zusatzkosten

Brauchen Sie zur Nutzung des Wissensmanagement-Tools eine (kostenpflichtige) Schulung? Sind der telefonische Support oder Upgrades in den Kosten bereits enthalten? Klären Sie vorab, ob es (verdeckte) Zusatzkosten gibt.

Wissensdatenbanken: 5 beliebte Wissensmanagement-Tools

Unternehmen setzen Wissensdatenbanken sowohl für interne als auch externe Zwecke ein. Möchten Sie eine Knowledge Base nutzen, um vor allem unternehmensinternes Wissen zu speichern und zu verwalten, dann gibt es dafür andere Lösungen als zum Beispiel für Wissensdatenbanken, die für den Kundensupport eingesetzt werden. Wir stellen Ihnen hier verschiedene beliebte Wissensmanagement-Tools vor und geben an, für welche Anwendungen sich diese Wissensdatenbanken besonders eignen.

Confluence

Confluence ist eine kommerzielle Wiki-Software des australischen Software-Unternehmens Atlassian. Das Wissensmanagement-Tool erlaubt Unternehmen, Wissen zu dokumentieren und zu kommunizieren und den Wissensaustausch innerhalb eines Unternehmens in einer Wissensdatenbank zu organisieren. Dokumente können von Mitarbeitern gemeinsam erstellt, bearbeitet und überprüft werden. Es können verschiedene Arten von Dokumenten wie Meetingprotokolle oder Forschungsberichte verwaltet werden und Feedback zu den Inhalten gegeben und eingesehen werden. Die Software kann lokal oder cloudbasiert gespeichert werden. Der Zugriff auf vertrauliche Daten kann ebenfalls beschränkt werden. Weiterhin können Aufgaben an Mitarbeiter delegiert und der Bearbeitungsfortschritt verfolgt werden.

In einer Basisversion ist Confluence für bis zu 10 Nutzer kostenfrei, für mehr Nutzer und weitere Funktionen zahlt man ab 5.50 $ pro Nutzer und Monat.

Evernote

Das Wissensmanagement-Tool Evernote eignet sich besonders für das Verwalten von Dokumenten, Informationen und Projektkollaborationen in Unternehmen. Es erleichtert die Zusammenarbeit und den Workflow unter den Mitarbeitern und erlaubt Zugriff, Upload, Bearbeiten und Teilen von Dokumenten und Dateien.

Die Basisversion von Evernote ist kostenfrei für die Synchronisation auf 2 Geräten und maximal 60 MB Upload-Kontingent pro Monat. Danach gibt es professionelle Abos ab 8,99 € pro Monat für beliebig viele Geräte.

Bitrix24

Bitrix24 bietet als Wissensmanagement-Software Funktionen für die Zusammenarbeit, Aufgabenverwaltung und Kommunikation. Dateien, Projekte, Kontakte und Aufgaben können verwaltet und durchsucht werden. Außerdem bietet die Software die Möglichkeit, Kundenkontakte zu protokollieren und zu speichern und Lead-Daten zu erfassen.

Bitrix24 bietet eine kostenlose Basisversion mit eingeschränkten Funktionen für unbeschränkt viele Nutzer. Kostenpflichtige Versionen starten bei 43 € pro Monat für bis zu 5 Nutzer.

Zendesk

Zendesk ist ein umfangreiches Wissensmanagement-Tool, das für Unternehmen aller Größen geeignet ist. Das cloudbasierte Tool eignet sich zum Aufbau einer Wissensdatenbank und für Kundenservice-Portale. Community-Funktionen ermöglichen Fragen und den direkten Austausch zwischen Kunden und Unternehmen. Das Front-End lässt sich an das Corporate Design des Unternehmens anpassen und die Software kann in andere Anwendungen wie Salesforce oder Google Analytics integriert werden.

Es gibt eine kostenlose Basisversion, kostenpflichtige Versionen starten ab 49 € pro Mitarbeiter und Monat.

Zoho Desk

Neben einer cloudbasierten Wissensdatenbank bietet Zoho Desk umfangreiche Funktionen für den Kundenservice und Support Teams. Gespeichertes Wissen ist zentralisiert für Kunden und Mitarbeiter zugänglich und die Wissensdatenbank einfach durchsuchbar. Die Software erlaubt zudem das Pflegen und Nutzen verschiedener Datenbanken für unterschiedliche Kunden oder Marken.

Eine freie Basisversion gibt es für 3 Mitarbeiter, kostenpflichtige Versionen beginnen bei 14 € pro Mitarbeiter und Monat.

Gefällt Ihnen keines dieser Tools hundertprozentig? Haben Sie Bedürfnisse, die von keinem kommerziellen Wissensmanagement-Tool abgedeckt werden? Dann organisieren Sie Ihr Wissen selbst und schaffen Ihre eigene Wissensdatenbank. Dabei können Wiki-Lösungen wie das von Wikipedia genutzte MediaWiki oder vergleichbare Lösungen wie DokuWiki oder TWiki helfen. Manchmal reicht es schon, eine gut organisierte digitale Ordnerstruktur auf Ihrem Server zu etablieren, damit kein Wissen verloren geht und Dokumente und Lösungen jederzeit einfach auffindbar sind.