Webinar vorbereiten: Webinar-Software wählen und Präsentation erstellen

Plus Tipps zu technischer Ausstattung und Probedurchlauf

Webinare werden immer beliebter und zunehmend sehr professionell durchgeführt. Wenn Sie gerade ein Webinar vorbereiten, dann lesen Sie unsere Tipps zur Wahl einer Webinar-Software und zur technischen Ausstattung und erfahren Sie, wie Sie eine Präsentation für ein Webinar erstellen und sich gut auf ein Webinar vorbereiten.

Inhalt

Warum gibt es aktuell so viele Webinare?

Das brauchen Sie für ein Webinar: technische Ausstattung

Tipps für die Wahl einer Webinar-Software

So erstellen Sie eine Präsentation für ein Webinar

So bereiten Sie sich gut auf Ihr Webinar vor

Warum gibt es aktuell so viele Webinare?

Webinare gibt es nicht erst seit der Corona-Pandemie. Doch die damit verbundenen Einschränkungen haben viele Veranstalter von Schulungen und Weiterbildungen dazu gezwungen, Seminare online abzuhalten. Gleichzeitig haben sowohl die Anbieter als auch die Teilnehmenden die vielen Vorteile von Webinaren und E-Learning-Angeboten erkannt, wie die örtliche Flexibilität und die Einsparung von Kosten zum Beispiel für die Anreise. Das Format Webinar wird uns daher wahrscheinlich auch in Zukunft erhalten bleiben und gern genutzt werden. Da es aber immer mehr Angebote von Webinaren gibt, professionalisieren sich sowohl die Anbieter von Webinaren als auch die Softwareoptionen für Webinare. Um neben Ihrer Konkurrenz zu bestehen, sollten Sie also Ihr Webinar sehr gut planen und für die richtigen Rahmenbedingungen sorgen.

Das brauchen Sie für ein Webinar: technische Ausstattung

Theoretisch kann ein Webinar schon mit einem Smartphone durchgeführt werden. In der Praxis reicht das jedoch meist nicht aus. Natürlich hängt die technische Ausrüstung für ein Webinar auch stark vom Budget und der Zielgruppe ab. Damit die Teilnehmenden jedoch wirklich Spaß an Ihrem Webinar haben, der Inhalt sowohl akustisch gut hörbar als auch visuell ansprechend ist, sollten Sie für gute technische Rahmenbedingungen sorgen. Möchten Sie ein Webinar veranstalten, dann benötigen Sie dafür als Grundausstattung und Webinar-Hardware:

• Computer
• gute WLAN-Verbindung
• optional ein qualitativ hochwertiges Mikrofon
• optional eine qualitativ hochwertige Webkamera
• optional gute Beleuchtung für die Aufnahme
• eine Software zur Aufzeichnung Ihres Webinars
• eine Webinar-Software

In manchen Fällen mag ein Standard-Headset mit Kopfhörer und Mikrofon oder sogar das integrierte Computermikrofon ausreichen. Wollen Sie es professionell angehen, dann nutzen Sie neben hochwertigen Kopfhörern auch ein externes Aufnahmemikrofon, das Hintergrundgeräusche ausblendet – so garantieren Sie nicht nur eine gute Audioqualität während des Webinars, sondern auch eine gute Aufnahmequalität der Aufzeichnung.

Gleiches gilt für das Bild: Als Basis reichen integrierte Computerkameras – die ja auch immer besser werden. Für eine optimale Bildqualität sollten Sie in eine bessere externe Webcam investieren. Sorgen Sie zudem für eine gute Beleuchtung Ihrer Aufnahmeumgebung und nutzen Sie zur perfekten Ausleuchtung zusätzliche Studioleuchten und Fotolampen. Und vor allem: Machen Sie sich das digitale Format Ihres Seminars zunutze und zeichnen Sie Ihr Webinar auf: Egal, ob Sie das Webinar später weiterverwenden oder verkaufen möchten oder einfach, um das Webinar im Anschluss zu evaluieren. Ein Webinar aufzunehmen ist ganz einfach mit einer guten Screencast-Software wie Snagit. Beachten Sie jedoch: Vor der Aufnahme sollten Sie das Einverständnis Ihrer Webinar-Teilnehmenden einholen, sollten diese zum Beispiel im Bild sein oder anderweitig in der Aufnahme vorkommen.

Tipps für die Wahl einer Webinar-Software

Natürlich können Sie auch bei der Webinar-Software auf gängige, teils kostenfreie Videokonferenztools zurückgreifen, wie zum Beispiel Zoom, Google Meet oder Amazon Chime. Mittlerweile gibt es jedoch auch spezielle Software für Webinare mit nützlichen integrierten Zusatzfunktionen, wie zum Beispiel Chat, Whiteboards, Umfrage-Tools oder einer integrierten Bildschirmaufzeichnung. Nicht alle kostenfreien Videokonferenztools entsprechen zudem immer den aktuellen Datenschutzbestimmungen. Hier kann spezielle Webinar-Software punkten. Unsere Tipps:

Eine Webinar-Software, die in Sachen Datenschutz auf Nummer sicher geht, ist bbbserver: Sie ist DSGVO-konform, nutzt ausschließlich Server in der EU und die Open Source Software BigBlueButton. bbbserver hat eine besonders einfach zu bedienende Nutzeroberfläche, garantiert eine gute Audio- und Videoqualität, bietet unter anderem eine Chatfunktion, Whiteboards, Breakout-Räume und Screensharing. Viele öffentliche Einrichtungen und Bildungsinstitutionen nutzen bbbserver bereits und profitieren von der browserbasierten Nutzung, das heißt, es muss keine spezielle Software heruntergeladen und installiert werden.

Eine weitere Webinar-Software, die in Sachen Datenschutz punktet, ist edudip: Sie nutzt ausschließlich EU-Server und ist DSGVO-konform. Bei edudip können Kunden individuelle Landingpages für ihr Seminarangebot anlegen und ihren Account mit gängigen Newsletter-Programmen verknüpfen. edudip ist ebenfalls browserbasiert und bietet Standardfunktionen wie Chats, Umfrage-Tools und Screensharing.

Eine weitere beliebte Webinar-Software ist ClickMeeting: Ebenfalls browserbasiert bietet ClickMeeting ähnliche Funktionen wie bbbserver, zum Beispiel Screensharing, Whiteboards und Chat sowie darüber hinaus Umfrage-Tools und Analyse-Möglichkeiten. Unternehmen können sich auf ClickMeeting einen eigenen Seminarraum einrichten inklusive Logo und Branding. ClickMeeting ist kostenpflichtig, wobei es verschiedene Optionen je nach Teilnehmeranzahl gibt.

Bevor Sie sich für eine kostenpflichtige Webinar-Software entscheiden, haben Sie immer die Möglichkeit, diese kostenlos zu testen. Probieren Sie einfach verschiedene Software-Umgebungen aus und entscheiden Sie sich für die Webinar-Software, die gut zu Ihrem Angebot, Ihren Anforderungen und den Webinar-Teilnehmenden passt.

So erstellen Sie eine Präsentation für ein Webinar

Wenn es um den Inhalt Ihres Webinars gibt, dann gibt es einige Punkte, die bei einem Online-Seminar anders sind als bei einem Live-Seminar:

1. Eignet sich PowerPoint für ein Webinar? Natürlich können Sie wie auch in Live-Seminaren PowerPoint-Präsentationen nutzen. Achten Sie beim Webinar besonders auf die Lesbarkeit: Nutzen Sie große Schriften und verzichten Sie, wenn möglich auf kleine Kopf- oder Fußzeilen. Bedenken Sie zudem, dass Animationen nicht immer gut funktionieren: Je nach Übertragungsrate kann es zum Stocken oder zu Zeitverzögerungen kommen. Nutzen Sie Ihren Mauszeiger oder die Zoom-Funktion, um deutlich zu machen, wo Sie sich gerade in der Präsentation befinden.
2. Gestalten Sie Ihre Präsentation abwechslungsreich: Klicken Sie sich nicht einfach durch Ihre Folien, sondern nutzen Sie während der Präsentation auch Einspielungen von zum Beispiel Videoclips auf YouTube oder zeigen Sie externe Websites oder Webinhalte, die Ihre Präsentation gut ergänzen. Auch vorbereitete Videoeinspieler zu Beginn eines neuen Themas setzen Akzente und halten die Aufmerksamkeit.
3. Bleiben Sie interaktiv: Einen 45-minütigen Vortrag schaut sich niemand gern durchgängig am Computer an. Nutzen Sie die vielen digitalen Möglichkeiten und Funktionen einer Webinar-Software. Im Chat können Ihre Nutzer Fragen stellen oder kommentieren. Mit Umfrage-Tools können Sie z. B. herausfinden, woher die Teilnehmenden kommen, was sie erwarten und was sie besonders interessiert. In Breakout-Rooms kann Gruppenarbeit stattfinden. Und am Whiteboard können alle gemeinsam an Aufgaben arbeiten.
4. Wechseln Sie die Ansicht: Bei vielen Bühnenstücken findet circa alle 10 Minuten eine neue Szene statt. Sorgen Sie während Ihrer Webinar-Präsentation dafür, dass die Teilnehmenden nicht nur eine Ansicht sehen, zum Beispiel Ihr Gesicht. Wechseln Sie zwischen verschiedenen Ansichten wie der Präsentationsansicht, Ihnen selbst oder Einspielern und Whiteboard-Aktivitäten.
5. Denken Sie an Pausen: Längere Online-Präsentationen brauchen Pausen. Geben Sie Ihren Webinar-Teilnehmenden Gelegenheit, aufzustehen, sich einen Tee zu machen oder kurz das Fenster zu öffnen. Je nach Publikum sollten Sie nicht länger als 45 Minuten am Stück am Computer vortragen. Sie können sogar kurze physische Aktivitäten einbauen, wie zum Beispiel ein paar Yoga-Übungen.
6. Weisen Sie auf eine Etikette hin: Wie sollen Wortmeldungen und Fragen stattfinden? Per virtuellem Handzeichen, im Chat oder in einer abschließenden Fragerunde? Wie möchten Sie selbst und die Teilnehmenden angesprochen werden? Bei kleinen Runden kann das Du durchaus Sinn machen. Klären Sie zu Beginn des Webinars die Etikette.

So bereiten Sie sich gut auf Ihr Webinar vor

Sie haben sich das perfekte Webinar-Equipment besorgt, Ihre Webinar-Software eingerichtet und eine Präsentation für Ihr Webinar erstellt. Doch ein wichtiger Schritt zur Vorbereitung Ihres Webinars fehlt noch: die eigentliche Vorbereitung und Probe Ihres Vortrags bzw. Ihrer Präsentation:

1. Schreiben Sie ein Skript: Nicht einmal die versierteste Talkshow-Moderatorin kann längere Zeit am Stück ohne Skript durch eine Sendung führen. Also notieren Sie sich vorab, was Sie wann sagen oder erklären möchten. Halten Sie die Zeit fest, die Sie für bestimmte Abschnitte einplanen.
2. Proben Sie Ihre Präsentation: Auch wenn Improvisieren Ihre Stärke ist, sollten Sie auf jeden Fall Ihre Webinar-Präsentation vorab proben, wenn möglich mehrere Male. Stellen Sie sicher, dass Ihre Zeitplanung funktioniert und Sie sicher Ihren Vortrag beherrschen. Dann können Sie während des Webinars immer noch improvisieren, wenn es Gelegenheit dazu gibt. Sie können sich während der Probe auch aufzeichnen, zum Beispiel mit Camtasia zur Bildschirmaufzeichnung. Schauen Sie sich Ihren Vortrag an und feilen Sie an Ihrer Präsentation.
3. Prüfen Sie Ihr Equipment und die Ausleuchtung: Indem Sie Ihre Probe aufzeichnen, prüfen Sie gleichzeitig, ob Kamera, Mikrofon und Beleuchtung richtig eingestellt sind und einwandfrei funktionieren.