Wie Sie mit asynchronen Videos effiziente Meetings abhalten

Verbringen Sie zu viel Zeit in Besprechungen und fragen sich, wie Sie effizientere Meetings abhalten können? Dann sind Sie nicht allein. Laut dieser Umfrage entfallen durchschnittlich etwas mehr als 5 Stunden pro Woche auf Besprechungen, von denen gut 2 Stunden als überflüssig wahrgenommen werden. Damit verbringen wir im Schnitt 100 Stunden im Jahr in unnötigen Meetings. Andere Studien verweisen auf alarmierende 80 % der Arbeitszeit, die Führungskräfte in Meetings verbringen. Rund 71 % dieser Führungskräfte sind der Meinung, viele Meetings seien unproduktiv und ineffizient, führen also nicht zu besseren Arbeitsergebnissen. Gut zu wissen ist auch, dass nur 20 % der Führungskräfte Schulungen zur Durchführung effektiver Meetings erhalten. Wie also geht es besser?

Besprechungen müssen keine Zeitverschwendung sein. Um Meetings effizient zu gestalten, hilft eine asynchrone Kommunikation hin zu einer “Async-first”-Mentalität. Wie das geht und wie Sie Ihre Meetings in Zukunft so gestalten, dass Sie mehr Zeit für konzentriertes und effektives Arbeiten haben, lesen Sie im Beitrag. Machen Sie mit unseren Tipps Ihren Kalender frei für die wirklich wichtigen Aufgaben!

Inhalt:

Wie Meetings die Produktivität stören

Meetings zwingen uns, den Kontext zu ändern

Meetings verringern die Zeit für konzentriertes Arbeiten

Was zeichnet gute Meetings aus?

Asynchrone Videos machen Meetings kürzer und effektiver

Arten von Meetings, die Sie mit einem asynchronen Video ersetzen können

Meetings zum einseitigen Informationsaustausch

Antworten auf die Frage “Wie mache ich …?”

Feedback geben

Die Vorteile von asynchronen Videos statt Meetings

Arbeit bleibt nicht in der Schwebe

Mehr haben die Möglichkeit, einen Beitrag zu leisten

Informationen können archiviert und langfristig genutzt werden

Vereinfachen Sie Ihr Arbeitsleben und verzichten Sie auf unnötige Meetings

Wie Meetings die Produktivität stören

Eins ist klar: Je mehr Zeit Sie in Meetings verbringen, desto weniger Zeit haben Sie, um Ihre Arbeit zu machen. Aber das ist noch nicht alles:

Meetings zwingen uns, den Kontext zu ändern

Die vielen Meetings in Ihrem Kalender zwingen Sie dazu, mehrmals am Tag den Kontext zu ändern. Und das ist schädlich für Ihre Aufmerksamkeit. Nehmen wir an, Sie arbeiten an einer Präsentation über Äpfel und müssen Ihre Arbeit für ein Meeting über Orangen unterbrechen.

Ihr Gehirn benötigt nun Zeit und Energie, um zwischen beiden Aufgaben zu wechseln. Die Orangen erhalten deshalb nicht Ihre volle Aufmerksamkeit, weil Sie noch teilweise über die Äpfel nachdenken. Wenn Sie dann wieder an Ihrem Apfel-Projekt arbeiten, denken Sie noch eine Weile über die Orangen nach.

Meetings verringern die Zeit für konzentriertes Arbeiten

Meetings unterteilen den Arbeitstag in viele kleine Zeiteinheiten. So bleiben Ihnen ein oder zwei Stunden hier oder 20 Minuten da, in denen Sie Ihre Arbeit erledigen können. Doch besonders für kognitiv herausfordernde Aufgaben wie kreative Lösungen oder Problemlösungen benötigt unser Gehirn längere, ununterbrochene Arbeitsphasen, um in den nötigen Fluss zu kommen. Fehlt diese Zeit, dann arbeiten wir weniger kreativ und treffen womöglich schlechtere Entscheidungen.

Was zeichnet gute Meetings aus?

Besprechungen wird es immer geben, denn in vielen Fällen sind sie auch sinnvoll. Manchmal ist ein synchrones Meeting in der Gruppe, um Ideen zu besprechen und Entscheidungen zu treffen, die beste Lösung. Vorab festzulegen, wann und warum Ihr Meeting stattfindet und wie es ablaufen wird, ist die Basis von effizienten Besprechungen. Gute Meetings zeichnet in der Regel aus:

• Sie haben ein klares Ziel und erwartbare Ergebnisse. Wenn Sie nicht schlüssig erklären können, warum das Meeting stattfinden soll, ist es wahrscheinlich überflüssig.
• Sie sind so kurz wie möglich. Nicht jedes Meeting muss eine Stunde dauern. Planen Sie nur so viel Zeit ein, die Sie Ihrer Meinung nach benötigen, um das angestrebte Ergebnis zu erzielen.
• Sie haben die richtigen Teilnehmer. Zu viele Teilnehmer können vom Thema des Meetings ablenken, weil dann auch auf nicht relevante Themen oder Fragen eingegangen wird. Sie vergeuden zudem die Zeit jener, für die das Meeting keine Relevanz hat.

Asynchrone Videos machen Meetings kürzer und effektiver

Ein effizientes Meeting braucht eine gute Planung, aber die extra Vorbereitungszeit lohnt sich. Möchten Sie die Dauer des synchronen Meetings verkürzen oder die Meetingzeit wirklich effizient nutzen? Dann sollten Sie für die Vor- und Nachbereitung asynchrone Kommunikationsformen einsetzen, wie zum Beispiel Videobotschaften.

Ein Beispiel: Sie planen ein Meeting für ein Brainstorming oder um eine Entscheidung zu treffen. Das Meeting hat natürlich einen Kontext, eine Vorgeschichte oder Hintergrundinformationen, die für die Diskussion nötig sind. Teilen Sie diese Informationen nicht erst während des Meetings!

Eine Präsentation mit Folien, Daten oder Beispiele, die Sie im Meeting teilen möchten, können Sie vorab in einem Bildschirmvideo aufzeichnen. Mit einer Screencast-App wie Snagit geht das einfach und ohne große Vorbereitung und das Bildschirmvideo können Sie mit einem Klick an Ihre Kollegen weitergeben. Mit Snagit zeichnen Sie Ihren Bildschirm, Ihr Mikrofon und bei Bedarf Ihre Kamera gleichzeitig auf und erstellen in wenigen Minuten ein teilbares Video.

Profi-Tipp: Nutzen Sie die Funktion Bildschirmzeichnen von Snagit, um während der Aufzeichnung wichtige Informationen hervorzuheben, und fügen Sie zum Beispiel Pfeile, Quadrate und nummerierte Listenpunkte in anpassbaren Farben ein.

Vorab versendet, haben Ihre Teilnehmer mehr Zeit, sich mit den Informationen zu beschäftigen und Fragen zu notieren, sodass eine anregende Diskussion während des Meetings möglich wird. Und: Ihr Meeting wird kürzer, denn Sie sparen die Zeit, die Sie für die Präsentation der Vorab-Informationen aufgewendet hätten.

Arten von Meetings, die Sie mit einem asynchronen Video ersetzen können

Manchmal ist die produktivste Art, ein Meeting abzuhalten, darauf zu verzichten.

Viele Besprechungen, die wir besuchen müssen, werden aus Gewohnheit angesetzt. Diese Arten von Meetings sind meist überflüssig und in einem anderen Format erfolgversprechender:

Meetings zum einseitigen Informationsaustausch

Jedes Meeting, bei dem Informationen nur in eine Richtung geteilt werden, wie z. B. für ein Statusupdate, das Teilen von Daten oder eine Projektdemo, ist in der Regel in einem asynchronen Format effizienter. Nehmen Sie stattdessen ein Video mit Snagit auf, um Ihre Updates zu teilen oder Ihr Projekt vorzustellen – ähnlich wie bei einem Teams-Meeting oder in einer persönlichen Besprechung.

Verwenden Sie die Bild-in-Bild-Funktion von Snagit, um Ihre Webkamera in die Bildschirmaufnahme einzufügen. So werden Ihr Gesicht und Name mit Ihrer Arbeit in Verbindung gebracht, was bei Remote-Arbeit manchmal schwierig sein kann.

Antworten auf die Frage “Wie mache ich …?”

Angenommen, Sie müssen einem Kollegen zeigen, wie er eine Seite auf der Unternehmenswebsite aktualisiert. Sie könnten nun zu seinem Schreibtisch gehen und ihm den Redaktionsprozess zeigen. Oder Sie machen einen Videoanruf und teilen den Bildschirm, wenn Sie remote arbeiten. Dabei gibt es eine effizientere Möglichkeit, Prozesse zu demonstrieren, ganz egal, ob Sie im Büro, remote oder hybrid arbeiten: ein asynchrones Video.

Sie ahnen es wahrscheinlich: Alles, was Sie dafür machen müssen, ist Snagit zu starten und den Aufnahmeknopf zu drücken. Zeigen Sie am Bildschirm alle Arbeitsschritte, so wie Sie es in einem Meeting tun würden. Zum Schluss klicken Sie auf Link teilen und Sie haben sofort einen Link zu Ihrem Video, der in Ihre Zwischenablage kopiert wird.

Sie sparen auf diese Weise nicht nur Zeit, sondern Ihr Kollege kann auch jederzeit auf die Videoaufzeichnung zurückgreifen und muss Sie nicht für jede Frage anchatten. Und: Das Video können Sie auch einsetzen, um anderen Kollegen den Redaktionsprozess zu erklären. Wenn Sie dann noch die Plattform Screencast.com nutzen, können Sie Ihre Videos und Anleitungen thematisch organisieren, damit sie leicht zu finden sind.

Feedback geben

Sie müssen keine stundenlangen Meetings planen oder kilometerlange E-Mails schreiben, um Feedback zu einem Projekt oder Rückmeldung zur Arbeit von Kollegen zu geben. Nutzen Sie stattdessen Snagit, um Ihren Bildschirm aufzunehmen und Ihre Ideen in einem Video zu teilen!

Nutzen Sie Ihren Bildschirm, um schwierige Ideen einfach zu erklären und Ihren Standpunkt zu verdeutlichen. Wenn Sie komplexeres Feedback geben möchten, können Sie mit der Bild-in-Bild-Funktion von Snagit Ihren Bildschirm und Ihre Webkamera gleichzeitig aufnehmen, um mit Mimik und Gestik Empathie oder Begeisterung zu vermitteln.

Die Vorteile von asynchronen Videos statt Meetings

Bei TechSmith verwenden wir seit Jahren asynchrone Videos, um unsere synchronen Meetings zu optimieren oder ganz zu ersetzen. Hier sind einige der Vorteile, die wir bisher feststellen konnten:

Arbeit bleibt nicht in der Schwebe

Ein “Async-first”-Ansatz bedeutet, dass wir nicht auf ein Meeting warten müssen, um Ideen auszutauschen, Updates bereitzustellen oder Entscheidungen zu treffen. Besonders bei vollen Terminkalendern und Teams in verschiedenen Zeitzonen kann die Planung von gemeinsamen Besprechungen schnell eine Herausforderung sein und lange Wartezeiten einschließen.

Die Arbeit geht schneller voran, wenn Sie nicht darauf angewiesen sind, eine Zeit zu finden, die allen passt, um wichtige Informationen auszutauschen. Wenn Sie Ihre Snagit-Videos auf Screencast hochladen, können Ihre Zuschauer in der Datei Fragen stellen oder Feedback in Kommentaren mit Zeitangabe hinterlassen. So bleibt die Diskussion über das Projekt am Laufen, ohne den Tag aller zu stören.

Und: Werden wir nicht mit unnötigen Meetings überhäuft, finden wir auch leichter Zeit für eine Besprechungen, die wirklich nötig sind.

Mehr haben die Möglichkeit, einen Beitrag zu leisten

Auch wenn Sie es schaffen, alle zur gleichen Zeit im gleichen Raum oder im Meeting zusammenzubringen. Nicht jeder fühlt sich dabei wohl, seine Meinung vor allen vorzutragen oder sofort Feedback zu einer Frage zu geben.

Erlauben Sie Ihrem Team hingegen, so viel Zeit wie nötig zu investieren, um die bereitgestellten Informationen zu verarbeiten und zu reagieren. Damit können Sie eine aktivere Teilnahme an der Debatte fördern, vorschnelle Antworten reduzieren und Ihre Kommunikation insgesamt verbessern.

Informationen können archiviert und langfristig genutzt werden

Laut einer Studie der Harvard Business Review können weniger Meetings auch zu weniger Missverständnissen führen. Synchrone Meetings haben viele Unsicherheiten, von nebensächlichen Themen, die zur Sprache kommen, bis hin zu technischen Problemen, die zu einem schlechten Verständnis führen. So kann es dazu kommen, dass Details untergehen, selbst wenn Sie sich die größte Mühe geben und ausführlich Notizen machen.

Teilen Sie hingegen mit Ihrem Team ein Video, sind diese Informationen dauerhaft in einem leicht zugänglichen Format vorhanden. Bei Fragen oder Unsicherheiten oder um eine verwandte Aufgabe zu lösen, kann jederzeit auf dieses Video zurückgegriffen werden.

Vereinfachen Sie Ihr Arbeitsleben und verzichten Sie auf unnötige Meetings

Meetings sind nicht von Natur aus schlecht, aber wir neigen dazu, sie öfter als nötig zu planen. Verbringen wir den ganzen Arbeitstag in Meetings, haben wir keine Zeit für unsere eigentliche Arbeit. Viele nutzen dann ihre freien Abende oder sogar das Wochenende, um das Versäumte aufzuholen, was zu Überarbeitung bis hin zum Burnout führen kann und unsere Leistungsfähigkeit in Mitleidenschaft zieht.

Doch das muss nicht sein! Tools für die Bildschirmaufnahme wie Snagit helfen Ihnen dabei, asynchrone Kommunikationsformen zu nutzen und Ihren Kalender zurückzuerobern.