10-Punkte-Checkliste für eine Projektübergabe

Mit dieser Checkliste geht bei der Übergabe von Aufgaben nichts verloren

Aufgaben oder Projekte zu übergeben ist fester Bestandteil des Berufsalltags. Bei der Planung einer Übergabe, ob für ein Projekt, bestimmte Aufgaben oder vor einem Urlaub, gibt es viele wichtige Punkte, die Sie beachten müssen. Dabei kann man schnell den Überblick verlieren. Was Sie alles bei einer Projektübergabe besprechen und festhalten müssen, zeigt diese Checkliste. Nutzen Sie unsere 10 Punkte, um ein Übergabeprotokoll anzulegen oder um das Übergabegespräch vorzubereiten.

1.      Dauer Ihrer Abwesenheit oder Datum der Projektübergabe

Übergeben Sie das Projekt oder die Aufgaben dauerhaft, wenn ja, ab wann? Falls die Übergabe zeitlich befristet ist, sollten Sie neben dem Startdatum auch das Enddatum festhalten.

2.      Kontaktdaten des neuen Projektverantwortlichen

Wer ist nach Ihnen für das Projekt oder bestimmte Aufgaben verantwortlich bzw. übernimmt Ihre Urlaubsvertretung? Wie lauten die Kontaktdaten (Telefon, E-Mail)? Übergeben Sie das Projekt oder die Aufgaben an mehrere Personen? Dann müssen Sie festhalten, wer wofür zuständig ist. An wen werden Ihre E-Mails weitergeleitet und wer erhält in Zukunft alle projektspezifischen E-Mails? Wird Ihre Telefonnummer weitergeleitet, wenn ja, an wen?

3.      Informationen zum laufenden Projekt und zum Projektstand

Ein zentraler und wahrscheinlich auch der umfangreichste Punkt einer Übergabe sind Informationen zum Projekt: Was muss getan werden? Welche Aufgaben gibt es? Wie ist der aktuelle Arbeitsstand? Welche Rolle hat Ihre Vertretung oder der neue Projektverantwortliche? Stehen Entscheidungen oder Deadlines an? Gibt es Probleme oder ungelöste Fragen? Gibt es dringende Aufgaben oder Prioritäten, was zuerst erledigt werden muss? Wo sind die Informationen und Dateien zum Projekt abgelegt? Nutzen Sie für einen Projektüberblick auch Hilfsmittel wie Screenshots oder Bildschirmvideos, um den aktuellen Arbeitsstand oder anstehende Arbeiten festzuhalten und zu erläutern.

4.      Informationen zu anderen wiederkehrenden Aufgaben

Gibt es tägliche oder wiederkehrende Aufgaben, die der neue Projektverantwortliche oder Ihre Vertretung übernehmen muss? Was ist dabei zu beachten?

5.      Zugänge zu Dateien, Informationen, Manuals und anderen Ressourcen

Welche Dateien und Informationen werden für das Projekt oder die übergebenen Aufgaben benötigt? Wo sind diese abgelegt? Gibt es Software, Programme, Checklisten, Manuals oder Stylesheets, die für die Projektarbeit wichtig sind? Stellen Sie sicher, dass Ihre Vertretung oder der neue Projektverantwortliche Zugang zu allen Ressourcen hat, die benötigt werden.

6.      Notwendige Passwörter und Zugriffsrechte

Welche Login-Daten werden zur Weiterführung des Projektes oder Ihrer Aufgaben benötigt? Müssen noch Zugriffsrechte vergeben oder Accounts eingerichtet werden? Halten Sie diese wichtigen Daten fest, denken Sie aber auch an den Datenschutz und legen Sie Passwörter oder Login-Angaben zum Beispiel nicht auf einem öffentlich zugänglichen Server ab. Nutzen Sie besser einen Passwort-Manager, um Anmeldedaten oder wichtige Dokumente verschlüsselt zu speichern.

7.      Kontaktdaten von Ansprechpartnern mit Telefonnummern, E-Mail-Adressen usw.

Welche Ansprechpartner (extern und intern) oder Dienstleister sind im Projekt involviert? Wie lauten deren Kontaktdaten? Legen Sie zum Beispiel eine Liste mit diesen Kontakten an und halten Sie fest, welche Rolle die einzelnen Personen haben und welche Absprachen es mit ihnen gibt.

8.      Wichtige Termine und Deadlines

Welche Deadlines oder wichtigen Termine stehen an? Gibt es wiederkehrende Teambesprechungen oder Projektbesprechungen, wenn ja, wann finden diese statt und wer organisiert sie? Gibt es Messen oder öffentliche Veranstaltungen, die wichtig für das Projekt sind und besucht werden sollten? Gibt es noch unklare Termine, die bestätigt werden müssen? Halten Sie alle Termine fest oder tragen Sie sie in einen zentralen Kalender ein.

9.      Vorgaben zu Genehmigungen, Unterschriften und Freigaben

Wer ist berechtigt, wichtige Unterlagen oder Verträge zu unterzeichnen? Gibt es eine Reihenfolge, die bei der Unterzeichnung beachtet werden muss? Wer ist zum Beispiel für Freigaben verantwortlich? Wie sind die Verantwortlichkeiten geregelt?

10.  Vorab-Information über die Projektübergabe und Inhalt einer automatischen E-Mail-Benachrichtigung

Wer muss über die Projektübergabe oder die Übergabe von Aufgaben vorab informiert werden? Stellen Sie sicher, dass alle, die ins Projekt involviert sind, über den Personalwechsel rechtzeitig Bescheid wissen. Besprechen Sie auch, was in einer möglichen E-Mail-Benachrichtigung stehen soll, die automatisch nach Ihrem Ausscheiden aus dem Projekt verschickt wird.