Onboarding-Prozess: mit digitalem Onboarding neue Mitarbeiter perfekt integrieren

Ist das Mitarbeiter-Onboarding schon fester Bestandteil Ihres Personalmanagements?

Hat das Einstellen und die Integration neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei Ihrem Unternehmen bereits höchste Priorität? Oder improvisieren Sie bei Ihrem Onboarding-Prozess noch? Bei vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen nimmt das Mitarbeiter-Onboarding noch nicht die zentrale Rolle ein, die ihm zusteht. Aber auch große Unternehmen und Konzerne können ihren Onboarding-Prozess verbessern. Die Zahlen sprechen dafür: Nach Studien verlässt rund ein Fünftel einen Job bereits innerhalb der ersten 45 Tage. Neues Personal anzuwerben und einzustellen kostet Geld. Fehlendes Personal führt bei Kolleginnen und Kollegen zu Frust und Überarbeitung. Haben Sie also eine passende Kandidatin oder einen passenden Kandidaten für eine Position in Ihrem Betrieb gefunden, sollten Sie die ersten Tage und Wochen im neuen Job so effizient und zielführend gestalten wie möglich. Wir haben für Sie zusammengefasst, welche wichtigen Schritte es beim Onboarding-Prozess gibt, warum digitales Onboarding immer wichtiger wird und welche Tools wir für das Digital Onboarding empfehlen können.

Inhaltsübersicht

Die folgenden Themen werden behandelt:

Was ist Onboarding? Die Ziele und Phasen des Onboarding-Prozesses

1. Die Ziele des Mitarbeiter-Onboarding
2. Die klassischen 3 Phasen des Onboarding-Prozesses im Überblick

Digital Onboarding: Mitarbeiter-Onboarding mit digitalen Tools

1. Videos und Videokonferenzen
2. Direkte Kommunikation mit Instant Messenger
3. Digitalisieren aller Unterlagen und Verträge
4. E-Learning und digitales Mitarbeiterfeedback

Was ist Onboarding? Die Ziele und Phasen des Onboarding-Prozesses

Bevor wir uns eingehend mit dem digitalen Onboarding beschäftigen, haben wir für Sie die wichtigsten allgemeinen Merkmale eines gelungenen Mitarbeiter-Onboardings aufgeschrieben:

Als Onboarding-Prozess versteht man die Einstellung und zielgerichtete Integration neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Meist ist das Onboarding ein Aufgabenbereich des Personalmanagements bzw. von Human Ressources. Gibt es im Unternehmen keine solche Abteilung, dann können auch Teamleiter und Vorgesetzte für Teile des Mitarbeiter-Onboarding verantwortlich sein. Der Onboarding-Prozess beginnt in der Regel mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags und kann je nach Komplexität der Stelle einen Zeitraum von mehreren Wochen bis zu sechs Monaten umfassen. Meist endet mit dem Ablauf der Probezeit auch das Onboarding.

Die Ziele des Mitarbeiter-Onboarding

Loyalität, Motivation und Produktivität sind die Hauptziele des Onboardings. Das Mitarbeiter-Onboarding stellt sicher, dass neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter alle nötigen Informationen über ihre neuen Aufgaben und Anforderungen erhalten und verstehen. Während des Onboarding-Prozesses wird dem neuen Mitarbeiter die Unternehmenskultur nähergebracht und er wird den Kolleginnen und Kollegen vorgestellt. Am Ende des Onboarding-Prozesses sollte der neue Mitarbeiter motiviert und umfänglich informiert seine neuen Aufgaben meistern können. Ein gelungenes Onboarding wirkt sich positiv auf Ihr Employer Branding aus, verringert zusätzliche Personalkosten aufgrund von Kündigungen und sorgt für ein reibungsloses und effizientes Arbeiten.

Die klassischen 3 Phasen des Onboarding-Prozesses im Überblick

1. Phase 1 des Onboardings – Vorbereitung: Vor dem ersten Arbeitstag stellen Sie alle nötigen Informationen und Arbeitsmittel bereit, die ihr neuer Mitarbeiter benötigt. Am besten legen Sie dafür eine Checkliste an, die Sie je nach Position anpassen und wiederverwenden. Diese sollte z. B. enthalten: Arbeitsvertrag und DSGVO-Erklärung, Zugriffsrechte, Lizenzen und Logins (z. B. für Intranet, Software, Programme und Zeiterfassungssystem), Dienstkleidung (bei Bedarf) usw. Informieren Sie den neuen Mitarbeiter rechtzeitig in einer E-Mail darüber, wo er sich am ersten Arbeitstag einfinden soll und was ihn erwartet. Richten Sie wenn nötig einen Büroarbeitsplatz ein (mit Computer, Schreibgeräten, Stuhl, Schreibtisch, Telefon usw.). Koordinieren Sie Jobtrainings und Kennenlerntermine z. B. mit Vorgesetzen und dem Team. Sind enge Kollegen des zukünftigen Mitarbeiters am ersten Arbeitstag im Urlaub, dann können sie vorab kurze Vorstellungsvideos von sich aufnehmen.
2. Phase 2 des Onboardings – Orientierung: Am ersten Arbeitstag und in der ersten Arbeitswoche heißen Sie den neuen Mitarbeiter oder die neue Mitarbeiterin willkommen und machen Sie sie mit den Kolleginnen und Kollegen und Vorgesetzen bekannt. Im Mittelpunkt steht das Kennenlernen der Unternehmenskultur, das Verstehen der Arbeitsprozesse und die fachliche Einarbeitung. Weiterbildungen und Team-Events können diesen Prozess unterstützen. Nutzen Sie dafür zum Beispiel gut gestaltete Handbücher und technische Dokumentationen oder visuelle Dokumentationstools. Stellen Sie sicher, dass allgemeine Regeln wie zum Urlaub und zu den Arbeitszeiten bekannt sind.
3. Phase 3 des Onboardings – Integration: Achten Sie nach den ersten Arbeitstagen darauf, dass Ihr neuer Mitarbeiter auch über die restliche Probe- und Einarbeitungszeit hinweg immer einen Ansprechpartner bei Problemen und Fragen hat. Holen Sie regelmäßig Feedback ein, z. B. über einen standardisierten Fragebogen. Fördern Sie weiterhin die Kontakte zu den Kolleginnen und Kollegen. Am Ende des Onboardings sollte Ihr neuer Mitarbeiter vollständig im Unternehmen integriert sein.

Digital Onboarding: Mitarbeiter-Onboarding mit digitalen Tools

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kann mittlerweile komplett digital durchgeführt werden. Die Ziele und drei Phasen des Onboarding-Prozesses wie oben beschrieben bleiben auch beim digitalen Onboarding erhalten. Der einzige Unterschied: Die Übermittlung von Informationen und die Einarbeitungsprozesse finden mit digitalen Mitteln statt: mit elektronischen Unterlagen und Verträgen, per Videokonferenz, mit E-Learning-Angeboten, digitalen Kommunikationstools und digitalen Feedback-Fragebögen. Einfache visuelle Kommunikationstools wie kommentierte Screenshots machen die digitale Kommunikation dabei interessanter und aussagekräftiger.

Nicht erst seit der Corona-Pandemie erhält das digitale Onboarding einen Auftrieb. Auch schon vorher setzten internationale Konzerne auf remote arbeitende Teams und eine digitale Einarbeitung. Viele Unternehmen nutzen zudem schon länger einzelne digitale Tools für einen ansonsten analogen Onboarding-Prozess. Egal, ob Sie Ihren Onboarding-Prozess komplett auf digitale Mittel umstellen möchten oder sich nur für einzelne Elemente interessieren – diese Werkzeuge finden wir besonders geeignet für das Digital Onboarding:

1. Videos und Videokonferenzen

Auch beim Digital Onboarding und Remote Work dürfen das persönliche Kennenlernen und die soziale Interaktion nicht zu kurz kommen. Videokonferenz-Software von ZOOM, Microsoft Teams oder Google Meet sind hervorragend geeignet, um die neuen Kolleginnen und Kollegen zu sehen und mit ihnen zu sprechen. Auch Team Building-Maßnahmen sind mit diesen Tools möglich: Organisieren Sie z. B. ein virtuelles Mittagessen oder After Work-Treffen mit vorab verschickten Essen oder Getränken. Generell eignen sich Videos sehr gut zum Onboarding: CEOs und Vorstände können ihre persönliche Willkommensbotschaft auf Video aufnehmen und sie jedem neuen Mitarbeiter zukommen lassen. Die Unternehmenskultur, wichtige unternehmerische Werte und Arbeitsprozesse können ebenfalls sehr gut mit einer Videonachricht vermittelt werden. Nutzen Sie die vielfältigen Möglichkeiten von Videos für Trainings und Schulungen, zum Beispiel für Einführungen in bestimmte Software. Einmal produziert lassen sich Trainingsvideos immer wieder beim Onboarding verwenden.

2. Direkte Kommunikation mit Instant Messenger

Natürlich bleibt die E-Mail auch beim Digital Onboarding ein wichtiges Kommunikationstool. Um sich gezielt in Teams zu Projekten oder Themen auszutauschen, eignen sich jedoch noch besser Instant Messenger-Dienste wie Teams, Slack und Stackfield. Hier können Sie Channel für bestimmte Themen und Aufgaben kreieren, in offenen oder geschlossenen Gruppen oder in persönlichen Nachrichten kommunizieren und sehr einfach externe Dokumente und Links einbinden. Egal, wo und wann Ihre neuen Kolleginnen und Kollegen arbeiten – Informationen können direkt und schnell ausgetauscht werden. In einem dedizierten Channel für z. B. neue Mitarbeiter können sich die neuen Kollegen vorstellen und Fragen oder Probleme beim Onboarding besprechen. Andere dedizierte Channel z. B. für Interessen und Hobbies erleichtern die soziale Integration neuer Mitarbeiter.

3. Digitalisieren aller Unterlagen und Verträge

Beim Digital Onboarding entfällt der Versand wichtiger Verträge und Unterlagen in Papierform. Das spart nicht nur Zeit, sondern ist mittlerweile auch datenkonform möglich. Nutzen Sie für die Unterzeichnung des Arbeitsvertrags oder wichtiger Vereinbarungen eine spezielle Vertragssoftware wie HelloSign, DocuSign oder PandaDoc. Erstellen Sie wichtige Onboarding-Dokumente wie Leitfäden oder Listen von Ansprechpartnern, die Sie in einem Onboarding-Ordner auf einem für die neuen Kollegen zugänglichen Server ablegen. Wichtig ist hier, den neuen Mitarbeiter nicht mit zu vielen digitalen Dokumenten auf einmal zu überfordern. Überlegen Sie sich vorab eine gute zeitliche Struktur, wann Informationen für den neuen Kollegen zugänglich sein sollten.

4. E-Learning und digitales Mitarbeiterfeedback

Für Weiterbildungen und das Training von Mitarbeitern im Rahmen des Digital Onboardings eignen sich E-Learning-Anwendungen und Spielesoftware, aber auch Schulungsvideos, die sie je nach Bedarf selbst produzieren. Auch das Mitarbeiterfeedback können Sie sehr gut digital einholen mit einem digitalen Fragebogen. Der Vorteil: Sie können die Ergebnisse direkt abspeichern und auswerten.

Falls Ihnen die Pflege und Organisation dieser einzelnen Tools schwerfällt, dann gibt es mittlerweile auch professionelle Komplettlösungen für das Digital Onboarding: Greifen Sie in diesem Fall auf spezielle Onboarding-Apps und Onboarding-Software zurück, die Sie an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen können.