Bei der Aktualisierung von Dokumenten werden Bilder typischerweise erst dann ausgetauscht, wenn alle anderen Änderungen abgeschlossen sind. Dann können endlich auch die visuellen Elemente angepasst werden.
Das macht Sinn, denn Sie wollen nicht immer wieder neue Änderungen machen, solange ein Projekt noch nicht wirklich fertig ist (obwohl das in der Realität leider oft so läuft).
Auf der anderen Seite hat das aber auch den Effekt, dass in der letzten Phase viel Zeitdruck entsteht (und oft auch ein wenig Chaos!).
Was ist die Alternative zur Hektik in diesem Prozess? Nachbessern braucht Zeit, besonders wenn Ihre Dokumente Screenshots oder Diagramme enthalten.
Aktualisierung von Screenshots – schnell und schmerzlos
Es geht auch anders. Dank moderner Technologie lassen sich Bilder und Screenshots in kürzester Zeit anpassen und ändern.
Sie können gezielt nur die Bereiche ändern, die sich in der Benutzeroberfläche oder im Projekt geändert haben. Sie brauchen nicht alle Screenshots komplett neu zu machen. Das ist eine enorme Erleichterung, denn Sie können so die Arbeit an den visuellen Elementen schon viel früher im Projektzyklus starten. Die Schnappschüsse können während der Entwicklungsphase flexibel angepasst werden.
Was früher in komplexen Bildbearbeitungsprogrammen Stunden dauerte, geht jetzt in Sekunden. Inhaltsrelevante Bearbeitung identifiziert, was sich in der Umgebung eines Auswahlbereiches befindet. Wenn die Auswahl verschoben oder gelöscht wird, werden die Lücken automatisch (oder automagisch?) nahtlos gefüllt. Sie müssen nicht mehr manuell mit der richtigen Füllfarbe experimentieren, sondern die Software füllt automatisch den Hintergrund mit der perfekten Farbe. Diese Funktionalität macht einen schwierigen Prozess kinderleicht. Die Anpassung von Bildern in Dokumenten ist auf diese Weise kein Problem mehr.
Drei Beispiele, wann inhaltsrelevante Bearbeitung sich lohnt:
1) Änderungen der Benutzeroberfläche
In den meisten Fällen steht das grundlegende Design schon am Projektanfang fest und es sind nur kleinere Änderungen hier und da zu erwarten. Sie können die Screenshots jederzeit machen und bei Bedarf später leicht anpassen. Wenn beispielsweise eine Schaltfläche verschoben wird, können Sie diese im Screenshot verschieben, ohne erst wieder eine neue Version zu installieren und komplett neue Bildschirmfotos aufzunehmen. Das spart Stunden an Zeit!
2) Verschieben von Elementen auf einer Website
Webentwicklung geht schrittweise voran und Elemente werden oft hin- und hergeschoben. Navigationsschaltflächen, Links und Eingabefelder werden im Entwicklungszyklus immer wieder angepasst, verschoben oder entfernt. Das führt dazu, dass die Dokumentation ebenso aktualisiert werden muss. Mit wenigen Klicks können Sie die Illustrationen anpassen, sodass die Dokumentation auch der tatsächlichen Website entspricht.
3) Anpassung von Schaubildern
Grafiken oder Teilbereiche von Schaubildern können leicht angepasst werden, ohne dass Sie neu zeichnen oder neue CAD-Bilder erstellen müssen. Sie können auch Prozessabschnitte ändern, ohne Hintergrundbilder und Farben zu verlieren. Das ist für maßstabsgetreue Bauzeichnungen vielleicht nicht zu empfehlen, aber bei der Aktualisierung von Handbüchern, Anleitungen und anderen illustrierten Dokumenten spart diese Vorgehensweise enorm Zeit.
4) Bearbeitung von Objekten oder Text in Screenshots
Sie haben Screenshots von Softwaremasken, aber inzwischen hat sich die Oberfläche geändert. Statt alle Aufnahmen neu zu machen, können Sie Bildelemente bewegen und sogar Text ändern. Teilbereiche im Bild können bearbeitet, verschoben, in der Größe angepasst werden, sodass Sie am Ende eine aktualisierte Version des ursprünglichen Screenshots haben.
Nachhaltige Aktualisierung von Dokumenten
Wenn die Anpassung von Bildern einfach zu lösen ist, ermöglicht das eine kontinuierliche, flüssige Anpassung von Dokumenten.
Weniger Stress und Hektik am Ende des Entwicklungszyklus erlaubt die entspannte Überarbeitung der Details, da die Bilder schon bereit stehen. Die Aktualisierung ist mit professionellen Bildbearbeitungstools zeit- und geldsparend möglich.
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