Effektivität und Effizienz im Unternehmen: Unterschied und Umsetzung

Um erfolgreich zu sein, muss ein Unternehmen sowohl auf Effizienz als auch auf Effektivität achten. Häufig werden beide Begriffe synonym verwendet, können jedoch etwas anderes meinen. Lesen Sie, was man unter Effektivität und Effizienz versteht, worin sich die Begriffe unterscheiden und wie Sie beide Prinzipien so anwenden, dass Sie mit Ihrem Arbeitseinsatz optimale Ergebnisse erzielen.

Definition Effektivität versus Effizienz

Die Begriffe Effektivität und Effizienz klingen nicht nur ähnlich, sie sind auch beide mit den gleichen lateinischen Wörtern verwandt: efficax (wirksam, erfolgreich) und efficio (zustande bringen, bewirken, erzeugen). Kein Wunder also, dass es selbst in der Betriebswirtschaftslehre umstritten ist, ob und wie sich die Begriffe und die damit verknüpften Prinzipien unterscheiden.

Es gibt die vorherrschende Ansicht, dass der Begriff Effektivität eher die strategische Ausrichtung beschreibt, während Effizienz vorwiegend operativ gebraucht wird. Oder anders ausgedrückt: Effektivität bedeutet, die richtigen Ziele zu verfolgen, während Effizienz ausdrückt, die richtigen Mittel zum Erreichen der Ziele einzusetzen. Oder noch anders ausgedrückt: Effektivität bedeutet, am richtigen Ziel anzukommen. Effizienz bedeutet, den besten Weg dorthin zu finden.

Effektivität bedeutet:

• Die richtigen Ziele werden erreicht und die wichtigen Dinge erledigt.
• Im Fokus stehen nicht die eingesetzten Ressourcen, sondern wofür diese Ressourcen verwendet werden.
• Wichtige Ziele und Arbeitsabläufe werden priorisiert und die Mittel und Ressourcen entsprechend eingesetzt.
• Die Ziele und Ergebnisse stehen im Mittelpunkt der Bewertung.

Effizienz bedeutet:

• Output und Input stehen in einem idealen Verhältnis.
• Die Ziele oder Dinge werden mit den richtigen Mitteln verfolgt, seien es materielle Ressourcen, Arbeitsgeschwindigkeit oder eingesetzte Hilfsmittel.
• Dabei wird auf maximalen Output bei minimalem Input geachtet.

Der Begriff Effizienz ist also eng verknüpft mit der Ressourcenoptimierung, der Begriff Effektivität mit dem Erreichen der Unternehmensziele.

Was kommt zuerst: Effektivität oder Effizienz?

Klar ist, Unternehmen müssen sowohl effektiv als auch effizient arbeiten. Doch was ist wichtiger? Gibt es eine Reihenfolge, die man bei der Umsetzung von Effektivität und Effizienz beachten sollte? Oder sollte man gar beides gleichzeitig verfolgen? In der Wissenschaft wird häufig die Effizienz der Effektivität unter- oder nachgeordnet. Das bedeutet, dass Sie sich zunächst um die Definition und Auswahl Ihrer Ziele kümmern sollten, bevor Sie sich mit der Planung Ihrer Ressourcen zum Erreichen dieser Ziele beschäftigen.

Tipps für mehr Effektivität bei der Arbeit

• Priorisieren von Zielen: Identifizieren Sie die wichtigsten Aufgaben. Konzentrieren Sie sich auf die Tätigkeiten, die den größten Einfluss auf die Unternehmensziele haben und vermeiden Sie unnötigen Aufwand.
• Klare Ziele setzen: Definieren Sie spezifische Ziele für jede Aufgabe. Stellen Sie sicher, dass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren. So vergeuden Sie keine Zeit mit unwichtigen Aufgaben.
• Deadlines setzen: Setzen Sie sich selbst Zeitlimits für Aufgaben. Durch das Festlegen von Deadlines erhöhen Sie den Druck und verbessern Ihre Fähigkeit, Aufgaben pünktlich abzuschließen.

Tipps für mehr Effizienz bei der Arbeit

• Gute Aufgabenverteilung auf Managementebene: Lernen Sie die Stärken und Schwächen im Team kennen und verteilen Sie die Aufgaben entsprechend.
• Wo möglich delegieren und automatisieren: Aufgaben sollten immer von der Person erledigt werden, die dafür am besten geeignet ist und den größten Mehrwert erbringt.
• Gute Auswahl der digitalen Tools und Kommunikationswege: Mit den richtigen Tools und Best Practices wird die Kommunikation klar und präzise. Vermeiden Sie lange, unnötige Meetings und setzen Sie klare Ziele für jede Besprechung. Nutzen Sie asynchrone Kommunikation für die optimale Ausschöpfung der zeitlichen Ressourcen der Teammitglieder.
• Arbeitsumgebung optimieren: Schaffen Sie eine Arbeitsumgebung, die auf die Bedürfnisse zugeschnitten ist. Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Ressourcen und Werkzeuge vorhanden sind, um effizient arbeiten zu können.
• Verbesserungen anregen und umsetzen: Etablieren Sie eine positive Feedback-Kultur und machen Sie standardmäßig Reviews nach dem Abschluss von Projekten. So können Sie wiederkehrende Probleme erkennen und zukünftige Projekte besser planen und durchführen. Reflektieren Sie regelmäßig über Ihre Arbeitsmethoden und suchen Sie nach Möglichkeiten zur Optimierung. Erforschen Sie neue Tools, Techniken und Strategien zur Steigerung der Effizienz.
• Wiederkehrende Abläufe dokumentieren: Stellen Sie den Wissenstransfer sicher und vermeiden Sie unnötigen Aufwand für Routinearbeiten. Legen Sie Tutorials, Wissensdatenbanken und Schritt-für-Schritt-Anleitungen an, die digital jederzeit zur Verfügung stehen.
• Work-Live-Balance und ausreichend Pausen: Regelmäßige Pausen sind wichtig, um die Konzentration aufrechtzuerhalten und Erschöpfung vorzubeugen. Achten Sie auf die körperliche und mentale Gesundheit und sorgen Sie für ausreichend Schlaf, eine gesunde Ernährung und regelmäßige Bewegung.
• Konzentrationssteigerung mit Produktivitätstechniken: Testen Sie, ob Techniken wie die Pomodoro-Technik oder das Eisenhower-Prinzip Ihnen helfen, Ihre maximale Effizienz zu erreichen.
• Multitasking vermeiden: Obwohl es verlockend sein kann, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, führt Multitasking oft zu einer geringeren Effizienz. Konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe nach der anderen, um Ihre Konzentration und Produktivität zu maximieren