Trends für das digitale Onboarding 2023

Recruitment und Onboarding befinden sich immer noch in einer radikalen Umstrukturierung. Nach der Corona-Pandemie und der darauf folgenden Kündigungswelle stellen aktuell eine kriselnde Weltwirtschaft und ein branchenübergreifender Fachkräftemangel viele Unternehmen vor Herausforderungen. Eines ist sicher: Der vielerorts vollzogene Wechsel hin zu hybrider und remoter Arbeit und digitalem Onboarding ist nicht mehr rückgängig zu machen. Wenn Sie diese Onboarding-Trends beachten, meistert Ihr Unternehmen das Jahr 2023 erfolgreich.

Hybride und remote Arbeitsprozesse stärken und optimieren

Die Corona-Pandemie verlangte vielen Unternehmen beim Onboarding ein radikales Umdenken ab: Innerhalb kürzester Zeit mussten neue Strukturen für einen komplett digitalen Onboarding-Prozess geschaffen werden – vom Bewerbungsgespräch über die digitale Vertragsunterzeichnung bis hin zur digitalen Einarbeitung und Integration in die Unternehmenskultur. Nun geht es daran, diese digitalen Onboarding-Strukturen zu stärken und zu optimieren. Denn ein Rückschritt hin zur analogen Büroarbeit ist nicht in Sicht. Bereiten Sie sich darauf vor, indem Sie Ihre bislang etablierten digitalen Onboarding-Strukturen einer eingehenden Prüfung unterziehen. Wie gut bereitet Ihr Onboarding-Prozess neue Mitarbeiter auf die remote und hybride Arbeitswelt in Ihrem Unternehmen vor? Wo sind Schwachstellen und welche Probleme treten im hybriden Arbeitsalltag auf? Entwickeln Sie Strategien und Maßnahmen, um diese Punkte zu verbessern.

Mitarbeiter in den Mittelpunkt stellen

Flexible Arbeitsmodelle, Diversität, Chancengleichheit und Inklusion sind nur einige Themen, die für die Neugewinnung und das Halten von Mitarbeitern immer wichtiger werden. Das Wohlergehen der Mitarbeiter ist für viele Unternehmen kein Luxus mehr, sondern essenzieller Teil des Unternehmensbranding als attraktiver Arbeitgeber. Jede Phase im Arbeitsleben, von den ersten Eindrücken während des Bewerbungsprozesses über das Onboarding, die Einarbeitung und Karrieremöglichkeiten bis hin zum Verlassen des Unternehmens sind wichtig und müssen die Mitarbeiterperspektive in den Mittelpunkt rücken. Doch wie stellen Sie als Arbeitgeber sicher, dass Ihre Mitarbeiter im Homeoffice und in einer hybriden Arbeitsumgebung sichtbar sind und Sie ihre Bedürfnisse kennen?

Mitarbeiter sichtbar machen in einer hybriden Arbeitswelt

Machen Sie sich und Ihre Personalabteilung vertraut mit den Vor- und Nachteilen der hybriden Arbeitswelt und steuern Sie frühzeitig typischen Problemen wie dem Proximity Bias entgegen. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter, ob im Homeoffice oder im Büro, gleichermaßen sichtbar sind und ihre Erfolge und Beiträge gesehen werden. Geben Sie den Menschen und Projekten in Ihrem Unternehmen ein Gesicht, indem Sie die passenden Tools für das digitale Onboarding und eine hybride Arbeitswelt nutzen. Zentral dafür ist die Kommunikation via Video mit einem Tool wie Snagit und der Einsatz geeigneter Instant-Messaging-Tools wie Slack oder Teams.

Digitale Interaktionen vermenschlichen

Stellen Sie sicher, dass sich Mitarbeiter auch in einer rein digitalen Arbeitsumgebung gut aufgehoben fühlen und Gelegenheit haben, eine persönliche Bindung zu den Kolleginnen und Kollegen aufzubauen. Der Chat in der Teeküche, das gemeinsame Mittagessen, der Feierabend-Drink, kurz, der soziale Austausch sind wichtig für die Mitarbeiterzufriedenheit. Für remote oder hybrid arbeitende Teams müssen Sie daher geeignete digitale Werkzeuge und Aktivitäten für den persönlichen Austausch finden. Richten Sie z. B. einen speziellen Messaging-Kanal für neue Mitarbeiter ein, die sich dort vorstellen und austauschen können. Geben Sie Ihren Mitarbeitern Gelegenheit, private Interessen oder Hobbys in dedizierten Kanälen und Gruppen zu teilen. Vergessen Sie neben dem digitalen Austausch nicht, analoge Team-Meetings zu organisieren und anzubieten. Ist Ihr Unternehmen in verschiedenen Ländern oder Städten ansässig, können lokale Treffen die Verbundenheit mit dem Unternehmen stärken. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, ihre Persönlichkeit und Interessen auch digital einzubringen, und fördern Sie eine digitale Unternehmenskultur, die Diversität, Toleranz und Respekt belohnt. Schaffen Sie also Gelegenheiten für den digitalen Teeküchen-Chat und persönlichen Austausch.

Digitale Onboarding- und Arbeitsstrukturen gegen den Fachkräftemangel

In vielen Branchen herrscht Fachkräftemangel. Immer weniger Menschen sind bereit, wegen eines Jobs den Wohnort zu wechseln oder bevorzugen generell die remote Arbeit, um Beruf und Familie unter einen Hut zu bringen. Unübersehbar ist der Trend, schwer zu besetzende Stellen temporär mit Freelancern oder Projektmitarbeitern abzudecken. Viele vormals Vollzeit-Mitarbeiter bevorzugen mittlerweile die freiberufliche Tätigkeit, um selbst bestimmen zu können, wann und für wen sie arbeiten. Optimieren Sie Ihren digitalen Onboarding-Prozess auch für diesen Teil Ihrer Belegschaft. Stellen Sie sicher, dass Freiberufler und zeitlich befristete Mitarbeiter sofort alle Tools und Kenntnisse zur Verfügung haben, die für eine erfolgreiche hybride oder remote Arbeit nötig sind. Machen Sie sich mit Best Practices für die asynchrone Kommunikation vertraut, da nicht mehr alle zur gleichen Zeit verfügbar sein und arbeiten werden.

Digitale Weiter- und Fortbildungen ausbauen

Die Mehrzahl der Arbeitnehmer möchte im Beruf wachsen, aufsteigen, mehr Verantwortung übernehmen und neue Fähigkeiten erlernen. Ist das mit dem aktuellen Arbeitgeber nicht möglich, wird sich schnell nach einer Alternative umgeschaut. Stellen Sie bereits beim digitalen Onboarding sicher, dass neue Mitarbeiter über die Karrieremöglichkeiten in Ihrem Unternehmen Bescheid wissen. Investieren Sie in Ihre Weiter- und Fortbildungen und greifen Sie dabei aktuelle E-Learning-Trends auf, wie die Nutzung von Online-Spielen zum Erlernen neuer Fähigkeiten. Mittlerweile gibt es sogar bereits vorproduzierte Onboarding Games, die neuen Mitarbeitern dabei helfen, ihre Aufgaben zu erlernen und die Kolleginnen und Kollegen zu treffen. Um dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken, setzen viele Unternehmen zudem auf die Umschulung und Weiterbildung bestehender Mitarbeiter. Auch hier sind digitale Angebote und Schulungsvideos essenziell.

Wiederkehrende Tätigkeiten und Routinearbeit digitalisieren

Besonders in der Verwaltung werden viele Arbeitsabläufe noch analog und in Papierform ausgeführt und abgelegt. Routinetätigkeiten nehmen jedoch im Arbeitsablauf viel Zeit ein und verbrauchen unnötig Ressourcen. Digitale Tools und Strategien verschaffen hier Abhilfe. Mit der richtigen digitalen Ordnerstruktur und der digitalen Dokumentation wiederkehrender Prozesse und Arbeitsabläufe sparen Sie Ressourcen und Arbeitszeit. Haben Sie diese Strukturen einmal etabliert, wirkt sich das auch positiv auf Ihr digitales Onboarding aus, wenn alle Mitarbeiter jederzeit und überall über die nötigen Dokumente und Arbeitsunterlagen verfügen.