5 Tipps zum Datenschutz in der Unternehmenskommunikation

So schützen Sie persönliche Daten von Kunden und Mitarbeitern

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) regelt bereits seit 2018 den Umgang mit personenbezogenen Daten sowohl in öffentlichen Einrichtungen als auch Unternehmen. Doch nicht nur die externe und kundenorientierte Unternehmenskommunikation muss seither DSGVO-konform sein. Auch die Mitarbeiterkommunikation unterliegt den Vorschriften zum Datenschutz, da zum Beispiel über das Intranet, Cloud-Dienste und Apps personenbezogene Daten gesammelt, gespeichert und übertragen werden. Die Corona-Pandemie und neue Arbeitsstrukturen wie Homeoffice und hybrides Arbeiten haben zudem die Anforderungen an eine DSGVO-konforme Unternehmenskommunikation erweitert, da neue Tools zum Beispiel für Videokonferenzen hinzukamen. Lesen Sie unsere 5 Tipps, wie Sie den Datenschutz in Ihrer Unternehmenskommunikation stärken und umsetzen können.

Tipp 1: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter zum Datenschutz

Die Beachtung von Datenschutzregeln innerhalb der Unternehmenskommunikation setzt voraus, dass alle Mitarbeiter sich der Problematik bewusst sind, die Notwendigkeit von DSGVO-konformer Kommunikation anerkennen und die Datenschutzregeln während der Arbeit auch in der internen Mitarbeiterkommunikation beachten. Sinnvoll ist es, neue Mitarbeiter zum Beispiel während des Onboardings zur DSGVO und den geltenden Datenschutzregeln in der Unternehmenskommunikation zu schulen, wenn möglich mit einem Fokus auf den jeweiligen Arbeitsbereich. Hierfür gibt es bereits zertifizierte Online-Schulungen, die mit einem Test abgeschlossen werden können.

Tipp 2: Stellen Sie DSGV-konforme Kommunikationstools und IT-Anwendungen bereit

Beugen Sie Unsicherheiten und Problemen in Bezug auf den Umgang mit persönlichen Daten vor, indem Sie für DSGVO-konforme IT-Anwendungen und Kommunikationstools für die interne und Unternehmenskommunikation sorgen. Prüfen Sie, ob Ihre Kommunikationsplattformen oder Webinar-Software dem Datenschutz entsprechen. Schauen Sie im Detail nach, ob zum Beispiel Cloud-Lösungen zur ortsunabhängigen Speicherung von Dateien DSGVO-konform sind und die dafür genutzten Server mindestens in der EU ansässig sind.

Viele Kommunikationstools werden von US-amerikanischen Unternehmen entwickelt oder bereitgestellt und erfordern daher einen sorgsamen Umgang hinsichtlich des Datenschutzes. Beim Videokonferenztool Zoom zum Beispiel wurden in der Vergangenheit wiederholt Datenschutzprobleme publik – sollten Sie sich für ein solches Tool entscheiden, müssen Sie alle Einstellungen so vornehmen, dass die Nutzung für alle Mitarbeiter DSGVO-konform ist. Auch Messenger-Dienste wie WhatsApp sind nur bedingt mit der DSGVO in Einklang zu bringen, zum Beispiel über WhatsApp for Business. Da viele Mitarbeiter bereits privat Messenger wie WhatsApp oder Telegram nutzen, kann es vorkommen, dass sie auch teilweise für die Kommunikation mit Kollegen oder Kunden eingesetzt werden. Besser ist es, Sie als Unternehmen stellen eine Kommunikationsinfrastruktur bereit, die es unnötig macht, für Arbeitszwecke auf privat genutzte Kommunikationskanäle mit potenziellen Datenschutzproblemen zurückzugreifen.

Tipp 3: Bestimmen Sie einen Datenschutzbeauftragten

Ständig gibt es neue Kommunikationstools auf dem Markt. Die bereits genutzten IT-Anwendungen erneuern regelmäßig ihre Datenschutzbestimmungen und fordern uns dazu auf, diese zu akzeptieren. Da fällt es schwer, immer die nötigen Ressourcen zu haben, um jedes Detail zu prüfen. Für Abhilfe kann ein Datenschutzbeauftragter in einem Unternehmen sorgen. Er kann dazu beitragen, dass alle Mitarbeiter sich an die geltenden Datenschutzbestimmungen –in der internen und externen Unternehmenskommunikation – halten, diese kennen und anwenden. Auch kann sich ein Beauftragter für Datenschutz regelmäßig weiterbilden und garantieren, dass Ihr Unternehmen in Datenschutzfragen auf dem neuesten Stand ist. Die Einführung von neuen IT-Anwendungen, die Nutzung neuer Kommunikationstools – das alles kann ein Datenschutzbeauftragter für das Unternehmen vorab prüfen. Als Ansprechpartner für die Mitarbeiter kann er zudem Fragen zum Datenschutz beantworten und bei Problemen weiterhelfen.

Tipp 4: Prüfen Sie regelmäßig Ihre Unternehmenskommunikation auf Datenschutz

Jedes Jahr am 28. Januar ist Europäischer Datenschutztag. Ziel dieses auf Initiative des Europarats ins Leben gerufenen Aktionstages ist es, alle Bürger für das Thema Datenschutz zu sensibilisieren. Auch Sie sollten in Ihrem Unternehmen regelmäßig alle Regeln und Arbeitsanweisungen zum Thema Datenschutz und Unternehmenskommunikation prüfen und gegebenenfalls aktualisieren. Wie wäre es, wenn Sie das jährlich zum Aktionstag tun? Nutzen Sie die Gelegenheit, um Ihre Unternehmenskommunikation vor ungewollten Mitwissern und Mithörern zu schützen. Schützen Sie Ihre Unternehmensdaten und die Daten Ihrer Kunden und Mitarbeiter – dauerhaft.

Tipp 5: Verbergen Sie sensible Daten und persönliche Informationen

Häufig werden in der Unternehmenskommunikation Aufzeichnungen von Videocalls oder Screenshots eingesetzt. Lernen Sie, in solchen Aufzeichnungen persönliche Informationen oder sensible Daten zu verbergen und unkenntlich zu machen. Mit einer Bildbearbeitungssoftware wie Snagit können Sie ganz einfach vertrauliche Informationen in einem Bild verbergen, bevor Sie es mit Mitarbeitern oder Außenstehenden teilen. Nutzen Sie Videobearbeitungstools wie Camtasia, um sensible Daten in einem Video unkenntlich zu machen, indem Sie ausgewählte Bereiche verpixeln, abdecken oder unscharf machen.