Wie Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung schreiben

Eine nutzerfreundliche Bedienungsanleitung schreiben und gestalten

Bedienungsanleitungen gehören für die wenigsten Menschen zur Wahllektüre. Will man ein Gerät oder ein Computerprogramm jedoch richtig und vollumfänglich nutzen, kommt man um Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Handbücher nicht herum. Bieten Sie Ihren Kunden einen echten Mehrwert, indem Sie Bedienungsanleitungen schreiben und gestalten, die gern genutzt werden und wirklich weiterhelfen.

Ist eine Bedienungsanleitung gut geschrieben und gestaltet, wirkt sich das nicht nur positiv auf das Nutzererlebnis, sondern auch auf die Wahrnehmung Ihrer Unternehmensmarke aus und fördert die Kundenbindung. Es lohnt sich also, etwas Zeit und eine gute Planung in die Gestaltung Ihrer Bedienungsanleitungen und Handbücher zu investieren. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Schritt-für-Schritt eine Anleitung erstellen.

Schritt 1: Definieren Sie Ihre Zielgruppe, bevor Sie die Bedienungsanleitung schreiben

Schritt 2: Wählen Sie das passende Format für Ihre Anleitung

Schritt 3: Planen Sie den Inhalt und die Visualisierungen

Schritt 4: Wählen Sie die richtigen Hilfsmittel zum Erstellen der Bedienungsanleitung

Schritt 5: Bereiten Sie das Bildmaterial auf

Schritt 6: Schreiben Sie den Text der Anleitung

Letzter Schritt: Testen Sie Ihre Anleitung

Schritt 1: Definieren Sie Ihre Zielgruppe, bevor Sie die Bedienungsanleitung schreiben

Bevor Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, ein Handbuch oder eine Dokumentation erstellen, müssen Sie sich über Ihre Zielgruppe im Klaren sein. Richten Sie sich an Neukunden, die mit Ihrem Produkt noch nicht vertraut sind? Oder wollen Sie eine Anleitung erstellen, in dem bestehende Nutzer Lösungen auf mögliche Probleme finden? Wenn Sie eine Bedienungsanleitung für Einsteiger erstellen, müssen Ihre Erklärungen und Anweisungen wahrscheinlich ausführlicher sein und produktspezifische Begriffe erklären. Erstellen Sie ein Handbuch für erfahrene Anwender, können Sie eventuell auf Definitionen und detaillierte Erklärungen zu grundlegenden Prozessen verzichten.

In beiden Fällen ist es hilfreich, sich in Ihre Zielgruppe hineinzuversetzen. Fragen Sie Nutzer zum Beispiel über Ihre Social-Media-Kanäle, welche Probleme sie bei der Anwendung Ihres Produkts hatten. Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um konkrete Fragen in einer Bedienungsanleitung zu beantworten. Bevor Sie eine Anleitung erstellen, überlegen Sie auch, ob Sie diese in verschiedenen Sprachen bereitstellen müssen. Haben Sie einen internationalen Kundenstamm, müssen auch die Bedienungsanleitungen in mehreren Sprachen geschrieben werden. Ist Ihre Anleitung in einer klaren und leicht verständlichen Sprache verfasst, dann ist auch die anschließende Übersetzung weniger aufwendig und gegebenenfalls kostengünstiger.

Schritt 2: Wählen Sie das passende Format für Ihre Anleitung

Die Art Ihres Produkts bestimmt das Format und die Gestaltung der Bedienungsanleitung. Neben einem gedruckten Handbuch, das Sie zum Beispiel Ihrem Produkt beilegen können, sollten Sie die Anleitung auch digital zur Verfügung stellen, zum Beispiel als illustrierte Schritt-für-Schritt-Anleitung auf Ihrer Website oder zum Download. Viele Ihrer Kunden werden nach dem Kauf online nach Hilfe und Support suchen und Sie sollten die erste Quelle für weitergehende Informationen sein.

Schritt 3: Planen Sie den Inhalt und die Visualisierungen

Eine gute Vorbereitung zum Erstellen einer Schritt-für-Schritt-Anleitung ist eine zweispaltige Tabelle. Schreiben Sie in die erste Spalte alle einzelnen Arbeitsschritte, die zur Erfüllung einer Aufgabe notwendig sind. Die Beschreibung kann kurz und präzise sein (Beispiel: Bewerbung übermitteln) oder etwas länger (Beispiel: Füllen Sie den Rest des Formulars aus).

Notieren Sie in der zweiten Spalte, welche visuellen Elemente Sie zur Illustration nutzen wollen. Am Anfang reicht eine kurze Beschreibung, Sie brauchen nicht alle Illustrationen fertig zu haben. Bei schriftlichen Anleitungen muss auch nicht jeder einzelne Arbeitsschritt visualisiert werden. In einem Video-Screencast ist das anders, dort sollten Sie möglichst keine leeren Stellen haben.

Diese Arten von Illustrationen eignen sich besonders für Anleitungen:

• Fotos und Stillbilder sind ideal, um ein physisches Produkt, eine Person oder ein Objekt zu zeigen.
• Screenshots eignen sich, um Anleitungen für digitale Produkte wie Software zu illustrieren. Zeigen Sie, was auf Ihrem Bildschirm zu sehen ist und welche Schritte die Anwender ausführen müssen.
• Animierte GIFs eignen sich, um kurze Prozesse (unter 8 Sekunden) zu erläutern.
• Grafiken zeigen vereinfachte Abläufe oder können als Diagramme Zahlendaten illustrieren oder Datensets vergleichen.
• Technische Videos bzw. Screencasts eignen sich, um komplexe visuelle oder praktische Abläufe darzustellen, benötigen aber etwas mehr Vorbereitung und Planung.

Verwenden Sie ruhig verschiedene Arten von Medien in Ihren Anleitungen. Jede Art von Illustration hilft auf unterschiedliche Weise während der einzelnen Arbeitsschritte.

Schritt 4: Wählen Sie die richtigen Hilfsmittel zum Erstellen der Bedienungsanleitung

Um eine Bedienungsanleitung selbst zu schreiben und professionell zu gestalten, benötigen Sie die richtigen Tools. Die folgenden Hilfsmittel erleichtern Ihnen die Arbeit:

Für die Textverarbeitung

Nur wenige Bedienungsanleitungen kommen ganz ohne schriftliche Erklärungen aus. Für alle anderen benötigen Sie ein Textverarbeitungsprogramm, wie Microsoft Word oder Google Docs. Diese Programme bieten zahlreiche Formatierungsmöglichkeiten und nützliche Funktionen, mit denen Sie Ihre Schritt-für-Schritt-Anleitung ansprechend gestalten können. Zudem können Sie Fotos und Screenshots direkt in das Dokument einfügen und so alle Elemente Ihres Handbuchs in einem Programm zusammenführen.

Für die Titelseite

Die Titelseite bestimmt den ersten Eindruck, den Ihre Kunden von der Anleitung bekommen. Sie sollte zum einen klar und deutlich benennen, was den Leser erwartet. Zum anderen sollte sie durch eine professionelle Gestaltung zur Nutzung und zum Lesen der Bedienungsanleitung anregen. Gute Programme für die Gestaltung einer Titelseite sind Adobe Photoshop, GIMP oder Paint.net. Damit können Sie Bilder zuschneiden, Elemente hervorheben und Ihren Bildern Text hinzufügen. Während Photoshop als eines der leistungsstärksten Bildbearbeitungsprogramme im höheren Preissegment lieg und teils Profi-Kenntnisse verlangt, gibt es die Grafikprogramme GIMP und Paint.net als kostenlosen Download.

Für Screenshots und Illustrationen

Mit Hilfe von Screenshots und Illustrationen können Sie Anwendern die Nutzung Ihres Produkts auf anschauliche Weise näherbringen. Screenshots kommen insbesondere bei Software-Anleitungen zum Einsatz. Möchten Sie eine Bedienungsanleitung für Software erstellen, dann eignet sich für das Erstellen des Bildmaterials Snagit. Damit können Sie ganz einfach Ihren Bildschirm abfotografieren und anschließend diese Screenshots mit den Snagit-Funktionen bearbeiten und aufbereiten. In Snagit können Sie aber auch andere Bilder oder Fotos um grafische Elemente oder Text bereichern oder einfache Grafiken und Ablaufdiagramme erstellen.

Nutzen Sie:

• Pfeile und Nummerierungen, um Abläufe und schrittweise Anweisungen darzustellen
• Rahmen und Callouts, um die Aufmerksamkeit auf bestimmte Bildbereiche zu lenken
• Text und Anmerkungen, um Erläuterungen einzufügen
• unscharfe Bildbereiche, um nicht-öffentliche oder private Informationen zu schützen

Mit Snagit können Sie nicht nur ausgewählte Bildschirmbereiche, sondern auch scrollende Bildschirmaufnahmen oder Panorama-Captures aufnehmen.

Schritt 5: Bereiten Sie das Bildmaterial auf

Bevor Sie Text und Bilder in einem Handbuch oder einer Anleitung zusammenfügen, müssen Sie Ihr Bildmaterial aufbereiten, zum Beispiel Screenshots bearbeiten und mit Anmerkungen versehen, Nummerierungen in Bilder einfügen oder vereinfachte Grafiken erstellen.

Snagit bietet für diese Zwecke viele praktische Funktionen: Produzieren Sie „Simplified User Interfaces“- bzw. SUI-Grafiken, nutzen Sie die Listenfunktion, um einzelne Schritte in einer Abbildung zu nummerieren, oder profitieren Sie von designten Vorlagen für Schritt-für-Schritt-Anleitungen.

SUI-Grafiken für Bedienungsanleitungen erstellen

SUI-Grafiken sind vereinfachte Darstellungen von Benutzeroberflächen und damit besonders für die Softwaredokumentation und Anleitungen geeignet. Sie lenken die Aufmerksamkeit des Betrachters gezielt auf bestimmte Elemente, indem störende oder unnötige Informationen unscharf gemacht werden. Mit Snagit können Sie Bilder automatisch vereinfachen oder einzelne Objekte gezielt überdecken.

Einzelne Schritte in einem Bild nummerieren

Ein weiteres Snagit-Werkzeug – Liste – eignet sich, um einzelne Schritte innerhalb eines Bildes einzufügen und zu nummerieren: Jedes Mal, wenn Sie auf einen Bildbereich klicken, wird die nächste Zahl bzw. der nächste Buchstabe automatisch eingefügt, sodass eine Reihenfolge von Callouts entsteht.

Bilder in Vorlagen für Schritt-für-Schritt-Anleitungen einfügen

Die Funktion Bilder kombinieren in Snagit ist ebenfalls praktisch, um Anleitungen oder Benutzerhandbücher zu erstellen. Sie müssen nur die Bilder auswählen, die in Ihre Schritt-für-Schritt-Anleitung aufgenommen werden sollen. Dann wählen Sie eine Vorlage für eine Schritt-für-Schritt-Anleitung oder eine Zeitleiste aus und Snagit fügt die Bilder in der von Ihnen festgelegten Reihenfolge in einer übersichtlichen Anleitung ein. Sie müssen nur noch den Erklärtext ergänzen. Lesen Sie im Detail, wie Sie Bilder in Snagit zu einer Anleitung zusammenzufügen.

Schritt 6: Schreiben Sie den Text der Anleitung

Grundsätzlich sollten Sie beim Schreiben des Textes für eine Bedienungsanleitung oder ein Handbuch auf Verständlichkeit und eine klare Struktur achten. Beschreiben Sie die einzelnen Schritte so detailliert wie nötig, aber so kurz wie möglich. Ihr Ziel besteht darin, dem Leser zu helfen, damit er die gewünschten Informationen möglichst schnell findet.

Gute Anleitungstexte zeichnen sich aus durch:

• eine übersichtliche Gliederung
• kurze Absätze und Sätze
• eine aktive Sprache
• aussagekräftige Überschriften
• ein Inhaltsverzeichnis und ggf. ein Glossar

Letzter Schritt: Testen Sie Ihre Anleitung

Sie haben Ihre Anleitung geplant, die Abbildungen aufbereitet, den Erklärtext geschrieben und schließlich Ihr Material in einer Schritt-für-Schritt-Anleitung zusammengefügt. Ihre Arbeit ist aber noch nicht getan. Um sicherzustellen, dass Ihre Bedienungsanleitung nutzerfreundlich ist und funktioniert, sollten Sie diese auf jeden Fall testen.

Testen ohne Moderierung

Wenn Sie Feedback zu einer kleinen Anleitung einholen möchten, brauchen Sie keinen Moderator oder ein aufwendiges Umfragetool. Schicken Sie Ihren Testpersonen einfach ein Dokument mit einigen Fragen zur Beantwortung:

• Verstehen Sie, welche Schritte Sie durchführen müssen?
• Sind die einzelnen Schritt verständlich beschrieben und führen zum Erfolg?
• Wie würden Sie die Aufgabe einfacher erledigen können?
• Haben Ihnen die Abbildungen geholfen zu verstehen, was gemacht werden soll?
• Hätten Sie sich mehr Illustrationen gewünscht?

Bitten Sie Ihre Tester sich Notizen zu machen, Fragen aufzuschreiben und Problembereiche im Prozess zu dokumentieren.

Testen mit Moderierung

Der größte Vorteil von Tests, die mit Moderator durchgeführt werden, ist, dass Sie Ihre Testpersonen beim Arbeiten mit der Anleitung beobachten können und sehen, wo die Tester Probleme haben. Nehmen Sie solche Testsessions als Video auf, um später alles in Ruhe noch einmal anzuschauen und mit Ihren Notizen zu vergleichen. Stellen Sie während des Tests ebenfalls Fragen zur Anwendung Ihrer Anleitung, speziell nach Problemen oder Verbesserungsmöglichkeiten.

Nutzen Sie die Testergebnisse, um Ihre Anleitung zu verbessern und zukünftige Schritt-für-Schritt-Anleitungen noch professioneller zu gestalten.