Was müssen Sie beachten, wenn Sie eine Anweisung für eine Arbeit schreiben?
Arbeitsanweisungen sind in vielen Branchen üblich und notwendig, allen voran in der Produktion, aber auch bei Studien, um eine Gleichbehandlung von Testpersonen sicherzustellen. Auch beim Onboarding machen Arbeitsanweisungen Sinn, um neuen Mitarbeitern von Beginn an die korrekte Ausführung von Aufgaben zu erklären. Lesen Sie, was Sie beachten müssen, wenn Sie eine Arbeitsanweisung schreiben, was in eine Arbeitsanweisung gehört und welche rechtlichen Aspekte bei einer Arbeitsanweisung zum Tragen kommen.
Inhalt
Was ist eine Arbeitsanweisung?
Welche Ziele hat die Arbeitsanweisung?
Arbeitsanweisung erstellen: Vorlage für eine Arbeitsanweisung
1. Wer muss der Arbeitsanweisung folgen?
3. Wie muss diese Arbeit erledigt werden?
4. Womit muss die Arbeit ausgeführt werden?
5. Wofür muss diese Arbeit erledigt werden?
6. Wo muss die Arbeit erledigt werden?
7. Wie viel muss hergestellt werden?
8. Wie lange dauert die Ausführung der Arbeit?
9. Wie gut muss die Arbeit ausgeführt werden?
10. Wie sicher muss die Arbeit ausgeführt werden?
Arbeitsanweisung schreiben: Tipps für Sprache, Stil und Format
Rechtliche Aspekte der Arbeitsanweisung
Was unterscheidet die Arbeitsanweisung von einer Prozessbeschreibung?
Was ist eine Arbeitsanweisung?
In einer Arbeitsanweisung hält ein Arbeitgeber fest, wie ein Mitarbeiter eine bestimmte Aufgabe erledigen muss und welche einzelnen Schritte ausgeführt werden müssen. Eine Arbeitsanweisung erklärt also genau, wer was wann und wie zu machen hat und stellt sicher, dass ein Mitarbeiter eine bestimmte Arbeit vollumfänglich und mit gleichbleibender Qualität zu Ende führen kann.
Welche Ziele hat die Arbeitsanweisung?
Das Hauptziel einer Arbeitsanweisung ist, einheitliche Arbeitsschritte festzulegen und so die gleichbleibende Qualität eines Produkts oder einer Dienstleistung zu gewährleisten. Darüber hinaus tragen Arbeitsanweisungen dazu bei, unternehmensinternes Wissen zu bewahren und zu standardisieren. Arbeitsanweisungen beschreiben im Idealfall die effizienteste und beste Vorgehensweise, um eine Arbeit auszuführen. Sie helfen also, Fehler und daraus resultierende Nachbesserungen zu vermeiden und können langfristig Kosten sparen, ob für die Fehlerbeseitigung oder bei der Einarbeitung.
Eine Sonderform der Arbeitsanweisung betrifft die Regelung der betrieblichen Ordnung: Es gibt also neben Arbeitsanweisungen zur Ausführung wiederkehrender Tätigkeiten auch solche, die zum Beispiel das Einhalten der Arbeitszeit, die private Nutzung von Arbeitsgeräten oder den Kundenkontakt betreffen.
Arbeitsanweisung erstellen: Vorlage für eine Arbeitsanweisung
Was muss in eine Arbeitsanweisung? Natürlich richtet sich der Inhalt einer Arbeitsanweisung nach der Arbeit, die sie erläutert. Generell lassen sich jedoch 10 Leitfragen definieren, die eine Arbeitsanweisung beantworten sollte. Wenn Sie sich an diesen 10 Fragen als Vorlage für Ihre Arbeitsanweisung orientieren, haben Sie eine gute Grundlage:
1. Wer muss der Arbeitsanweisung folgen?
An wen richtet sich die Arbeitsanweisung? Wer muss die darin erklärte Arbeit erledigen? Das können Arbeiter an einer bestimmten Maschine, Mitarbeiter in bestimmten Positionen oder ganze Teams sein, zum Beispiel in einem Service-Center.
2. Was muss getan werden?
Welche Arbeit muss erledigt werden? Umreißen Sie, welche Tätigkeit ausgeführt werden muss.
3. Wie muss diese Arbeit erledigt werden?
Beschreiben Sie Schritt-für-Schritt im Detail, wie eine spezifische Arbeit ausgeführt werden muss. Dabei muss der gesamte Arbeitsablauf von Anfang bis Ende erläutert werden. Das ist unter Umständen der zentrale Punkt einer Arbeitsanweisung. Nutzen Sie hierfür wenn möglich visuelles Hilfsmaterial, um einzelne Arbeitsschritte zu erläutern, wie Videos, Screenshots, Screencasts, Tabellen oder Flussdiagramme.
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4. Womit muss die Arbeit ausgeführt werden?
Welche Werkzeuge, Maschinen, Software oder Geräte sind für die Arbeit erforderlich? Wie müssen diese gehandhabt werden?
5. Wofür muss diese Arbeit erledigt werden?
Was ist der Zweck der Arbeit? Wenn Sie die Notwendigkeit einer bestimmten Aufgabe erklären, kann sich das positiv auf die Akzeptanz und Motivation der Mitarbeiter auswirken.
6. Wo muss die Arbeit erledigt werden?
Gibt es einen bestimmten Arbeitsplatz, an dem die Arbeit erledigt werden muss? Kann ein Mitarbeiter den Ausführungsort selbst bestimmen oder gibt es genaue Vorgaben?
7. Wie viel muss hergestellt werden?
Besonders in der Produktion müssen Zielmengen formuliert werden. Aber auch im Service können Mengenangaben sinnvoll sein, zum Beispiel wie viele Kundentelefonate pro Stunde zu führen sind.
8. Wie lange dauert die Ausführung der Arbeit?
Wie ist der Zeitaufwand? Wenn möglich, kann auch der Zeitaufwand für jeden einzelnen Schritt definiert werden. Alternativ kann die durchschnittliche Zeit oder eine zeitliche Zielvorgabe zur Erledigung der Gesamtaufgabe angegeben werden. Diese sollte jedoch nah an der Wirklichkeit und nicht unrealistisch sein.
9. Wie gut muss die Arbeit ausgeführt werden?
Welche Qualität muss das Ergebnis der Arbeit haben? Eine gleichbleibend gute Qualität ist insbesondere in der Herstellung oder bei Dienstleistungen wichtig und sorgt für Kontinuität.
10. Wie sicher muss die Arbeit ausgeführt werden?
Welche Vorgaben zur Arbeitssicherheit oder zu Sicherheitsstandards gibt es?
Arbeitsanweisung schreiben: Tipps für Sprache, Stil und Format
Damit eine Arbeitsanweisung befolgt wird, muss sie verständlich geschrieben, logisch aufgebaut und gut zugänglich sein. Folgen Sie diesen Tipps, wenn Sie eine Anweisung für eine Arbeit schreiben:
1. Klare Sprache
Eine Arbeitsanweisung sollte von jedem Mitarbeiter sofort verstanden werden können. Vermeiden Sie Schachtelsätze, Fremdwörter, zusammengesetzte oder sehr lange Wörter, unbekannte Fachbegriffe oder Abkürzungen. Wenn eine Fachsprache verwendet werden muss, sollten Sie Fachausdrücke und Abkürzungen in einem Glossar erklären.
Verwenden Sie nicht verschiedene Wörter für dieselbe Sache: Wichtige Begriffe und Fachausdrücke sollten unverändert eingesetzt werden. Wiederholungen müssen also nicht vermieden werden, sondern sind in Arbeitsanweisungen sogar erwünscht – es geht hier nicht um schriftstellerische Qualitäten, sondern Eindeutigkeit.
Schreiben Sie aktive Sätze mit einer klaren Struktur (im Idealfall Subjekt – Prädikat – Objekt), damit sofort verständlich ist, wer was wie auszuführen hat. Je kürzer und einfacher, desto besser.
2. Zugänglich
Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf die Arbeitsanweisungen haben – auch wenn sie mobil oder außerhalb des Unternehmens arbeiten. Ist ein Zugriff nicht jederzeit und überall möglich, kann eine Arbeitsanweisung schlicht nicht genutzt werden.
3. Einheitlich gestaltet
Wenn in Ihrem Unternehmen viele Arbeitsanweisungen eingesetzt werden, dann achten Sie auf eine einheitliche Gestaltung: Design, Layout, Sprache, Speicherort und -medium sollten möglichst einheitlich sein oder einem Konzept folgen. Das hilft den Mitarbeitern, die Arbeitsanweisungen zu finden, zu verstehen und sich schnell darin zurechtzufinden.
4. Visuell
Visuelle Informationen helfen beim Verständnis. Das Sprichwort „Ein Bild sagt mehr als tausend Worte“ gilt auch für Arbeitsanweisungen. Ob schematische Darstellungen, Screenshots oder Videos – visuelle Darstellungen können Arbeitsschritte meist einfacher und besser verständlich erklären als lange Texte. Das trifft besonders auf manuelle Arbeitsschritte an einer Maschine oder die Arbeit am Computer zu.
Für Arbeitsanweisungen am Computer eignen sich Screenshots der Bildschirmoberfläche. Tools wie Snagit sind dafür ideal. Im integrierten Snagit-Editor können Sie anschließend Ihre Screenshots aufbereiten: Fügen Sie Nummerierungen, Rahmen, Pfeile oder Anmerkungen hinzu, um die einzelnen Arbeitsschritte eindeutig zu beschreiben.
Zunehmen wird auch VR zur Erklärung von Arbeitsschritten und für Arbeitsanweisungen genutzt, zum Beispiel um die Arbeit an Maschinen zu trainieren oder im medizinischen Bereich.
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5. Kompetent
Eine Arbeitsanweisung sollte von jenen Mitarbeitern geschrieben werden, die sich wirklich mit der Arbeit und den einzelnen Arbeitsschritten auskennen. Es kann also nicht nur eine Person in einem Unternehmen geben, die alle Arbeitsanweisungen verfasst. Denkbar ist jedoch, das finale Lektorat und das Design an Spezialisten zu übertragen, um die sprachliche und gestalterische Qualität zu sichern.
6. Getestet
Haben Sie die Arbeitsanweisung fertiggestellt, sollten Sie diese vor dem Einsatz unbedingt testen, wenn möglich mit Mitarbeitern, die sich noch nicht mit der beschriebenen Arbeit auskennen. Überwachen Sie die Anwendung der Arbeitsanweisung und protokollieren Sie, wo es Probleme gibt, welche Schritte nicht verständlich oder eindeutig genug beschrieben sind. Verbessern Sie die Arbeitsanweisung so lange, bis sie alle Qualitätskriterien erfüllt.
Wenn Sie eine Arbeitsanweisung für Aufgaben am Computer prüfen, können Sie den Test mit einer Bildschirmaufzeichnung dokumentieren, um ihn anschließend auszuwerten. Nutzen Sie dafür Aufzeichnungstools wie Snagit, die unkompliziert einen Screencast anfertigen.
Rechtliche Aspekte der Arbeitsanweisung
Eine Arbeitsanweisung dient dazu, die Arbeitspflicht von Mitarbeitern rechtsverbindlich zu konkretisieren. Arbeitnehmer sind rechtlich dazu verpflichtet, Arbeitsanweisungen einzuhalten. Bedingung ist jedoch, dass die Arbeitsanweisung vom jeweiligen Vorgesetzten des Mitarbeiters unterzeichnet ist, dass sie gesetzeskonform ist und die Arbeitssicherheit berücksichtigt.
Verweigert oder missachtet ein Mitarbeiter eine rechtskonforme Arbeitsanweisung, riskiert er eine Abmahnung. Ist ein Mitarbeiter der Meinung, dass die Arbeitsanweisung rechtswidrig ist, empfiehlt sich eine gerichtliche Überprüfung.
Was unterscheidet die Arbeitsanweisung von einer Prozessbeschreibung?
Es gibt viele Überschneidungen zwischen einer Arbeitsbeschreibung und einer Prozessbeschreibung: Beide dokumentieren sich wiederholende Arbeitsabläufe und wiederkehrende Prozesse. Beide dienen dazu, Wissen zu bewahren und effizient zu arbeiten. Eine Prozessbeschreibung kann jedoch für viele Arten von Unternehmensabläufen genutzt werden und stellt nicht zwingend eine rechtsverbindliche Arbeitsanweisung dar, der man Schritt-für-Schritt folgen muss. Zudem muss eine Prozessbeschreibung nicht zwangsläufig einzelne Schritte benennen, wie es Arbeitsanweisungen zumeist tun. Eine Prozessbeschreibung kann auch dazu dienen, allgemeine Abläufe oder Best Practices in einem Unternehmen zu dokumentieren.
Disclaimer: Dieser Beitrag stellt keine Rechtsberatung dar. Bitte wenden Sie sich dazu an einen Experten für Arbeitsrecht.
