Prozesse optimieren und verbessern am Arbeitsplatz

Prozessoptimierung mit Beispiel

Egal, ob Sie ein kleines Geschäft führen, eine Behörde oder ein Großunternehmen: Prozesse zu optimieren und verbessern ist wichtig für den langfristigen Erfolg. Wir erläutern mit einem Beispiel, worum es allgemein bei der Prozessoptimierung geht.

Prozessoptimierung: allgemeine Definition und Ziele

Bei der Prozessoptimierung werden bestehende Arbeits-, Produktions- und Geschäftsabläufe analysiert und dokumentiert, um Schwachstellen aufzudecken und zu beseitigen. Ziele der Prozessoptimierung können sein, die Arbeitsabläufe zu verbessern, die Arbeitsproduktivität zu steigern, Kosten zu sparen und die Produktqualität zu verbessern.

Grundlagen der Prozessoptimierung

Um Prozesse zu optimieren und zu verbessern, ist es nötig, dass das Unternehmen oder die Einrichtung und seine betrieblichen Abläufe als Ganzes betrachtet werden. In hierarchischen Strukturen zu denken oder nur einzelne Abteilungen in die Prozessoptimierung einzubeziehen, kann den Erfolg der Prozessoptimierung beeinträchtigen.

Prozessketten und -abläufe müssen bereichs- und abteilungsübergreifend dokumentiert und definiert werden. Dabei kommen Methoden wie die Prozessanalyse und die Prozessmodellierung zum Einsatz. Des Weiteren müssen zur Bewertung des Erfolgs der Prozessoptimierung Kenngrößen (so genannte Key Performance Indicators, KPIs) definiert werden.

Oftmals sind die betrieblichen Prozesse, die verbessert werden sollen, so komplex, dass für die Prozessoptimierung auf Software-Tools zurückgegriffen wird. Hierfür gibt es eine Vielzahl von Anbietern auf dem Markt. Diese Tools unterstützen bei der Analyse der Arbeitsabläufe, um Schlüsselprozesse zu definieren und die entsprechenden Kenngrößen für die Prozessoptimierung zu entwickeln. Manche Software bietet auch Simulationen an, um vor der Umsetzung der Prozessoptimierung die Maßnahmen auf ihre Wirksamkeit zu prüfen.

In welchen Bereichen ist die Prozessoptimierung wichtig und verbreitet?

Prozesse zu optimieren ist besonders in der Produktion, im Vertrieb und in der Logistikbranche wichtig und weit verbreitet. Dort können relativ eindeutig Kosten und Durchlaufzeiten definiert und so die für die Bewertung nötigen KPIs relativ genau bestimmt werden. In Bereichen und Branchen mit kreativen und komplexeren Wertschöpfungsketten ist die Prozessoptimierung weniger verbreitet, da es in der Analysephase schwer ist, weiche Faktoren wie die Zeit für einen kreativen Arbeitsprozess oder nicht repetitive Abläufe statistisch zu erfassen und zu bewerten, um die zugrundeliegenden Prozesse zu optimieren. Es ist jedoch auch in diesen Bereichen möglich.

Ablauf der Prozessoptimierung

Auch wenn es einer gesamtbetrieblichen Sichtweise bedarf, um Prozesse zu optimieren und zu verbessern, müssen die einzelnen Schritte der Prozessoptimierung auf jeden Bereich des Unternehmens individuell angepasst werden. Die einzelnen Phasen der Prozessoptimierung sind jedoch grundsätzlich ähnlich:

1.      Vorbereitung der Prozessoptimierung und Unternehmenskommunikation

Zunächst muss die Prozessoptimierung vorbereitet werden: Im ersten Schritt wird festgelegt, welche Mitarbeiter für das Projektmanagement zuständig sind und wer welche Aufgaben und Befugnisse übernimmt bzw. hat. Dann muss festgelegt werden, in welchen Unternehmensbereichen Prozesse optimiert und verbessert werden müssen. Um für einen reibungslosen Ablauf der Prozessoptimierung innerhalb des Unternehmens zu sorgen, muss auch die begleitende interne Unternehmenskommunikation vorbereitet werden: Eine Prozessoptimierung kann für Konflikte in der Belegschaft führen: Arbeitsbereiche und Arbeitsabläufe können sich ändern. Es kann sogar zum Stellenabbau oder ähnlichen für die Mitarbeiter negativen Ergebnissen kommen.

2.      Problemdiagnose und Potenzialanalyse

In der zweiten Phase geht es zunächst darum, die Prozesse so gut wie möglich zu beschreiben und grafisch aufzubereiten: Sie erstellen Übersichten und Analysen zum Beispiel zu Kosten und Ausgaben, Arbeitszeiten oder der Mitarbeiterauslastung. Greifen Sie hierzu auch auf bereits existierende Prozessdokumentationen zurück.

Anschließend führen Sie eine Problemdiagnose durch: Wo gibt es Probleme innerhalb der beschriebenen Prozesse? Wo entstehen zu hohe Kosten, welche Arbeitsschritte erfordern zu viel Arbeitszeit und wo gibt es Leerlauf oder treten vermehrt Fehler auf?

Haben Sie die Probleme innerhalb der Prozesse definiert, können Sie beschreiben, welche Prozesse verbessert und optimiert werden können. Gleichzeitig halten Sie fest, welches Potenzial die Prozessoptimierung hat und was sie bewirken kann. Definieren Sie die Kennzahlen der Prozessoptimierung (KPIs).

3.      Prozessneugestaltung

Nun geht es darum, konkrete Maßnahmen zu planen, um die Prozessoptimierung zu realisieren. Was muss genau bei den Prozessen verbessert werden? Dies können zum Beispiel Änderungen in der Organisationsstruktur und dem Management eines Unternehmens sein, eine Anpassung der Prozessschritte oder Prozessleistung oder der eingesetzten Ressourcen.

4.      Umsetzung der Prozessoptimierung

Haben Sie die Maßnahmen zur Verbesserung der Prozesse definiert, geht es an ihre Umsetzung innerhalb des Unternehmens. Dabei sollten Sie auf eine gut durchdachte und vorbereitete Einführung der Änderungen achten. Müssen Sie Mitarbeiter schulen oder neue Arbeitsprozesse erklären, dann nutzen Sie dafür Medien wie Schulungsvideos und bereiten Sie Übergaben von Aufgaben gut vor, zum Beispiel mit Arbeitsanweisungen und gut organisierten Übergaben.

5.      Evaluation und Nachbereitung

Um den Erfolg der Prozessoptimierung zu messen, müssen Sie die verbesserten bzw. neu eingeführten Prozesse und ihre Ergebnisse überwachen und evaluieren. Dokumentieren Sie die optimierten Prozessabläufe und vergleichen Sie die vorab definierten KPIs mit den tatsächlich erzielten Ergebnissen.

Prozessoptimierung: Beispiel

Sind Ihnen unsere Erläuterungen zum Thema Prozessoptimierung noch zu abstrakt? Dann haben wir für Sie ein Beispiel aus dem Alltag, wie Sie Prozesse optimieren am Beispiel Kochen:

Ausgangslage: Sie möchten den Bereich der Essenszubereitung optimieren, da Sie vermuten, dass das Kochen des Abendessens zu zeitaufwendig und teuer ist. Sie wissen aber nicht genau, wo Sie ansetzen können:

1. Zunächst bestimmen Sie, wer in Ihrem Haushalt für die Optimierung der Essenszubereitung zuständig ist und wie Sie mögliche Änderungen innerhalb Ihres Haushalts mit den Mitgliedern kommunizieren.
2. Beschreiben und dokumentieren Sie alle notwendigen Arbeitsschritte und Prozesse, die zur Zubereitung des Essens nötig sind. Das kann alle Haushaltsbereiche betreffen von der Essensplanung über den Einkauf, die Vorbereitung und Zubereitung des Essens bis zum Abwasch und Aufräumen der Küche.
   Anschließend führen Sie eine Problemdiagnose durch: Wo entstehen zu hohe Kosten, wo gibt es Leerlaufzeiten, welche Arbeitsschritte kosten zu viel Zeit? Wie ist die Arbeitsbe- und -auslastung der Beteiligten verteilt? Gibt es Personen, die zu viel oder zu wenig zu tun haben? Gibt es Gerichte, die eine sehr lange Zubereitungszeit erfordern oder sehr viele Ressourcen? Müssen Sie häufig kurzfristig einkaufen, wodurch zusätzliche Kosten entstehen?
   Haben Sie Schwachstellen oder Probleme bei der Essenszubereitung definiert, können Sie die Kenngrößen der Optimierung (KPIs) bestimmen, wie zum Beispiel die Nachhaltigkeit zu steigern, weniger Geld für den Einkauf oder die Herstellung auszugeben und Ressourcen zu sparen, weniger Zeit fürs Kochen zu verwenden oder die Kochproduktivität zu steigern.
3. Nun geht es an die Planung konkreter Maßnahmen für die Prozessoptimierung. Das kann sein, den Einkauf langfristiger zu planen, einfachere oder ressourcenschonendere Gerichte zu kochen, mehrere Gerichte gleichzeitig zuzubereiten oder mehr Haushaltsmitglieder in die Vorbereitung oder das Aufräumen einzubeziehen.
4. Anschließend geht es an die eigentliche Umsetzung der Prozessoptimierung. Achten Sie dabei auf eine gute Kommunikation mit allen Haushaltsmitgliedern. Wer bekommt neue Aufgaben? Wer benötigt eine Weiterbildung und muss neue Fähigkeiten erwerben? Welche Zeitpläne müssen eingehalten und Einkaufslisten vorbereitet werden?
5. Haben Sie Ihre Maßnahmen zur Prozessoptimierung realisiert, sollten Sie die Ergebnisse langfristig überwachen. Messen Sie den neuen Zeitaufwand und die veränderten Kosten für die Essenszubereitung, vergleichen Sie sie mit Ihren KPIs und bessern Sie gegebenenfalls nach.