Wie Sie effektive Schulungsunterlagen mit Snagit erstellen

Schulungsunterlagen, Handbücher und Arbeitsanweisungen erleichtern Ihren Mitarbeitern den Einstieg in neue Arbeitsabläufe. Gleichzeitig dienen Schulungsunterlagen und schriftliche Anleitungen als wertvoller Wissensspeicher, können viel Zeit bei der Einarbeitung sparen und sorgen für reibungslose Abläufe im Unternehmen. Geben Sie Ihren Kollegen die nötigen Informationen an die Hand, damit sie ihre Arbeit effektiv und effizient erledigen können. Wir helfen Ihnen, Ihre Schulungsunterlagen auf Vordermann zu bringen.

Warum sollten Sie interne Schulungsunterlagen erstellen? 

Wenn es darum geht, betriebsrelevante Abläufe, Programme, Systeme und Anwendungen zu erklären, sind klar verständliche Schulungsunterlagen und Mitarbeiterhandbücher unersetzlich. Schriftliche Anweisungen gewährleisten einheitliche Prozesse und effiziente Arbeitsabläufe – und wirken sich positiv auf Produktivität und Qualitätsniveau aus.

Schulungsunterlagen und detaillierte Arbeitsanweisungen dienen neuen Mitarbeitern als Leitfaden bei der Einarbeitung und erfahrenen Mitarbeitern als wichtiges Nachschlagewerk. Sie sorgen dafür, dass mit dem Ausscheiden erfahrener Mitarbeiter keine wichtigen Informationen verloren gehen, dienen als Wissensspeicher und sind ein zentraler Pfeiler des Wissensmanagements eines Unternehmens. Und im Gegensatz zu verbalen Anleitungen lassen schriftliche Arbeitsanweisungen oder Prozessbeschreibungen keinen Spielraum für Interpretationen und sichern eine gleichbleibend hohe Qualität der Arbeitsabläufe.

Darüber hinaus ist es im Rahmen des Qualitätsmanagements für viele Unternehmen obligatorisch, Verfahrensanweisungen bzw. Prozessbeschreibungen zu erstellen, um Dokumentationspflichten oder rechtliche Anforderungen zu erfüllen.

Schulungsunterlagen erstellen in 5 Schritten

1.     Planen Sie Inhalt und Aufbau Ihrer Schulungsunterlagen

Gute Anleitungen erklären in wenigen Schritten, wie ein Prozess oder eine Tätigkeit auszuführen ist. Alles, was der Leser wissen muss, wird klar und leicht verständlich beschrieben und anhand von Beispielen konkretisiert. Der Aufbau von Schulungsunterlagen erfolgt in der Regel nach thematischen Gesichtspunkten. Die einzelnen Schritte werden in chronologischer Reihenfolge aufgeführt. Dabei sind 10 oder weniger Schritte ideal. Bei komplexen Abläufen, die mehr Erklärung bedürfen, kann der Inhalt über mehrere Dokumente aufgeteilt werden. Notieren Sie sich zunächst die Schritte, die Sie in Ihre Schulungsunterlagen aufnehmen müssen.

2.     Planen Sie das veranschaulichende Bildmaterial

Die besten Schulungsunterlagen setzen veranschaulichendes Bildmaterial ein, um Arbeitsschritte und Anweisungen zu illustrieren. Studien belegen, dass Menschen Informationen schneller aufnehmen und sich länger daran erinnern, wenn diese visuell vermittelt werden.

Planen Sie, welche Bilder, Screenshots und Piktogramme Sie als veranschaulichendes Bildmaterial einsetzen möchten, um die einzelnen Arbeitsschritte zu visualisieren. Sie helfen dem Leser bei der Orientierung und bieten Gewissheit, dass er sich auf dem richtigen Weg befindet.

Insbesondere bei Anleitungen zu Softwareprogrammen sind Screenshots und Bildschirmvideos unersetzlich. Doch auch in anderen Bereichen lassen sich visuelle Medien wirksam in Schulungsunterlagen integrieren, sei es zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter oder als Erklärvideo zu komplexen Prozessen.

3.     Sammeln Sie Screenshots und anderes Bildmaterial

Fotos, Grafiken und Screenshots eignen sich ideal, um anschauliche Schulungsunterlagen, Prozessbeschreibungen oder Arbeitsanweisungen zu erstellen und einzelne Schritte zu illustrieren. Wenn Sie beispielsweise eine Arbeitsanweisung erstellen, in der die Nutzung einer Computeranwendung erklärt wird, ist es eine gute Idee, jeden Schritt mit einem Screenshot zu bebildern oder den gesamten Ablauf in einem Bildschirmvideo festzuhalten.

Mit Snagit können Sie ganz einfach relevante Inhalte auf Ihrem Bildschirm mithilfe des Capture-Fensters erfassen oder ein kurzes Video von Ihrem Bildschirm aufnehmen. Aber auch vorhandene Fotos und Grafiken können Sie in Snagit für Ihre Schulungsunterlagen aufbereiten. Gehen Sie auf Datei > Öffnen und wählen Sie Ihr Bild aus dem entsprechenden Ordner aus.

4.     Bearbeiten Sie das Bildmaterial

Um Inhalte möglichst aussagekräftig zu präsentieren, müssen Screenshots und Bilder in vielen Fällen leicht bearbeitet werden. Mit Pfeilen, Callouts, Umrandungen und Textelementen können Sie Wichtiges für Ihre Schulungsunterlagen hervorheben. Snagit bietet Ihnen außerdem die Möglichkeit, Bilder zu vereinfachen, indem Sie vertrauliche oder unnötige Informationen entfernen oder unscharf machen, wie dieses Beispiel zeigt:

Ein großer Vorteil dieser vereinfachten Grafiken ist, dass sie länger aktuell bleiben. Das ist besonders wichtig bei Screenshots von Softwareanwendungen, bei denen neue Versionen das Layout beeinflussen können. Mit vereinfachten Grafiken müssen Sie nicht jedes Mal Ihre Schulungsunterlagen überarbeiten, nur weil die Software aktualisiert wurde.

5.     Führen Sie alles zu übersichtlichen Schulungsunterlagen zusammen

Wenn Sie den Inhalt geplant und Ihr Bildmaterial gesammelt und aufbereitet haben, müssen Sie nur noch alles zusammenfügen. Klingt nach Aufwand? Keine Sorge, mit der Funktion Bilder kombinieren erstellen Sie mit wenigen Klicks in Snagit visuelle Anleitungen. So einfach geht’s:

So kombinieren Sie Bilder in Snagit zu einer visuellen Anleitung:

1. Klicken Sie im Snagit Editor auf Erstellen > Bild aus Vorlage.
2. Wählen Sie ein Layout für Ihre Anleitung aus und klicken Sie auf Erstellen.
3. Ziehen Sie die Bilder aus der Snagit-Ablage in die richtige Position des Layouts.
4. Fügen Sie Beschreibungen zu den Bildern hinzu und ergänzen Sie den Titel Ihrer Anleitung.
5. Passen Sie Schriftarten und Farben für Hintergrund und Arbeitsschritt-Nummerierungen an.
6. Exportieren Sie die Datei als PDF und speichern Sie die Datei für spätere Aktualisierungen als SNAG (bzw. SNAGPROJ für Mac).

Nutzen Sie auch unser Tutorial für die Erstellung visueller Anleitungen.

Gestalten Sie Ihre eigenen Schulungsunterlagen

Egal, ob Sie eine schnelle Anleitung zu einem Arbeitsablauf schreiben oder eine normgerechte Arbeitsanweisung erstellen wollen – Snagit ist das ideale Hilfsmittel. Laden Sie die kostenlose Testversion herunter und überzeugen Sie sich selbst, wie einfach es ist, mit Snagit ansprechende Schulungsunterlagen zu erstellen.