Unternehmen setzen heute mehr als je zuvor Bilder und Videos ein, um Anleitungen zu illustrieren, Informationen zu liefern und mit Kunden und Mitarbeitern zu kommunizieren. Die vielfältigen Vorteile von visueller Kommunikation und sich wandelnde Markterwartungen haben diese Entwicklung vorangetrieben.
Eine vor kurzem von TechSmith durchgeführte Studie zeigt, dass 67% der Testteilnehmer Aufgaben besser verstehen und ausführen, wenn die Anleitungen entweder mit Screenshots im Text illustriert oder als Videos geliefert werden. Reine Textanleitungen schneiden sehr viel schlechter ab. Eine weitere Studie von Hubspot belegt, dass sich die meisten Anwender Videoanleitungen wünschen.
Content-Teams entwickeln immer mehr visuelle Medieninhalte, die in Dokumentations-, Trainings- und Marketingmaterialien genutzt werden. Das bedeutet eine neue Herausforderung für diese Branche: Diese Bilder und Videos müssen kontinuierlich aktualisiert werden.
Viele, in schneller Folge veröffentlichte neue Versionen und Produkt-Updates erfordern diese häufige Updates. Viele Abteilungen haben Probleme, diese zeitintensive Aufgabe zu bewältigen. Wir stellen heute erprobte und bewährte Techniken vor, um Videoinhalte effizient zu aktualisieren.
(Techniken zur Aktualisierung von Bildern und Screenshots behandeln wir in einem anderen Blogartikel).
Achten Sie schon beim Design auf die Wiederverwendbarkeit
Schon bei der Planung des Videos sollten Sie die künftige Wiederverwendbarkeit berücksichtigen.
Die Videoinhalte können so strukturiert werden, dass Updates leichter möglich sind. Beim Design sollte darauf geachtet werden, dass die Notwendigkeit für Updates möglichst gering ist.
Vorteilhafte Nutzung kurzer Inhalte oder Inhaltsblöcke
Wenn Änderungen einer Softwareoberfläche oder eines Workflows gemacht werden (beispielsweise ein neuer Dialog), muss oft nur ein kleiner Ausschnitt der vorhandenen Inhalte angepasst werden. Wenn die Prinzipien von intelligenten Inhalten und Microlearning beachtet werden, können Videoinhalte in kleineren Bausteinen oder als einzelne Szenen konzipiert werden, die dann zusammengefügt werden. Oft können diese Bausteine als eigenständige Module verwendet werden, da sie inhaltlich nicht von dem vorhergehenden oder folgenden Mikro-Inhalt abhängen.
Stellen Sie sich ein einfaches Softwaretutorial vor, das aus einem Titelclip, zwei darin vorgestellten Funktionen und einem Outro besteht.
Wenn eine zusätzliche Funktion erklärt werden muss, kann ein neuer Clip in Ihrem Videoeditor einfach zwischen die beiden vorhandenen Szenen eingefügt werden.
Die Aktualisierung einzelner Bausteine und kürzerer Clips ist weniger Arbeit als ein komplettes Video zu aktualisieren. Die Mediendesigner sparen so kostbare Zeit.
Erstellen Sie zeitlose Inhalte
Fragen Sie sich, ob vorhandene Inhalte überhaupt aktualisiert werden müssen. Je nach Zuschauergruppe und Kommunikationsziel kann es durchaus sein, dass die Inhalte, die für eine frühere Version konzipiert wurden, immer noch relevant sind. Oft sind Elemente, die für die eigentliche Information unerheblich sind, genau die Elemente, die ein Update brauchen.
Grußformeln, Versionsnummern, kleine UI-Änderungen, Quellenangaben und unternehmensspezifische Branding-Elemente sind typische Beispiele.
Die Standardisierung einiger dieser Elemente kann die potenzielle Nutzzeit und Wiederverwendbarkeit der Inhalte oft verlängern. Schauen Sie sich diese Einführung zu einem Videotutorial an:
Um eine Aufnahme in Camtasia 9 zu starten, klicken Sie auf den roten Aufnahmeknopf.
oder
Um eine Aufnahme in Camtasia zu starten, klicken Sie auf den roten Aufnahmeknopf.
Wenn die Versionsnummer bewusst weggelassen wird, kann dieses Modul auch noch für die nächste Version der Software benutzt werden, ohne die Zuschauer zu verwirren.
Amy Rottmann und Salena Rabidoux geben in diesem Artikel weitere Ratschläge, wie die Wiederverwendbarkeit von Inhalten erhöht werden kann. Beziehen Sie sich auf ein konkretes Jahr statt auf eine verstrichene Zeitspanne (z. B. „2016“ statt „vor 2 Jahren“) und wählen Sie einen allgemein formulierten Titel für Ihre Videos.
Die Video-Marketingplattform Vidcredible stellt zudem fest, dass die Erstellung von zeitlosen Inhalten und die kontinuierliche Aktualisierung der Inhalte die Suchmaschinenoptimierung verbessern kann und positive Auswirkungen auf die Besucherzahlen hat.
Vorteile von SUI-Grafiken (Simplified User Interface)
Bei TechSmith nutzen wir schon länger eine Designtechnik, die unter dem Namen Simplified User Interface (SUI) bekannt ist. Die Verwendung von SUI-Grafiken hat viele Vorteile und durch die vereinfachte visuelle Darstellung von wichtigen Elementen können Videos erstellt werden, die oft sehr viel länger aktuell bleiben.
Die gleiche SUI-Grafik kann für verschiedene Versionen, Plattformen und Sprachen verwendet werden. Der notwendige Aktualisierungsaufwand wird auf diese Weise drastisch reduziert.
Bearbeitung im Hinblick auf künftige Updates
Es gibt verschiedene Bearbeitungstechniken, mit denen die spätere Aktualisierung existierender Videos erleichtert werden kann.
Archivieren Sie fertige Videoprojekte immer.
Nur die fertige MP4-Datei zu speichern bietet nicht die notwendige Flexibilität, um zu einem späteren Zeitpunkt Anpassungen zu integrieren. Es ist zu empfehlen, das Videoprojekt so zu speichern, dass es auch in Zukunft von Ihnen selbst oder Ihren Kollegen neu geöffnet und bearbeitet werden kann. Speichern Sie die eigentliche Projektdatei, die von der Videobearbeitungssoftware genutzt wird plus alle Aufnahmen, Bilder und Audioclips, die im Video integriert wurden.
ACHTUNG: Nur die Projektdatei zu speichern ist in den meisten Fällen nicht ausreichend; die meisten Videoeditoren verweisen nur auf die im Projekt integrierten Medien. Die Mediendateien selbst müssen ebenfalls archiviert werden.
TechSmith Camtasia hat eine besonders praktische Option, ein Projekt als ZIP-Datei zu exportieren. Dabei werden alle im Projekt enthaltenen Medienclips in einer einzigen ZIP-Datei gespeichert, die später wieder leicht importiert werden kann.
Weitere Informationen zur effizienten Verwaltung und Organisation von Aufnahmen und Projektdateien in Camtasia finden Sie hier.
Sie sollten auch andere projektrelevante Dokumente wie Skripte, Storyboards und Originalbilder speichern. Das macht die Aktualisierung später sehr viel einfacher und effizienter.
Bearbeiten Sie Audio und Video separat.
In vielen Fällen muss nur eine der beiden Komponenten aktualisiert werden, entweder das Audio oder das Video. Wenn Sie Audio und Video auf verschiedenen Spuren behalten, können einzelne Elemente leicht ersetzt werden, ohne die anderen zu beeinflussen. Viele Videoeditoren mit mehrspurigen Timelines bieten die Option, Audio und Video voneinander zu trennen, falls beide anfangs auf einer Spur kombiniert waren.
Korrigieren Sie einen Bereich mit einem überlagerten Screenshot
Screenshots können in vielen Fällen eine kleine Änderung in einem Screencast kaschieren. Es braucht etwas Erfahrung, um den Screenshot exakt zu platzieren und die richtige Größe zu finden (und einen Editor mit mehrspuriger Timeline wie zum Beispiel TechSmith Camtasia). Diese Technik funktioniert aber schneller und ist effizienter als eine komplette Neuaufnahme zu machen. Achten Sie auf die Cursorposition im Video, denn der Screenshot darf den Cursor nicht überdecken.
Beispiel: Die Eigenschaften zum Ausfüllen des Hintergrundes werden per Screenshot zum vorhandenen Video hinzugefügt.
Wählen Sie eine flexible Hosting-Plattform
Die gewählte Hosting-Plattform für Ihr Video kann auch die Aktualisierung beeinflussen. Viele Unternehmen nutzen Online-Plattformen wie YouTube, Wistia, Screencast.com oder Vimeo, um ihre fertigen Videos zu hosten und zu zeigen.
Jede dieser Plattformen hat Stärken und Schwächen, aber in diesem Zusammenhang ist die wichtigste Funktion, dass ein Video nach dem Hochladen ersetzt werden kann, ohne die URL zu ändern.
Diese Funktionalität ermöglicht den Videoproduzenten, ein Video zu ersetzen, ohne die existierenden Links zu diesem Video (inklusive Einbettungslinks in anderen Webseiten) zu zerstören. Das vereinfacht die Versionskontrolle sehr und stellt sicher, dass alle Zuschauer immer nur die aktuellste Version Ihres Videos sehen. Vimeo, Screencast.com, Wistia und andere Plattformen bieten diese Funktionalität, aber YouTube nicht.
Bonus-Tipp: Nutzen Sie Technologien zur Stimmerzeugung
Die Sprachsynthese (automatische Stimmerzeugung) ist ein technologischer Bereich, der sich rasant weiterentwickelt und dessen Qualität sich immer weiter verbessert. Die Stimmen von Serviceangeboten wie Polly von Amazon, Watson von IBM und Microsoft Azure sind beeindruckend und noch dazu sehr preisgünstig.
Beispiel: Watson Stimmtechnologie von IBM wurde benutzt, um Text in Sprache umzuwandeln.
Mit dieser Technologie kann der gesprochene Kommentar für ein Video mit einem Knopfdruck erzeugt und angepasst werden. Das ist eine zeitsparende Alternative zur Aufnahme der eigenen Stimme oder der Stimme eines teuren Stimmtalents. Diese Methode ist besonders bei der Aktualisierung von Videos sehr praktisch: Alle notwendigen Änderungen der Stimmaufnahme können in Sekundenschnelle erneut generiert werden. Tonlage und Stimme des neuen oder geänderten Moduls passen exakt zum Rest des Videos. Bei Aufnahme einer menschlichen Stimme gibt es immer Abweichungen.
Auch wenn die Qualität kontinuierlich verbessert wird, ist die im Moment verfügbare Technologie zur Stimmerzeugung noch nicht perfekt. Die automatisch generierten Stimmen klingen immer noch ein bisschen wie Roboter. Emotionale Beteiligung ist nur in der menschlichen Stimme zu hören. Emotionen sind aber besonders für Marketinginhalte sehr wichtig. Außerdem werden besondere Ausdrücke wie Markennamen von dieser Technologie noch nicht standardmäßig unterstützt. Für Dokumentations- und Trainingszwecke ist diese Technologie aber durchaus akzeptabel und bietet schon viele Vorteile für die Erstellung, Aktualisierung und Lokalisierung von Medieninhalten.
Fazit:
Videoinhalte müssen aktualisiert werden. Das bleibt eine unvermeidbare Herausforderung, insbesondere wenn die Menge an Inhalten und die Häufigkeit von Produkt-Updates weiter ansteigt. Videoproduzenten sollten in allen Phasen des Erstellungsprozesses immer schon an die künftige Aktualisierung denken. Mit dem richtigen Design, guter Organisation und geeigneten Bearbeitungstechniken und Technologien, kann die Aktualisierung vereinfacht und der dafür notwendige Arbeitsaufwand reduziert werden. Dadurch bleibt die Videostrategie flexibel und die gesparte Zeit kommt anderen Projekten zugute.
