Führen auf Distanz: Wie gelingt das Managing von Remote Teams?

7 Tipps für Distance Leadership

Die Herausforderungen beim Managing von Remote Teams sind vielschichtig. Sie reichen von rein technischen Anforderungen über das richtige Maß an Kontrolle und Vertrauen bis hin zum Krisenmanagement und dem Erreichen von Unternehmenszielen. Worauf es beim Führen auf Distanz ankommt und wie Sie erfolgreich ein Team an mehreren Standorten oder in verschiedenen Zeitzonen führen, lesen Sie in unseren 7 Tipps für Distance Leadership.

1.    Führen auf Distanz – für die neue Normalität vorsorgen

Laut aktuellen Statistiken arbeitet bereits ein Viertel aller Beschäftigten in Deutschland ganz oder teilweise im Home Office. Einer jüngsten Studie von Upwork zufolge werden bis 2028 73 Prozent aller Teams remote arbeitende Mitarbeiter haben. Distance Leadership ist also keine temporäre Erscheinung, sondern wird langfristig Normalität sein. Denkbar sind dabei ganz unterschiedliche Szenarien: von Teams an einem Standort, deren Mitglieder an 1 oder 2 Tagen die Woche im Home Office arbeiten, bis hin zu Teams, die über mehrere Standorte und Zeitzonen verteilt arbeiten und kein festes Büro mehr haben. Die Grundanforderungen an Remote Teams bleiben jedoch gleich. Als Führungskraft lohnt es sich daher schon jetzt, in nachhaltige Strukturen für das Managing von Remote Teams zu investieren und diese gut zu planen.

2.    Managing von Remote Teams ohne technische Hürden

Remote arbeitende Teams werden zu einem Großteil über digitale Medien kommunizieren und arbeiten. Das erfordert eine gut durchdachte und einwandfrei funktionierende digitale Infrastruktur – beginnend bei der Hardware über die digitale Ordnerstruktur bis hin zu passender Software. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter und Sie selbst alle Arbeitsmittel haben, die Sie für einen reibungslosen Berufsalltag benötigen. Bieten Sie Weiterbildungen und Anleitungen an, um die Medienkompetenz und das Know-how der Mitarbeiter zu festigen und zu erweitern. Fragen oder Probleme sollten schnellstmöglich geklärt werden können – hier bedarf es eines professionellen IT-Supports.

3.    Kommunikationsregeln und Meeting-Checkliste

Leiten Sie Remote Teams, werden Sie der Kommunikation viel Aufmerksamkeit widmen müssen. Ein Großteil der Kommunikation wird virtuell stattfinden, ob interne Gespräche, Teammeetings oder Kundenkontakt. Dafür brauchen Sie funktionierende Absprachen und Regeln. Für Remote Teams in verschiedenen Zeitzonen, mit flexiblen Arbeitszeiten und Teilzeitmodellen gibt es dafür bereits Best Practices des asynchronen Arbeitens.

Wichtig für gutes Distance Leadership ist, ein Gleichgewicht zwischen Erreichbarkeit und schnellem Austausch auf der einen und der Möglichkeit zum konzentrierten Arbeiten auf der anderen Seite zu finden. Ihre Mitarbeiter sollten klar kommunizieren, wann sie per Instant Messaging oder E-Mail zu erreichen sind und eine zeitnahe Antwort von ihnen zu erwarten ist und wann nicht. Das kann sehr gut in den persönlichen Profileinstellungen in Instant-Messaging-Diensten wie Teams oder Slack tagesaktuell kommuniziert werden. Feste Arbeitszeiten und Erreichbarkeiten können auch in E-Mail-Signaturen festgehalten werden. So weiß das Gegenüber, wann mit einer Antwort zu rechnen ist.

Legen Sie auch fest, welche Inhalte über welchen Kanal zu kommunizieren sind. Um zu viele virtuelle Meetings zu vermeiden, sollten Sie z. B. Regeln aufstellen, wann ein persönliches Gespräch nötig ist und wann ein Austausch über Chat oder E-Mail besser ist. Auf keinen Fall verzichten sollten Sie auf gemeinsame Teammeetings und den individuellen Austausch mit Ihren Mitarbeitern. Setzen Sie dafür regelmäßig wiederkehrende Termine an.

Bedenken Sie, dass es für Remote Teams keine Teeküche und keinen spontanen Austausch auf dem Büroflur gibt, und finden Sie geeigneten virtuellen Ersatz, z. B. das gemeinsame Kaffeetrinken am Morgen oder remote Lunches.

4.    Vertrauen und selbstständiges Arbeiten statt Präsenz und Überwachen

Eine zentrale Voraussetzung für ein erfolgreiches Führen auf Distanz ist das Vertrauen in Ihre Mitarbeiter. Es ist nicht möglich, ein Remote Team ständig zu überwachen und jeden Arbeitsschritt zu kontrollieren. Seien Sie dazu bereit, Aufgaben und Verantwortung auf einzelne Mitarbeiter oder ein Team zu delegieren. Damit das selbstständige, ortsunabhängige Arbeiten eines Teams funktioniert, müssen Sie jedoch auch hier klare Regeln aufstellen, die sicherstellen, dass die Unternehmensziele erreicht werden.

5.    Zielvereinbarungen statt Kontrolle

Ersetzen Sie die permanente Kontrolle jedes Arbeitsschritts durch überprüfbare Zielvereinbarungen. Legen Sie genau fest, welche Ergebnisse Sie von Ihren Mitarbeitern erwarten und welcher Arbeitsaufwand dafür nötig sein wird. Wenn Sie regelmäßig Teilziele oder den Arbeitsstand abrufen, haben Sie Gelegenheit, Probleme frühzeitig zu erkennen und den Arbeitsablauf anzupassen.

6.    Feedback und Motivation

Wie gelingt es Ihnen, ein remote arbeitendes Team dauerhaft zu motivieren, zu exzellenter Arbeit anzuregen und als Arbeitgeber attraktiv zu bleiben? Gerade beim Führen auf Distanz müssen Sie auf Anerkennung und Lob Ihrer Mitarbeiter achten. Sei es als kurze Chat-Nachricht zwischendurch bei der Abnahme einer Aufgabe oder das persönliche Gespräch nach einem Projektabschluss.

Etablieren Sie eine Feedbackkultur, die in beide Richtungen offen ist, um Ihre Arbeitsprozesse stetig zu optimieren. Setzen Sie Jahresgespräche an und schließen Sie jedes Projekt mit einer Evaluation ab, um herauszufinden, was gut gelaufen ist und was verbessert werden muss.

7.    Krisenmanagement auf Distanz

Ob Probleme beim Lösen von Arbeitsaufgaben oder Misstöne zwischen den Mitarbeitern – entwickeln Sie eine Strategie für das Krisenmanagement beim Führen auf Distanz. Mit einer ausgeprägten virtuellen Feedbackkultur und einer gut durchdachten digitalen Kommunikationsstrategie können Sie auch beim Managing von Remote Teams auf erste Anzeichen von Konflikten reagieren und Krisen erfolgreich managen.