Was ist hybrides Arbeiten und wie gestalten Sie einen hybriden Arbeitsplatz?

Über hybride Arbeitsformen und das perfekte hybride Office

Die Digitalisierung und Coronapandemie haben die Arbeitswelt grundlegend verändert. Flexible Arbeitsmodelle und hybride Arbeit schienen vor wenigen Jahren noch für viele Arbeitnehmer und Unternehmen undenkbar, werden jedoch mittlerweile in vielen Branchen und bei Neueinstellungen erwartet. Was genau hybrides Arbeiten bedeutet, wie das hybride Office gestaltet werden kann, welche hybriden Arbeitsformen möglich sind und wie Sie Video- und Bildschirmtools bei der hybriden Arbeit einsetzen, lesen Sie im Artikel.

Inhalt

Was bedeutet hybrides Arbeiten? Definition

Welche hybriden Arbeitsformen gibt es? Ein Überblick

Wie gut ist hybride Arbeit? Die Vorteile und Nachteile

Wie finden Sie das beste hybride Arbeitsmodell?

Wie richtet man einen hybriden Arbeitsplatz ein?

FAQs zum hybriden Arbeiten

Was bedeutet hybrides Arbeiten? Definition

Laut Duden bedeutet „Hybrid“ eine Mischung oder ein Gebilde aus zwei oder mehreren Komponenten. Bei der hybriden Arbeit werden also zwei oder mehrere Arbeitsformen miteinander vermischt. In der Regel spricht man von hybrider Arbeit, wenn von verschiedenen Orten aus gearbeitet wird, also teils im Büro und teils zuhause oder sogar in einem Café.

Welche hybriden Arbeitsformen gibt es? Ein Überblick

Moderne Arbeitsmodelle variieren vor allem entlang zweier Dimensionen: der Arbeitszeit und dem Arbeitsort. Beim hybriden Arbeiten ist zunächst der Arbeitsort entscheidend. Im Wesentlichen gibt es vier verschiedene hybride Arbeitsformen:

1. Remote first: Das Homeoffice oder der Fernarbeitsplatz sind der Standard-Arbeitsplatz. Die Arbeit oder Arbeitstreffen im Büro oder im Unternehmenssitz sind die Ausnahme.
2. Voll flexibel: Die Mitarbeiter können völlig frei entscheiden, ob sie im Büro oder im Homeoffice oder von unterwegs arbeiten. Es gibt keine Vorgaben.
3. Teils flexibel: Es gibt eine bestimmte Anzahl von Büro- bzw. Homeoffice-Tagen oder feste Arbeitstage im Büro, die eingehalten werden müssen.
4. Office first: Das Büro ist der Standard-Arbeitsplatz. Homeoffice oder remotes Arbeiten sind nur in Ausnahmefällen möglich.

Alle diese hybriden Arbeitsformen können um die Dimension der Arbeitszeit erweitert werden. Dadurch ergeben sich weitere Varianten der hybriden Arbeitsformen:

1. Fixe Arbeitszeiten: Die Arbeitszeiten und die Arbeitsdauer sind genau vorgegeben und müssen eingehalten werden.
2. Teilflexible Arbeitszeiten: Die Arbeitszeiten können in Teilen flexibel gestaltet werden, z. B. über ein Gleitzeitmodell oder indem nur eine Kernarbeitszeit vorgegeben wird.
3. Vollflexible Arbeitszeiten: Die Arbeitszeiten und teils auch die Arbeitsdauer können komplett selbst bestimmt werden.

Die Varianten von Arbeitszeit und Arbeitsort können beliebig miteinander kombiniert werden. Das kann im Extremfall heißen, sowohl der Arbeitsort als auch die Arbeitszeit können komplett selbst bestimmt werden – und nur die Arbeitsergebnisse zählen. Dem steht das sehr unflexible, fast schon altmodische Modell gegenüber, dass nur im Büro und zu genau festgelegten Arbeitszeiten gearbeitet wird.

Viele Unternehmen wählen eine Mischform zwischen diesen beiden Extremen und erlauben eine teilflexible Wahl des Arbeitsortes und teilflexible Arbeitszeiten zum Beispiel mit einer festgelegten Anzahl von Tagen im Büro und Kernarbeitszeiten. Sie erhoffen sich, so die Vorteile des klassischen Office-first-Modells mit den Vorzügen der hybriden Arbeit zu verknüpfen.

Wie gut ist hybride Arbeit? Die Vorteile und Nachteile

Hybrides Arbeiten bringt viele Vorteile, aber auch einige Nachteile sowohl für die Arbeitnehmer als auch die Unternehmen mit sich.

Vorteile:

+ Die hybride Arbeit fördert das selbstbestimmte Arbeiten. Viele Arbeitnehmer bewerten es positiv, wenn sie – je nach Arbeitsform – selbst bestimmen können, wo und wann sie arbeiten.

+ Hybride Arbeit kann die Work-Live-Balance fördern: Die Zeit für das Pendeln zur Arbeit entfällt und die gewonnene Zeit kann für Freizeitaktivitäten, für die Familie oder für den Haushalt verwendet werden. Familiäre Verpflichtungen, Interessen oder andere private Termine können besser neben der Arbeit wahrgenommen und geplant werden.

+ Hybride Arbeit kann die Zufriedenheit der Mitarbeiter verbessern. Zufriedene Arbeitnehmer leisten bessere Arbeit und kündigen seltener.

+ Unternehmen können mit hybriden Arbeitsmodellen Geld sparen: Die Bürogröße kann verringert werden, es entstehen weniger Kosten zum Beispiel für die Reinigung, Strom und Wasser.

+ Hybride Arbeitsmodelle erweitern den Bewerberpool und erleichtern das Recruitment von Top-Talenten. Besonders in Branchen, wo Fachkräftemangel herrscht, können hybride und flexible Arbeitsmodelle einem Unternehmen gegenüber der Konkurrenz Vorteile verschaffen.

Nachteile:

– Im Homeoffice vermischt sich das private und berufliche Leben. Manchen fällt es dann schwerer, nach dem Arbeitstag abzuschalten und klare Grenzen zu ziehen, wann und wie lange man arbeitet oder für das Unternehmen erreichbar ist. Das kann sich wiederum negativ auf die Work-Live-Balance auswirken.

– Der soziale Austausch fehlt im Homeoffice. Das Gespräch in der Teeküche, das gemeinsame Mittagessen, der After-Work-Drink – solche Aktivitäten haben eine wichtige Funktion für die Teambildung und das soziale Leben.

– Es können für das Unternehmen Mehrkosten entstehen, wenn sowohl ein Büro finanziert als auch ein Homeoffice für die Mitarbeiter eingerichtet und technisch ausgestattet werden muss.

– Für Führungskräfte entsteht eventuell ein Mehraufwand, wenn remote arbeitende Teams koordiniert und geleitet werden müssen, einschließlich der Planung von Teammeetings, Anwesenheiten im Büro oder Kernarbeitszeiten.

– Dürfen oder möchten nur einige Arbeitnehmer hybrid arbeiten, während der Großteil durchgängig im Büro ist, kann das zur Spaltung der Belegschaft oder zu Neiddebatten führen. Arbeitnehmer im Homeoffice können befürchten, von Absprachen ausgeschlossen oder bei Beförderungen nicht berücksichtigt zu werden. All das kann sich negativ auf die Unternehmenskultur auswirken.

Wie finden Sie das beste hybride Arbeitsmodell?

Ob Sie sich für ein hybrides Arbeitsmodell entscheiden und wie Sie dieses gestalten, hängt eng mit Ihrem Unternehmen und der Art Ihrer Arbeit ab. Das Gute: Es gibt nicht nur ein Modell für das hybride Arbeiten, sondern viele verschiedene, die sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können.

Stellen Sie sich zunächst folgende Fragen:

• Wann und wie oft ist ungestörte, konzentrierte Arbeit nötig, die im Homeoffice besser erledigt werden kann?
• Gibt es Arbeiten, die nur im Büro erledigt werden können?
• Wie stellen Sie sicher, dass sich Ihr Team regelmäßig trifft und persönlicher Austausch möglich bleibt? Wie sichern Sie den sozialen Austausch der Mitarbeiter?
• Welche Bedürfnisse haben Ihre Mitarbeiter und wie können sie diese im Arbeitsmodell am besten und gerecht für alle umsetzen?

Es empfiehlt sich, zunächst eine Bedarfsanalyse zu machen und davon ausgehend ein allgemein gültiges Arbeitsmodell zu erstellen. Haben Sie dieses entwickelt, dann gilt es entsprechende Arbeitsleitlinien zu formulieren und richtig im Unternehmen zu kommunizieren.

Wie richtet man einen hybriden Arbeitsplatz ein?

Das richtige hybride Arbeitsmodell kann nur funktionieren, wenn es die passende Technik und den technischen Support dafür gibt. Sie benötigen die richtigen Tools, damit ein über viele Standorte verteiltes Team erfolgreich zusammen arbeiten kann. Dazu gehört zunächst eine Grundausstattung mit Hardware wie Laptop, Headset, Mikrofon, Smartphone, Drucker, Wifi und der passenden Software, um gemeinsam an Inhalten zu arbeiten und diese in der Cloud oder auf einem Server zu speichern.

Darüber hinaus benötigen Sie die passenden Werkzeuge für das Projektmanagement und die Kommunikation: Ein hybrides Office und das damit verknüpfte asynchrone Arbeiten werden besonders durch die Videokommunikation erleichtert, sei es über Videokonferenzen oder Bildschirmpräsentationen. Richtig eingesetzt, können sich diese Tools positiv auf die Effizienz und eine erfolgreiche hybride Arbeit auswirken.

Stellen Sie die richtige Ausrüstung jedoch nicht nur zur Verfügung, sondern bieten Sie auch Support an: Nicht jeder weiß sofort, wie man einen Videocall aufzeichnet oder eine Bildschirmpräsentation teilt und aufzeichnet. Unterstützen Sie Mitarbeiter dabei, sich das nötige Wissen für die hybride Arbeit anzueignen, sei es durch Live-Seminare oder anschauliche Videotutorials.

Zeichnen Sie zudem immer wichtige Videobesprechungen auf, sodass sie für alle nachträglich zum Nachschauen und bei Fragen zur Verfügung stehen. Nutzen Sie zur Bildschirmaufzeichnung praktische Tools wie Snagit für einfache Aufnahmen und Screenshots oder Camtasia für komplexere Videoprojekte.

FAQs zum hybriden Arbeiten

Noch Fragen zum hybriden Arbeiten? Hier die Antworten in Kurzform:

Welche hybriden Arbeitsmodelle gibt es?

Hybride Arbeitsformen unterscheiden sich darin, wo man arbeitet und wie oft man an verschiedenen Standorten arbeitet. Es gibt vier Grundformen:

Office first: Das Büro ist der Standard-Arbeitsplatz. Remote first: Das Homeoffice oder der Fernarbeitsplatz sind der Standard-Arbeitsplatz. Voll flexibel: Die Mitarbeiter entscheiden selbst, wo sie arbeiten, ob im Büro oder im Homeoffice. Teils flexibel: Eine bestimmte Anzahl von Büro- oder Homeoffice-Tagen wird vorgegeben.

Was ist eine hybride Arbeitsform?

Bei einer hybriden Arbeitsform wechseln sich die Arbeit in einem Büro und die Arbeit im Homeoffice oder selbst gewählten Arbeitsort ab.

Was ist ein hybrider Arbeitsplatz

Ein hybrider Arbeitsplatz ermöglicht den einfachen Wechsel des Arbeitsorts. Dazu ist eine gewisse technische Grundausstattung nötig, zum Beispiel mobile Laptops mit Headsets für Videokonferenzen, server- oder cloudbasiertes Arbeiten sowie Projektmanagement- und Kommunikationstools, welche die Zusammenarbeit remoter Teams ermöglichen.