Wie können Sie die Produktivität berechnen und die Arbeitsproduktivität steigern?
Wir alle möchten gern produktiv arbeiten. Doch was genau versteht man unter Arbeitsproduktivität? Kann man Produktivität berechnen? Und wie lässt sich die Arbeitsproduktivität steigern?
Arbeitsproduktivität berechnen: Formel und Definition
Die Arbeitsproduktivität ist ein volkswirtschaftlicher Begriff und eine Kennzahl, die zur Bewertung der Wirtschaftlichkeit von Unternehmen genutzt wird. Um die Produktivität zu berechnen, nimmt man eine einfache Formel, bei der das Arbeitsergebnis (= Output) ins Verhältnis zum (zeitlichen) Arbeitsaufwand (= Input) gesetzt wird:
Arbeitsproduktivität = Output (Ergebnis)
Input (Arbeitsaufwand in Zeit)
Am besten erläutern wir Ihnen die Berechnung der Produktivität an zwei Beispielen:
- Produktion von Waren: Ein Mitarbeiter produziert an einem Arbeitstag (8 Stunden) 800 Stück eines Produkts. Teilt man den Output (800 Stück) durch den Input (8 Stunden), erhält man eine Arbeitsproduktivität von durchschnittlich 100 Stück pro Stunde.
- Dienstleistung: Ein Team von Müllarbeitern leert pro Arbeitswoche 1.000 Mülltonnen. Teilt man den Output (1.000) durch den Input (5 Werktage à 8 Stunden), beträgt die Produktivität des Teams pro Arbeitstag 200 Mülltonnen und pro Arbeitsstunde 25 Mülltonnen.
Mit der Arbeitsproduktivität errechnen Sie also eine durchschnittliche Arbeitsleistung einzelner Mitarbeiter oder einer Gruppe von Mitarbeitern in einem bestimmten Zeitraum.
Bedeutung und Anwendung der Arbeitsproduktivität
Die Produktivität wird als Kennzahl zum Beispiel im Controlling, aber auch in der Personal- und Produktionsplanung eingesetzt. Die Aussagekraft der Arbeitsproduktivität ist jedoch begrenzt: Wichtige Faktoren wie Materialkosten, Personalkosten oder die Auslastung von Maschinen (zum Beispiel bei wechselnder Auftragslage) werden in der Berechnung nicht berücksichtigt.
Auch die Qualität des Arbeitsergebnisses wird nicht erfasst: Werden also zum Beispiel höhere Stückzahlen produziert, von denen jedoch viele mangelhaft sind, verbessert sich zwar die Arbeitsproduktivität, aber der Gewinn kann letztlich sinken, da nicht so viele Produkte zum normalen Preis verkauft werden können. Es ist also wichtig, die Arbeitsproduktivität immer im Kontext und zusammen mit anderen Kriterien anzuwenden.
Die Produktivität als Bewertungskriterium eignet sich vor allem für Wirtschaftsbereiche, in denen hohe Stückzahlen (Massenproduktion) hergestellt werden bzw. die Arbeitsergebnisse hauptsächlich von der eingesetzten Arbeitszeit abhängen. Die Arbeitsproduktivität ermöglicht dann den Vergleich von Wettbewerbern innerhalb einer Branche. Sie kann auch helfen, die Wirtschaftsleistung eines Unternehmens über einen längeren Zeitraum zu messen und zu analysieren. Eine sinkende Produktivität bei gleichbleibenden Arbeitsbedingungen kann ein Hinweis auf Probleme im Arbeitsablauf sein.
Veränderungen in der Arbeitsproduktivität zu erfassen ist auch dann sinnvoll, wenn man bestimmte Arbeitsbedingungen ändert, zum Beispiel neue Maschinen oder neue Arbeitszeitmodelle einführt. Dann können anhand einer veränderten Produktivität Rückschlüsse auf die Wirkung der veränderten Bedingungen gezogen werden. Nur begrenzt aussagekräftig ist die Arbeitsproduktivität hingegen im Bereich der kreativen Arbeit oder Denkarbeit, da eine klare Definition von Output im Verhältnis zur aufgewendeten Arbeitszeit (Input) meist schwer möglich oder ungenau ist.
In Deutschland ist die Arbeitsproduktivität in den letzten Jahren übrigens stetig gestiegen – vor allem jedoch dank technologischem Fortschritt: Wir arbeiten heute nämlich nicht schneller oder effizienter als in der Vergangenheit, sondern konnten mithilfe von Maschinen und Computern unsere Produktivität verbessern.
Produktivität steigern: 11 Tipps für ein produktiveres Arbeiten
Die Arbeitsproduktivität sagt häufig wenig über die reale Arbeitsleistung von Mitarbeitern aus, kann aber helfen, Probleme in den Arbeitsabläufen oder Arbeitsbedingungen auszumachen: Sinkt die Arbeitsproduktivität vielleicht, weil die Maschinen fehlerhaft arbeiten oder die Mitarbeiter nicht mit der aktuellen Software umgehen können? Oder sind Ihre Mitarbeiter eventuell wenig motiviert oder gesundheitlich stark belastet und können daher nicht ihre optimale Leistung erbringen? Wenn Sie die Arbeitsproduktivität steigern möchten, müssen Sie also zunächst nach den Ursachen für den mangelnden Output suchen.
Die folgenden Maßnahmen können helfen, die Produktivität zu steigern:
- Führen Sie regelmäßig Mitarbeiterschulungen und Weiterbildungen durch:Stellen Sie sicher, dass Sie und Ihre Mitarbeiter immer über alle wichtigen und aktuellen Kenntnisse verfügen, die zu einer guten Arbeitsproduktivität nötig sind. Optimieren Sie das Mitarbeitertraining, indem Sie auf digitale Angebote und Online-Lernen zurückgreifen oder zeichnen Sie Präsentationen auf, die Sie wiederholt zu Schulungszwecken einsetzen können.
- Achten Sie auf eine gute Einarbeitung neuer Mitarbeiter: Rund ein Fünftel verlässt einen Job bereits innerhalb der ersten 45 Tage. Neues Personal anzuwerben und einzustellen kostet Geld und Zeit und kann sich negativ auf die gesamte Produktivität eines Unternehmens auswirken. Vermeiden Sie häufigen Personalwechsel durch einen gut geplanten Onboarding-Prozess, den Sie mit digitalen Tools wie interaktiven Videos optimieren.
- Optimieren Sie die Weitergabe von Wissen und Know-how im Unternehmen: Erstellen Sie Handbücher und Anleitungen, auf die Mitarbeiter jederzeit zur Problemlösung zugreifen können. Bewahren Sie existierendes Know-how in digitaler Form auf, wie zum Beispiel in Screencasts oder technischen Dokumentationen.
- Verbessern Sie das Arbeitsumfeld: Überprüfen Sie die Arbeitsplätze hinsichtlich Ergonomie und Gestaltung: Eine sinnvolle Anordnung der Arbeitsplätze und ein angenehmes Arbeitsumfeld (zum Beispiel mit einer gelungenen farblichen Gestaltung und Pflanzen) können die Arbeitsproduktivität wesentlich verbessern.
- Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter bei einer gesunden Work-Live-Balance: Fördern Sie die Einhaltung regelmäßiger Pausen und ausgleichende sportliche oder andere Freizeitaktivitäten. Stellen Sie sicher, dass sich Ihre Mitarbeiter während eines Arbeitstages gesund ernähren können, zum Beispiel durch entsprechende Angebote in der Kantine.
- Überprüfen Sie die Arbeitszeiten und passen Sie sie wenn nötig an die Bedürfnisse der Mitarbeiter an: Bieten Sie wo möglich flexible Arbeitszeitmodelle an oder die Möglichkeit zum Home Office und unterstützen Sie ein gutes Zeitmanagement. Studien haben wiederholt gezeigt, dass längeres Arbeiten nicht unbedingt mehr Produktivität bedeutet. Flexibles und selbstbestimmtes Arbeiten hingegen wirkt sich oft positiv auf die Produktivität aus.
- Zeigen Sie Wertschätzung und motivieren Sie dadurch Ihre Mitarbeiter, denn wertgeschätzte Mitarbeiter erbringen bessere Leistungen. In bestimmten Bereichen und Branchen können auch (finanzielle) Anreize und Boni zur Steigerung der Arbeitsproduktivität beitragen.
- Automatisieren und optimieren Sie Arbeitsprozesse: Überprüfen Sie die Arbeitsabläufe regelmäßig. Definieren Sie Probleme und gestalten Sie Arbeitsprozesse so effizient wie es geht. Entwickeln Sie wo möglich standardisierte Arbeitsabläufe, an die sich alle halten müssen. Das vermeidet Leerlauf und unnötigen Arbeitsaufwand.
- Überprüfen Sie den Personaleinsatz: Sind Ihre Mitarbeiter teilweise überlastet oder zeitweise nicht ausgelastet? Sorgen Sie für eine gleichmäßige Auslastung, in der eine optimale Arbeitsleistung erbracht werden kann.
- Reduzieren Sie Ablenkungen und sorgen Sie für ein konzentriertes Arbeitsumfeld: Zu viele Meetings oder E-Mails (besonders in Cc) kosten nicht nur wichtige Arbeitszeit, sondern verbrauchen unnötig Ressourcen wie Aufmerksamkeit und Konzentration.
- Überprüfen und definieren Sie Prioritäten: Viel arbeiten bedeutet nicht unbedingt viel produzieren. Verbessern Sie die Arbeitsergebnisse und somit die Produktivität, indem Sie klare Zielvorgaben machen und bearbeiten Sie Aufgaben sortiert nach der Wichtigkeit.
- Messen Sie die Produktivität der Mitarbeiter dauerhaft und behalten Sie Veränderungen im Auge, um Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Gewisse Schwankungen sind in vielen Branchen normal. Die Steigerung der Arbeitsproduktivität hängt jedoch eng mit dem unternehmerischen Wachstum zusammen und verdient daher stete Aufmerksamkeit.
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